Lösungen · Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
PDF-Abläufe für Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
Bildungseinrichtungen arbeiten mit saisonaler Papierarbeit: Schulanmeldungen im Frühjahr, Notfallkontakte, Masernschutznachweise und Foto-Einwilligungen im September, Einverständniserklärungen vor jeder Klassenfahrt, Anmeldungen für AGs und Ganztag und Urkunden am Ende jedes Schuljahrs oder Kurses.
Geprüft
Bildung
Verschicken Sie Einverständniserklärungen für Ausflüge, Anmeldungen und AG-Listen als Links, die Eltern am Smartphone ausfüllen, und erzeugen Sie Urkunden in Serie.
- NamePaul S.
- 1. 3/4 + 1/8 =7/8
- 2. Rechenweg aufschreiben
- Unterschrift der ElternK. Schneider
Die Kosten liegen beim Einsammeln, nicht beim Erstellen. Zettel kommen zerknittert oder gar nicht zurück, das Sekretariat tippt Antworten in Tabellen, und eine Lehrkraft schreibt einen Nachmittag lang Namen auf fünfzig Urkunden. Hochschulen haben dazu Anträge, die drei Unterschriften brauchen und bei der zweiten liegen bleiben.
PDFBetter veröffentlicht ein Formular als Link oder QR-Code, das Eltern am Smartphone ausfüllen, exportiert die Antworten in eine Tabelle, schickt Dokumente nacheinander an mehrere Unterzeichnende und erzeugt Urkunden oder Briefe aus einer Liste in einem Durchlauf.
Wiederkehrende Aufgaben
5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug
- 01
Einverständniserklärungen per Link oder QR-Code einsammeln
Veröffentlichen Sie die Einverständniserklärung als Formular, schicken Sie den Link im Elternbrief oder über Ihre Schulkommunikation oder drucken Sie den QR-Code aus, und sehen Sie, wer geantwortet hat. Exportieren Sie die Liste für die Fahrt.
- 02
Anmeldungen und Rückmeldungen abwickeln
Nutzen Sie bedingte Fragen, damit jede Familie nur sieht, was sie betrifft, etwa Schulbus oder Mittagessen, und exportieren Sie die Antworten für Ihre Schulverwaltungssoftware.
- 03
Urkunden aus einer Liste erzeugen
Verknüpfen Sie eine Tabelle mit Namen, Kursen und Daten mit einer Urkundenvorlage und laden Sie ein PDF je Schüler oder eine einzige Datei zum Drucken herunter.
- 04
Anträge im Umlauf unterschreiben lassen
Senden Sie ein Dokument nacheinander an Klassenleitung, Koordination und Sekretariat, jeweils mit eigenem Unterschriftsfeld, und bewahren Sie das Abschlusszertifikat auf.
- 05
Für Familien übersetzen und zusammenfassen
Erstellen Sie eine übersetzte Fassung eines Elternbriefs für Familien, die eine andere Sprache lesen, und lassen Sie sie vor dem Versand von jemandem prüfen, der diese Sprache sicher beherrscht.
In der App
So sieht einer davon in PDFBetter aus
- Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
- Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
- Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln
Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
Mit einer Vorlage beginnen
Vorlagen für Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen
- Schulformulare erfassen personenbezogene Daten von Minderjährigen, die durch die DSGVO und die Schul- und Datenschutzgesetze der Länder geschützt sind. Viele Schulträger und Kultusministerien schreiben freigegebene Plattformen vor: Klären Sie das mit der Schulleitung und dem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie einen neuen Online-Dienst nutzen.
- In Deutschland können Kinder unter 16 Jahren nicht selbst in Online-Dienste einwilligen (Art. 8 DSGVO); das übernehmen die Sorgeberechtigten. Lassen Sie Formulare von ihnen ausfüllen, auch für Foto-Einwilligungen.
- Erfassen Sie nur die medizinischen und Notfallangaben, die die Aktivität braucht, und löschen Sie die Antworten nach der Fahrt oder dem Schuljahr gemäß Ihrem Löschkonzept.
- Nicht jede Familie kann ein Formular am Smartphone ausfüllen. Halten Sie eine Papierfassung bereit und prüfen Sie, ob veröffentlichte Formulare mit Screenreadern funktionieren.
Schulen, Hochschulen und Bildungsträger: häufige Fragen
Können Eltern eine Einverständniserklärung am Smartphone unterschreiben?
Ja. Ein veröffentlichtes Formular enthält ein Unterschriftsfeld, das mit dem Finger oder der Maus funktioniert, und Eltern brauchen kein Konto.
Wie viele Antworten kann eine Schule einsammeln?
Formularantworten sind im Free-Plan auf 50 im Monat begrenzt, in Pro auf 1.000 und in Business auf 10.000. Ein Formular für die ganze Schule braucht in der Regel Pro oder Business.
Kann ich 300 Urkunden auf einmal erstellen?
Ja. PDF aus Excel ausfüllen erzeugt eine Urkunde je Tabellenzeile und benennt jede Datei nach den Spalten Ihrer Wahl, etwa {nachname}-{vorname}.
Können mehrere Lehrkräfte dasselbe Formular verwalten?
Gemeinsame Arbeitsbereiche gehören zum Business-Plan. Sonst gehört das Formular einem Konto, das die exportierten Antworten teilt.