PDF-Vorlage erstellen
Ein Dokument einmal mit Feldern und festen Inhalten einrichten, als Vorlage speichern und bei Bedarf jedes Mal eine saubere Kopie starten.
PDF hier ablegenLoslassen zum Starten
oder einfügen mit Ctrl/⌘+V
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Was es macht
PDF-Vorlage erstellen erklärt
Um eine PDF-Vorlage zu erstellen, richten Sie ein Dokument so ein, wie jede Kopie beginnen soll – Logo, fester Wortlaut, ausfüllbare Felder, Unterschriftsfelder – und speichern es als Vorlage. Bei jeder Nutzung erzeugt PDFBetter daraus ein neues Dokument: Sie füllen oder versenden die Kopie, die Vorlage bleibt unberührt.
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Vorlagen lohnen sich für alles, was Sie regelmäßig verschicken: eine monatliche Rechnung, eine Standard-Geheimhaltungsvereinbarung, Unterlagen für neue Kunden, ein Übergabeprotokoll, einen Prüfbericht. Ohne Vorlage wird die ausgefüllte Kopie vom Vormonat weiterverwendet – samt Risiko, die Daten des letzten Kunden mitzuschicken. Mit Vorlage beginnt jede Kopie sauber.
Felder werden mit Namen, Regeln und Position übernommen. Eine Vorlage passt deshalb gut zu „PDF aus Excel ausfüllen“ (eine Kopie pro Tabellenzeile) und zu Unterschriftsanfragen, bei denen dieselben Felder jedes Mal der unterzeichnenden Person zugeordnet werden. Spätere Änderungen an der Vorlage wirken nur auf künftige Kopien; bereits erstellte Dokumente behalten ihren Inhalt.
Das sind Ihre eigenen Vorlagen. Zusätzlich hat PDFBetter eine Bibliothek eigener Vorlagen – Rechnungen, Dienstleistungsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mietverträge, Anträge und Aufnahmebögen –, die Sie öffnen, anpassen und als eigene Vorlage speichern können. Ein kostenloses Konto speichert 3 wiederverwendbare Vorlagen, Pro und Business unbegrenzt viele.
In der App
So sieht es aus
- Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
- Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
- Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln
Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
So geht’s
PDF-Vorlage erstellen in 4 Schritten
1Ein starres PDF
2Felder platzieren
3Ein ausfüllbares PDF
- 1
Hauptdokument hochladen oder öffnen
Mit Ihrem PDF oder einer Vorlage aus der Bibliothek beginnen.
- 2
Feste Inhalte und Felder einfügen
Logo und Standardtext ergänzen, dann ausfüllbare Felder und ggf. Unterschriftsfelder.
- 3
Als Vorlage speichern
Benennen; sie erscheint in Ihrer Vorlagenliste. Zum Speichern brauchen Sie ein kostenloses Konto.
- 4
Verwenden
Vorlage verwenden, um ein neues Dokument daraus zu erstellen; diese Kopie ausfüllen, unterschreiben oder versenden.
Beispiel
Vorher und nachher
Ein Buchhalter tippt jeden Monat dieselbe Pauschalrechnung für 12 Mandanten neu, kopiert das PDF vom Vormonat und ändert Mandant, Zeitraum und Betrag von Hand.
Eine Rechnungsvorlage mit festem Logo, Zahlungsbedingungen und Pflichtangaben nach § 14 UStG sowie benannten Feldern für Mandant, Leistungszeitraum, Stunden und Betrag. Jeden Monat: Vorlage verwenden → ausfüllen → herunterladen, ohne dass Angaben aus dem Vormonat durchrutschen.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Felder
- Alle 23 Feldtypen; Namen, Regeln und Standardwerte stehen in jeder Kopie bereit.
- Vorlage verwenden
- Erstellt ein neues, eigenständiges Dokument; das Ausfüllen einer Kopie ändert die Vorlage nie.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Änderungen an einer Vorlage aktualisieren keine bereits daraus erstellten Dokumente.
- Gäste können keine Vorlagen speichern. Ein kostenloses Konto speichert 3, Pro und Business unbegrenzt viele.
- Vorlagen sind persönlich; zum Teilen im Team braucht es den gemeinsamen Arbeitsbereich des Business-Tarifs.
PDF-Vorlage erstellen: häufige Fragen
Ändert das Ausfüllen einer Kopie meine Vorlage?
Nein. „Vorlage verwenden“ erzeugt immer ein eigenständiges Dokument. Die Vorlage ändert sich nur, wenn Sie sie selbst öffnen und bearbeiten.
Kann ich eine Vorlage mit „PDF aus Excel ausfüllen“ nutzen?
Ja. Tabellenspalten den Feldnamen der Vorlage zuordnen, um pro Zeile eine ausgefüllte Kopie zu erzeugen.
Kann eine Vorlage Unterschriftsfelder für andere enthalten?
Ja. Unterschrifts- und Datumsfelder setzen und sie beim Versand einer Kopie den Empfängern zuordnen.
Was unterscheidet meine Vorlagen von der Vorlagenbibliothek?
Die Bibliothek enthält eigene Dokumente von PDFBetter, die jeder öffnen kann. Ihre Vorlagen sind private Muster, die nur Sie (oder Ihr Team) nutzen.
Wie viele Vorlagen kann ich speichern?
3 im Free-Tarif, unbegrenzt in Pro und Business.
Kann ich eine Vorlage wieder in ein normales Dokument verwandeln?
Die Vorlage verwenden, um eine Kopie zu erstellen; die Kopie ist ein normales Dokument, das Sie frei bearbeiten können.