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Lösungen · Steuerberater, Buchhaltung und Lohnbüros

PDF-Abläufe für Steuerberatungskanzleien, Buchhaltung und Lohnbüros

Die Arbeit einer Steuerkanzlei kommt von überall als PDF: Mandatsvereinbarung und Vollmacht zu Beginn, Fragebögen zur Einkommensteuererklärung, Kontoauszüge, eingescannte Belege, Lohnsteuerbescheinigungen und Bescheide des Finanzamts mit einer Einspruchsfrist, die ab Bekanntgabe läuft.

Geprüft

Over-the-shoulder view of hands holding a desk calculator and a pen above a wooden desk with a folder of tax forms

Steuern & Buchhaltung

Lassen Sie Mandatsvereinbarungen unterschreiben, sammeln Sie Belege ein, machen Sie Kontoauszüge durchsuchbar und schwärzen Sie Steuer-ID und IBAN vor dem Teilen.

PDF in ExcelKontoauszug → ExcelBeispiel
DatumBuchungstextBetrag
02.03.Büromiete-2.150,00
04.03.Zahlung Kunde4.800,00
09.03.Gehälter-6.312,40

1 Tabellenblatt · 38 Zeilen

In der Hochsaison geht die Zeit mit Nachfassen und Aufräumen verloren. Ein Mandant schickt ein unleserliches Foto einer Bescheinigung, eine Mandatsvereinbarung wartet drei Wochen auf die Unterschrift, Kontoauszüge kommen als Bilder ohne durchsuchbaren Text, und vor der Weitergabe an einen Kollegen muss eine Steuer-ID von Hand abgedeckt werden.

PDFBetter versendet Mandatsvereinbarungen und Vollmachten mit Erinnerungen zur Unterschrift, nimmt Mandantendaten über ein Formular entgegen, macht gescannte Kontoauszüge durchsuchbar, überträgt PDF-Tabellen nach Excel und schwärzt Kennungen wirksam, bevor etwas geteilt wird.

Wiederkehrende Aufgaben

6 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug

  1. 01

    Mandatsvereinbarung vor Arbeitsbeginn unterschreiben lassen

    Speichern Sie Ihre Mandatsvereinbarung als Vorlage, füllen Sie Mandantendaten und Vergütung aus und versenden Sie sie mit automatischen Erinnerungen. Das unterschriebene Dokument kommt mit Abschlusszertifikat für Ihre Akte zurück.

  2. 02

    Unterlagen und Mandantenbögen einsammeln

    Veröffentlichen Sie Ihren Fragebogen zur Steuererklärung oder Ihren Mandantenaufnahmebogen als Formular und exportieren Sie die Antworten in eine Tabelle, oder schicken Sie dem Mandanten das amtliche Formular zum Ausfüllen und Unterschreiben.

  3. 03

    Kontoauszüge in Tabellen umwandeln

    Wenden Sie OCR auf gescannte Kontoauszüge an und extrahieren Sie die Umsatztabellen nach Excel oder CSV für die Abstimmung. Prüfen Sie die Summen gegen den Auszug.

  4. 04

    Kennungen vor dem Teilen schwärzen

    Suchen Sie nach Steuer-ID, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer und IBAN und wenden Sie die Schwärzung an, damit sie aus der Datei verschwinden, bevor sie an Prüfer oder Dritte geht.

  5. 05

    Bescheinigungen für viele Empfänger vorbereiten

    Erzeugen Sie Honorarbescheinigungen, Mandantenrundschreiben oder Jahresmitteilungen aus Ihrer Empfängertabelle, ein benanntes PDF je Empfänger.

  6. 06

    Erklärungen sicher zustellen

    Schützen Sie die Kopie der Steuererklärung mit einem Passwort oder teilen Sie sie über einen ablaufenden Link, den nur die E-Mail-Adresse des Mandanten öffnen kann, und sehen Sie, wann er geöffnet wurde.

In der App

So sieht einer davon in PDFBetter aus

Der Modus Formular erstellen: links eine Palette von Feldtypen (Unterschrift, Text, Datum, Initialen, Kontrollkästchen, Optionsfeld, Auswahlliste, Zahl, Formel), auf der Seite die Felder der Rechnung blau umrandet
  1. Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
  2. Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
  3. Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln

Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.

Mit einer Vorlage beginnen

Vorlagen für Steuerberater, Buchhaltung und Lohnbüros

Alle Vorlagen →

Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen

  • PDFBetter ist keine Steuer- oder Buchhaltungssoftware: Es übermittelt nichts an ELSTER und ist kein GoBD-konformes Archiv. Es erstellt auch keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Nutzen Sie es neben Ihrer Kanzleisoftware, nicht an ihrer Stelle.
  • Steuerberater sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz und müssen Mandanten identifizieren und Unterlagen aufbewahren. Legen Sie fest, welche Funktionen von PDFBetter in Ihr Verfahren passen, bevor Sie Mandantendaten hochladen.
  • Verschwiegenheitspflicht (§ 57 StBerG, § 203 StGB), die Regeln zur Einbindung von Dienstleistern (§ 62a StBerG) und die DSGVO gelten für Mandantendaten. Die KI-Funktionen senden Text an OpenAI zu API-Bedingungen, die ein Training ausschließen; prüfen Sie vorher, ob das zu Ihren Vorgaben passt.
  • Extrahierte Tabellen müssen geprüft werden. OCR und Tabellenerkennung können einzelne Ziffern falsch lesen, stimmen Sie die Summen daher ab, bevor Sie sich auf die Zahlen verlassen.

Steuerberater, Buchhaltung und Lohnbüros: häufige Fragen

Sind die amtlichen Formulare aktuell?

Sie werden von der Website der ausstellenden Stelle geöffnet, statt als Kopie gespeichert zu werden. Prüfen Sie Veranlagungsjahr und Fassung auf dem Formular selbst, besonders zu Jahresbeginn.

Können Mandanten die Mandatsvereinbarung ohne Konto unterschreiben?

Ja. Sie unterschreiben über einen Link in der E-Mail auf jedem Gerät. In Pro und Business können Sie zusätzlich einen Zugangscode verlangen.

Erkennt PDF zu Excel jede Zahl richtig?

Nicht immer. Saubere digitale Auszüge lassen sich gut umwandeln; Scans und komplexe Layouts können falsch gelesene Ziffern oder vermischte Spalten ergeben. Stimmen Sie die Summen immer ab.

Verschwindet die Steuer-ID beim Schwärzen wirklich?

Ja, sobald Sie die Schwärzung anwenden. Der Text unter dem Kasten wird aus der Datei entfernt und lässt sich weder kopieren noch durchsuchen. Ein gezeichnetes schwarzes Rechteck ist keine Schwärzung.

Kann ich mit der KI einen Steuerbescheid zusammenfassen?

Das können Sie, und die Antworten nennen die Seite. Die KI-Funktionen senden Text an OpenAI zu API-Bedingungen ohne Training, entscheiden Sie also vorher, ob das zu Ihrer Sicherheitsrichtlinie passt.