Rechnungen per OCR erfassen, Summen nachgerechnet
Papierrechnungen, die Sie gescannt oder fotografiert haben, in geprüfte, bearbeitbare Daten verwandeln, ohne sie abzutippen.
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Was es macht
Rechnungen per OCR erfassen erklärt
Rechnungen per OCR erfassen heißt hier zwei Schritte. Zuerst legt die Texterkennung (OCR) eine unsichtbare Textebene auf jede gescannte Seite oder jedes Foto, sodass aus den Zeichen Text wird. Dann liest die KI diesen Text als Rechnung: Lieferant, Nummer, Daten, Positionen, Umsatzsteuer und Summen, jeweils mit Seite und Zitat. Fotos (JPG, PNG, HEIC) werden vor dem Hochladen in Ihrem Browser zu einem einseitigen PDF; bei gescannten PDFs wird nur auf Seiten erkannt, die noch keinen Text haben.
Weiterlesen
Bei reiner Texterkennung gehen Rechnungsdaten am häufigsten schief: eine 8 als 3 gelesen, ein Komma in 1.250,00 verloren. Deshalb wird jede Rechnung anschließend nachgerechnet: Menge × Einzelpreis je Zeile, Positionen gegen die Nettosumme und Nettosumme − Rabatt + Versand + Steuer gegen den Rechnungsbetrag. Eine falsch erkannte Ziffer bricht fast immer eine dieser Summen, und die Seite zeigt welche und um wie viel, neben dem Zitat, damit Sie korrigieren können.
Die Erkennung ist pro Sprache abgestimmt; auf dieser Seite sind Deutsch und Englisch vorausgewählt, Umlaute und „€“ werden also ohne Einstellung erkannt. Sind Rechnungen in einer anderen Sprache gedruckt (Französisch, Italienisch, Polnisch, Japanisch und viele weitere), ändern Sie sie vor dem Auslesen unter „Sprache auf Scans und Fotos“. Digitale PDFs überspringen die Texterkennung und werden direkt gelesen.
Die Erkennung verbraucht OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif), das Auslesen ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite. Soll eine gescannte Rechnung nur durchsuchbar werden, ohne Daten auszulesen, genügt „PDF-Texterkennung (OCR)“; einen dunklen oder schiefen Scan bereiten Sie vorher mit „Gescanntes PDF aufbereiten“ auf.
So geht’s
Rechnungen per OCR erfassen, Summen nachgerechnet in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Fragen oder zusammenfassen
3Antworten mit Seitenangaben
- 1
Scans oder Fotos hinzufügen
Flache, gut ausgeleuchtete Fotos oder Scans mit 300 dpi lesen sich am besten. Bis zu 10 pro Durchgang.
- 2
Sprache prüfen
Deutsch und Englisch sind vorausgewählt; ändern Sie die Sprache, wenn die Rechnungen in einer anderen gedruckt sind.
- 3
Auslesen
Text wird auf den Seiten erkannt, die es brauchen, dann liest die KI Rechnungsfelder und Positionen.
- 4
Prüfen, korrigieren, exportieren
Korrigieren, was die Rechenprüfung markiert, dann Excel, CSV oder eine Importdatei herunterladen.
Beispiel
Vorher und nachher
Ein Handyfoto einer Papierrechnung, leicht schräg aufgenommen, mit einer gedruckten Tabelle aus vier Positionen und einem Rechnungsbetrag von 1.248,00 €.
Vier Positionen und die Summen aus dem erkannten Text, eine Zeile markiert: 3 × 112,00 ist als 336,00 gedruckt, wurde aber als 386,00 erkannt. Sobald Sie 336,00 eintippen, geht die Rechnung auf.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Fotos
- JPG, PNG und WebP; HEIC, sofern Ihr Browser es öffnen kann (Safari kann es). Jedes Foto wird eine Seite.
- Gescannte PDFs
- Nur Seiten ohne Textebene werden erkannt; digitale Seiten werden direkt gelesen.
- OCR-Sprache
- Standardmäßig Deutsch und Englisch; Dutzende weitere Sprachen zur Auswahl.
- Belege
- Werte, deren Zitat im erkannten Text nicht zu finden ist, werden zur Prüfung markiert.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Handschrift, Stempel über Zahlen, sehr kleine Schrift und verblasstes Thermopapier werden oft nicht erkannt; tippen Sie diese Werte ein.
- Ein Foto muss eine Rechnung zeigen, flach und scharf. Schneiden Sie den Hintergrund weg, wenn die Seite im Bild klein ist.
- HEIC-Fotos funktionieren nur in Browsern, die sie öffnen können (Safari kann es); andernfalls exportieren Sie sie vorher als JPG.
- Texterkennung und Auslesen werden getrennt berechnet: OCR-Seiten für die Erkennung, KI-Credits für die gelesenen Seiten.
- Gelesen wird, was auf der Seite steht; ob die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, wird nicht geprüft.
Wenn etwas schiefgeht
Wenn etwas schiefgeht
- „Es konnte kein Text erkannt werden“
- Fotografieren Sie die Rechnung bei besserem Licht, flacher und näher, oder scannen Sie mit 300 dpi neu. Sehr dunkle oder unscharfe Bilder geben der Erkennung nichts zum Arbeiten.
- Viele Werte sind zur Prüfung markiert
- Erkannter Text und Zitat der KI weichen voneinander ab, meist wegen eines schlechten Scans. Vergleichen Sie mit der Seite (PDF öffnen) und korrigieren Sie die Werte; die Summenprüfung zeigt, auf welche es ankommt.
Rechnungen per OCR erfassen: häufige Fragen
Ist das OCR oder KI?
Beides. OCR macht aus dem Bild Text; die KI sucht in diesem Text die Rechnungsfelder heraus. Die abschließende Prüfung, ob die Summen aufgehen, ist reine Arithmetik.
Welche Sprachen werden erkannt?
Die Texterkennung unterstützt Dutzende Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch und Japanisch. Deutsch und Englisch sind vorausgewählt; ist die Rechnung in einer anderen Sprache gedruckt, ändern Sie sie vor dem Auslesen.
Muss ich Fotos vorher in PDF umwandeln?
Nein. Fotos werden vor dem Hochladen automatisch in Ihrem Browser zu einem einseitigen PDF.
Funktioniert das auch mit digitalen PDFs?
Ja. Seiten, die schon Text haben, überspringen die Erkennung und verbrauchen keine OCR-Seiten.
Was kostet das?
Das Auslesen kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite (der Free-Tarif enthält 20 KI-Credits im Monat, Pro 500); Scans und Fotos verbrauchen außerdem OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif). Exporte sind kostenlos und lassen sich beliebig wiederholen.
Wohin gehen meine Scans?
Der Seitentext wird an unseren KI-Anbieter OpenAI übermittelt, unter API-Bedingungen, die ihn vom Modelltraining ausschließen. Die Dateien werden in Ihren PDFBetter-Dokumenten gespeichert, wo Sie sie jederzeit löschen können.