Spesenabrechnung aus Ihren Belegen erstellen
Aus einer Tasche voller Belege eine Spesenabrechnung machen, die Sie einem Erstattungsantrag beilegen können, mit nachgerechneter Summe für jeden Beleg.
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Was es macht
Spesenabrechnung aus Belegen erklärt
Um eine Spesenabrechnung aus Belegen zu erstellen, legen Sie bis zu 10 Belegfotos oder PDFs hier ab und lesen sie aus. Datum, Händler, Zahlungsart, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld und Summe jedes Belegs werden gelesen, und Sie wählen für jeden eine Kategorie, etwa „Reisekosten“, „Übernachtung“, „Bewirtung“ oder „Parken und Maut“, oder setzen eine Kategorie für alle Belege, die noch keine haben.
Weiterlesen
Laden Sie die Spesenabrechnung herunter, erhalten Sie eine Excel-Arbeitsmappe mit einer Zeile pro Beleg in Datumsreihenfolge (Datum, Händler, Kategorie, Zahlungsart, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Summe, Währung, Dateiname) und darunter einer Summenzeile pro Währung. Beträge in verschiedenen Währungen werden nie zusammengezählt oder umgerechnet: Eine Dienstreise mit Belegen in Euro und Schweizer Franken bekommt eine Summe in EUR und eine in CHF. Ein zweites Blatt, „Prüfungen“, listet die Prüfungen.
Jeder Beleg wird nachgerechnet, bevor er in die Abrechnung kommt: Artikel plus Steuer (wenn sie nicht in den Preisen enthalten ist) plus Trinkgeld müssen die Summe ergeben. Ein Beleg, der nicht aufgeht, wird markiert, damit Sie den falsch gelesenen Wert zuerst korrigieren; exportieren Sie trotzdem, bleibt die Markierung in der Abrechnung sichtbar.
Die Abrechnung ist eine Tabelle, keine Einreichung in ein Spesensystem und kein Formular für die Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschalen, Kilometergeld oder Angaben wie Reiseanlass und Bewirtungsteilnehmer tragen Sie selbst ein. Legen Sie die Tabelle Ihrem Antrag bei oder übertragen Sie die Zeilen in das Formular Ihres Arbeitgebers. Bewahren Sie die Originalbelege auf, wenn Arbeitgeber oder Finanzamt sie verlangen.
So geht’s
Spesenabrechnung aus Ihren Belegen erstellen in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Fragen oder zusammenfassen
3Antworten mit Seitenangaben
- 1
Belege hinzufügen
Fotos oder PDFs einer Reise oder eines Monats; bis zu 10 pro Durchgang.
- 2
Auslesen und prüfen
Jeder Beleg zeigt, ob Artikel, Steuer und Trinkgeld die Summe ergeben.
- 3
Kategorien wählen
Eine pro Beleg wählen oder eine für alle Belege ohne Kategorie eintragen.
- 4
Spesenabrechnung herunterladen
Excel, nach Datum sortiert, mit einer Summe pro Währung. Beliebig oft neu exportieren.
Beispiel
Vorher und nachher
Neun Belege einer zweitägigen Dienstreise nach Zürich: Bahnticket und Abendessen mit Trinkgeld in Euro, Taxi und Hotel in Franken, ein Taxifoto zu dunkel zum Lesen.
Eine Spesenabrechnung mit acht Belegen nach Datum, den Kategorien Reisekosten, Übernachtung und Bewirtung, einer Summe in EUR und einer in CHF und dem dunklen Taxifoto als nicht abgeschlossen aufgeführt, mit dem Hinweis, es neu zu fotografieren.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Blatt „Spesenabrechnung“
- Datum, Händler, Kategorie, Zahlungsart, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Summe, Währung, Dateiname; eine Summenzeile pro Währung.
- Blatt „Prüfungen“
- Die Prüfungen jedes Belegs mit erwartetem und gedrucktem Betrag.
- Summen pro Währung
- Die Zwischensumme einer Summenzeile bleibt leer, wenn ein Beleg dieser Währung keine hat, statt eine unvollständige Summe zu zeigen.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Währungen werden nicht umgerechnet; Sie erhalten eine Summe pro Währung. Den Umrechnungskurs Ihres Unternehmens wenden Sie selbst an.
- Kategorien wählen Sie selbst; aus dem Händler wird nichts erraten.
- Keine Einreichung in Spesensysteme, keine Prüfung gegen Reisekostenrichtlinien und keine Berechnung von Verpflegungspauschalen oder Kilometergeld.
- Bis zu 10 Belege pro Durchgang; für mehr exportieren Sie und starten einen zweiten Durchgang.
Spesenabrechnung aus Belegen: häufige Fragen
Was steht in der Spesenabrechnung?
Eine Zeile pro Beleg in Datumsreihenfolge mit Datum, Händler, Kategorie, Zahlungsart, Zwischensumme, Steuer, Trinkgeld, Summe, Währung und Dateiname, eine Summenzeile pro Währung und ein Blatt mit den Prüfungen.
Kann ich meine Belege in eine Währung umrechnen lassen?
Nein. Belege behalten ihre Währung, und die Abrechnung summiert jede Währung getrennt, sodass kein Wechselkurs geraten wird.
Kann ich eigene Kategorien verwenden?
Ja. Tippen Sie jede beliebige Kategorie ein, etwa die Kostenarten Ihres Arbeitgebers; die Vorschläge sind nur ein Ausgangspunkt.
Ist das eine fertige Reisekostenabrechnung?
Nein. Sie erhalten die geprüften Belegdaten als Tabelle. Pauschalen, Kilometergeld, Reiseanlass oder Bewirtungsangaben gehören in das Formular Ihres Arbeitgebers oder Ihrer Buchhaltung.
Was, wenn ein Beleg nicht aufgeht?
Er wird mit der Differenz markiert. Korrigieren Sie den Wert auf der Seite; exportieren Sie trotzdem, hält seine Zeile im Blatt „Prüfungen“ das Problem fest.
Was kostet das?
Das Auslesen kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite (der Free-Tarif enthält 20 KI-Credits im Monat, Pro 500); Scans und Fotos verbrauchen außerdem OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif). Exporte sind kostenlos und lassen sich beliebig wiederholen.
Wohin gehen meine Belege?
Der Seitentext wird an unseren KI-Anbieter OpenAI übermittelt, unter API-Bedingungen, die ihn vom Modelltraining ausschließen. Die Dateien werden in Ihren PDFBetter-Dokumenten gespeichert, wo Sie sie jederzeit löschen können.