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Lösungen · Personalabteilungen und HR-Teams

PDF-Abläufe für Personalabteilungen und HR-Teams

Personalpapiere begleiten das ganze Arbeitsverhältnis, und das Einstellungspaket wiederholt sich bei jeder neuen Person: Bewerbung, Vertragsangebot, Arbeitsvertrag, Personalfragebogen mit Steuer-ID, Sozialversicherungs- und Bankdaten, Notfallkontakt, Bestätigung der Betriebsvereinbarungen und Richtlinien, später Urlaubsanträge, Mitarbeitergespräche und am Ende das Arbeitszeugnis.

Geprüft

A candidate's hand passes a clipboard across a wooden table to an interviewer in a light blue shirt, beside a laptop and stacked notebooks

Personalwesen

Bewerbungen, Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Nachweise nach Nachweisgesetz, Urlaubsanträge und Mitarbeitergespräche an einem Ort, ohne Ausdrucken und Einscannen.

PDF aus Excel ausfüllenArbeitsverträge aus neue-kollegen.xlsxBeispiel

18 Zeilen18 Arbeitsverträge

  • Vertrag – M. Wolf.pdf
  • Vertrag – E. Braun.pdf
  • Vertrag – T. Koch.pdf

Ein ZIP, ein PDF pro Zeile

Die Zeit geht dafür drauf, Pakete von Hand zusammenzustellen, einer fehlenden Bestätigung vor dem ersten Arbeitstag hinterherzulaufen, denselben Namen und dieselbe Adresse in fünf Dokumente zu tippen und im Postfach zu suchen, wenn jemand fragt, ob eine Mitarbeiterin die letzte Richtlinienänderung bestätigt hat.

PDFBetter macht aus Vertragsangebot und Onboarding-Unterlagen wiederverwendbare Vorlagen, füllt sie aus einer Tabelle der Neueinstellungen vor, holt Unterschriften mit Abschlusszertifikat ein und veröffentlicht Formulare wie Bewerbungen oder Urlaubsanträge als Links, die Ihr Team auf dem Smartphone öffnet.

Wiederkehrende Aufgaben

6 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug

  1. 01

    Bewerbungen per Link annehmen

    Veröffentlichen Sie ein Bewerbungsformular mit Pflichtfeldern und bedingten Fragen, teilen Sie den Link in Stellenanzeigen und exportieren Sie die Antworten, um Profile zu vergleichen.

  2. 02

    Vertragsangebote zur Unterschrift senden

    Füllen Sie die Vorlage mit Stelle, Gehalt und Eintrittsdatum aus und senden Sie sie an die Bewerberin und die Führungskraft. Das unterschriebene Angebot kommt mit Abschlusszertifikat zurück.

  3. 03

    Onboarding-Unterlagen für eine Einstellungswelle vorausfüllen

    Verknüpfen Sie eine Tabelle der Neueinstellungen (Name, Stelle, Führungskraft, Eintrittsdatum) mit Ihrer Onboarding-Checkliste und Ihren Bestätigungen und erhalten Sie ein benanntes PDF je Person.

  4. 04

    Amtliche Formulare ausfüllen

    Öffnen Sie das aktuelle Formular von der Website der ausstellenden Stelle, etwa einen Vordruck der Bundesagentur für Arbeit oder der Krankenkasse, füllen Sie es am Bildschirm aus und unterschreiben oder drucken Sie es je nach Ablauf.

  5. 05

    Anträge und Mitarbeitergespräche abwickeln

    Geben Sie der Belegschaft einen Link zum Urlaubsantrag und nutzen Sie Vorlagen für Mitarbeitergespräche mit Unterschriftsfeldern für Führungskraft und Mitarbeiter, damit beide Bestätigungen festgehalten sind.

  6. 06

    Personaldaten beim Teilen schützen

    Schwärzen Sie Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN, bevor Sie Unterlagen an das Lohnbüro oder den Steuerberater weiterleiten, und nutzen Sie passwortgeschützte Links statt Anhängen.

In der App

So sieht einer davon in PDFBetter aus

Der Modus Formular erstellen: links eine Palette von Feldtypen (Unterschrift, Text, Datum, Initialen, Kontrollkästchen, Optionsfeld, Auswahlliste, Zahl, Formel), auf der Seite die Felder der Rechnung blau umrandet
  1. Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
  2. Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
  3. Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln

Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.

Mit einer Vorlage beginnen

Vorlagen für Personalabteilungen und HR-Teams

Alle Vorlagen →

Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen

  • Kündigungen und Aufhebungsverträge brauchen die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Auch eine Befristung muss schriftlich vereinbart werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Dafür genügen PDFBetters Signaturen nicht.
  • Den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen dürfen Sie seit 2025 grundsätzlich in Textform erteilen, außer die Beschäftigten verlangen die Schriftform oder Ihr Betrieb gehört zu einer Branche nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie oder Logistik.
  • Fragen Sie bei Bewerbungen nur ab, was Sie brauchen, und nicht nach Gesundheit, Schwangerschaft, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit. AGG und DSGVO begrenzen, was ein Bewerbungsformular fragen darf; ein Betriebsrat kann bei Personalfragebögen mitbestimmen (§ 94 BetrVG).
  • Vertragsangebote, Arbeitsverträge und Kündigungen können Rechtsfolgen auslösen. Lassen Sie Ihre Vorlagen von einer Fachanwältin für Arbeitsrecht prüfen und legen Sie fertige Dokumente in Ihrer Personalakte ab, nicht nur in PDFBetter.

Personalabteilungen und HR-Teams: häufige Fragen

Können Neueinstellungen vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben?

Ja. Sie erhalten einen Link per E-Mail, der auf dem Smartphone oder im Browser ohne Konto funktioniert. Sie sehen, wer unterschrieben hat, und können Erinnerungen senden.

Kann ich eine Kündigung über PDFBetter unterschreiben lassen?

Nein. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses braucht die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Nutzen Sie PDFBetter, um das Schreiben vorzubereiten, und unterschreiben Sie das Original von Hand.

Kann ich dieselbe Bestätigung an die ganze Belegschaft senden?

Der Massenversand gehört zum Business-Plan. In Pro senden Sie einzelne Anfragen oder füllen Kopien aus einer Tabelle vor.

Können Führungskräfte in meinem Team Vorlagen teilen?

Gemeinsame Arbeitsbereiche mit Rollen gehören zum Business-Plan. In Pro gehören Vorlagen zu einem einzelnen Konto.

Soll ich Ausweiskopien per E-Mail anfordern?

Besser nicht. Prüfen Sie die Identität nach Ihrem internen Verfahren: Ausweisbilder per E-Mail zu sammeln erzeugt Daten, die Sie dann schützen müssen.