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PDFBetter
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Lösungen · Immobilienmakler und Maklerbüros

PDF-Abläufe für Immobilienmakler und Maklerbüros

Ein einziger Verkauf erzeugt Dutzende PDFs: den Maklervertrag mit dem Eigentümer, das Exposé mit Energieausweis, den Grundbuchauszug, die Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlungen, Kaufangebote und Gegenangebote, die Reservierungsvereinbarung und am Ende die Unterlagen, die das Notariat für den Kaufvertragsentwurf braucht. Fast alles braucht die Unterschrift von mindestens zwei Personen, die selten zur selben Zeit im Büro sind.

Geprüft

A hand in a dark suit sleeve passes a ring of house keys to an open hand above an office desk with a framed certificate

Immobilien

Füllen Sie Maklerverträge und Reservierungen aus, holen Sie Unterschriften von Käufern und Verkäufern ein und stellen Sie die Objektakte ohne Drucker zusammen.

Unterschriften anfordernReservierungsvereinbarung · Lindenweg 14Beispiel
  1. Lukas HoffmannKäuferUnterschrieben
  2. Sabine WagnerVerkäuferinUnterschreibt gerade
  3. Tobias KrügerMaklerWartet

Die Zeit geht in den Lücken verloren. Ein Gegenangebot kommt ohne Paraphe auf einer Seite zurück, der Verkäufer unterschreibt Seite 4, aber nicht Seite 9, oder die Akte geht zurück, weil der Grundbuchauszug ein schiefes Handyfoto ist. Wenn Kaufinteressenten nur wenige Tage halten, kostet jede Schleife.

PDFBetter ist für genau diese Arbeit gebaut: Füllen Sie die Vorlage aus, die Sie schon nutzen, platzieren Sie Unterschrifts- und Paraphenfelder für jede Partei, versenden Sie in der richtigen Reihenfolge und stellen Sie die fertige Akte so zusammen, wie Ihr Büro sie ablegt. Ihr Makler-CRM und die Immobilienportale ersetzt PDFBetter nicht; es arbeitet mit den PDFs, die diese Systeme liefern.

Wiederkehrende Aufgaben

5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug

  1. 01

    Füllen Sie die Vorlagen Ihres Büros aus

    Öffnen Sie das PDF Ihres Maklervertrags, Besichtigungsnachweises oder Kaufangebots, schreiben Sie in die Felder und ergänzen Sie Text, wo die Vorlage kein Feld hat. PDF ausfüllen behält die vorhandenen Felder, die Datei funktioniert also weiter in anderen Programmen.

  2. 02

    Unterschriften von Käufern und Verkäufern der Reihe nach

    Weisen Sie jeder Partei Unterschrifts-, Paraphen- und Datumsfelder zu, legen Sie die Reihenfolge fest (Käufer, dann Verkäufer, zuletzt der Makler) und versenden Sie. Jede Person erhält einen Link, und das fertige PDF kommt versiegelt und mit einem Abschlusszertifikat zurück, das jeden Schritt festhält.

  3. 03

    Erkennen Sie jede Änderung im Gegenangebot

    Wenn die Gegenseite ein geändertes Angebot oder einen überarbeiteten Entwurf zurückschickt, vergleichen Sie ihn mit Ihrer letzten Fassung und sehen Sie jedes geänderte Wort, bevor Sie Ihre Kundschaft beraten.

  4. 04

    Stellen Sie die Objektakte zusammen

    Fügen Sie Maklervertrag, Grundbuchauszug, Energieausweis, Reservierungsvereinbarung und fotografierte Unterlagen in der Reihenfolge Ihrer Checkliste zu einem PDF zusammen, begradigen Sie Handyfotos und verkleinern Sie die Datei unter das Limit Ihres Systems.

  5. 05

    Teilen Sie Unterlagen ohne Anhänge

    Versenden Sie einen Nur-Lese-Link zum Exposé oder zu den WEG-Unterlagen mit Ablaufdatum und einer Liste zugelassener E-Mail-Adressen und sehen Sie, wann er geöffnet wurde.

In der App

So sieht einer davon in PDFBetter aus

Der PDFBetter-Editor im Modus Bearbeiten und ausfüllen: eine Rechnungsvorlage mit eingetragenen Empfängerdaten und Positionen, jeder Betrag aus Menge und Einzelpreis berechnet
  1. Ausfüllen, Unterschriften anfordern und Formular erstellen sind drei Modi desselben Editors
  2. Beträge sind Formelfelder: Sie rechnen beim Tippen mit
  3. Der Feldnavigator zählt, was noch fehlt, und springt zum nächsten Feld

Der Editor im Modus Bearbeiten und ausfüllen mit einer Rechnungsvorlage. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.

Mit einer Vorlage beginnen

Vorlagen für Immobilienmakler und Maklerbüros

Alle Vorlagen →

Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen

  • Ein Grundstückskaufvertrag muss notariell beurkundet werden (§ 311b BGB), ebenso in Österreich und der Schweiz in der jeweils vorgeschriebenen Form. Die Unterschrift in PDFBetter dient für privatschriftliche Dokumente wie Maklervertrag, Kaufangebot oder Besichtigungsnachweis, nicht für den Kaufvertrag.
  • Ein Maklervertrag über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus mit Verbrauchern braucht mindestens Textform (§ 656a BGB). Die eIDAS-Verordnung lässt elektronische Signaturen als Beweismittel zu; Bei PDFBetter unterschreibt jede Person mit ihrem eigenen kryptografischen Schlüssel, und das fertige PDF wird digital versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen. Unterzeichnende werden per E-Mail (und optional per Einmalcode an diese Adresse) identifiziert, nicht per Ausweisdokument oder SMS. Eine QES bietet PDFBetter nicht an.
  • Immobilienmakler sind nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete und müssen ihre Vertragspartner identifizieren und die Unterlagen aufbewahren. PDFBetter bewahrt die Nachweise abgeschlossener Unterschriften 7 Jahre auf; laden Sie fertige Dokumente samt Zertifikat trotzdem in Ihr eigenes Archiv, statt sich auf eine einzige Anwendung zu verlassen.
  • Pflichtangaben in Immobilienanzeigen (Energieausweis nach GEG) und die Regeln zur Provisionsteilung beim Kauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern (§ 656c BGB) gelten unabhängig vom Werkzeug. PDFBetter ist keine Rechtsberatung.

Immobilienmakler und Maklerbüros: häufige Fragen

Kann ich die Vorlagen ausfüllen, die ich schon nutze?

Ja, wenn sie als PDF vorliegen. Öffnen Sie die Datei, schreiben Sie in die Felder und ergänzen Sie Text oder Markierungen, wo es keine gibt. Ein PDF mit Berechtigungspasswort muss eventuell zuerst entsperrt werden, und nur, wenn Sie dazu berechtigt sind.

Können Käufer auf dem Smartphone unterschreiben?

Ja. Die Unterschriftsseite ist für das Smartphone gemacht: Die Person prüft das Dokument, stimmt der elektronischen Unterzeichnung zu und geht ihre Felder durch. App oder Konto braucht sie nicht.

Wie verhindere ich eine fehlende Paraphe?

Markieren Sie jedes Unterschrifts- und Paraphenfeld als Pflichtfeld. Die unterzeichnende Person kann erst abschließen, wenn alle ihr zugewiesenen Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Sieht das Büro, wer was wann unterschrieben hat?

Jede abgeschlossene Anfrage enthält ein Abschlusszertifikat mit Unterzeichnenden, E-Mail-Adressen, Zeitstempeln und dem Hash des Dokuments. Vertrag und Zertifikat sind versiegelt, spätere Änderungen zeigt ein PDF-Reader an. Legen Sie beides zur Objektakte.

Kann ich mit PDFBetter den Kaufvertrag unterschreiben lassen?

Nein. Der Kaufvertrag wird beim Notar beurkundet. PDFBetter hilft bei allem davor: Maklervertrag, Angebote, Reservierung und die Unterlagen, die Sie für das Notariat sammeln.