Soluciones · Recursos humanos y gestión de personas
Flujos de PDF para recursos humanos y gestión de personas
El papeleo de RR. HH. sigue la vida del empleado y el mismo paquete se repite con cada incorporación: candidatura, carta de oferta, contrato de trabajo, datos fiscales y bancarios, contacto de emergencia, acuse de las políticas internas y, más adelante, vacaciones, evaluaciones y, al final, el finiquito.
Revisado
Recursos humanos
Gestiona candidaturas, cartas de oferta, contratos, Modelo 145, acuses de políticas internas, solicitudes de vacaciones y evaluaciones desde un mismo sitio.
18 filas18 cartas de oferta
- Oferta – L. Castillo.pdf
- Oferta – A. Rivas.pdf
- Oferta – T. Herrera.pdf
Un ZIP, un PDF por fila
El tiempo se va en montar paquetes a mano, perseguir un acuse que falta antes de la fecha de alta, teclear el mismo nombre y la misma dirección en cinco documentos y buscar en el correo cuando alguien pregunta si un empleado firmó la última actualización del reglamento interno.
PDFBetter convierte tu carta de oferta y tus documentos de acogida en plantillas reutilizables, los prerrellena desde una hoja de cálculo de nuevas incorporaciones, recoge firmas con certificado de finalización y publica formularios como candidaturas o solicitudes de vacaciones en enlaces que tu equipo abre desde el móvil.
Tareas habituales
6 flujos de trabajo, cada uno con la herramienta que lo resuelve
- 01
Recibe candidaturas por enlace
Publica un formulario de candidatura con campos obligatorios y preguntas condicionales, comparte el enlace en los portales de empleo y exporta las respuestas para comparar perfiles.
- 02
Envía cartas de oferta para firma
Rellena la plantilla con puesto, salario y fecha de incorporación y envíala a la persona candidata y al responsable. La carta firmada vuelve con un certificado de finalización.
- 03
Prerrellena la documentación de una promoción de altas
Asocia una hoja de cálculo de nuevas incorporaciones (nombre, puesto, responsable, fecha de alta) a tu lista de acogida y a tus acuses, y obtén un PDF con nombre por persona.
- 04
Rellena formularios oficiales
Abre el formulario vigente desde la web del organismo, como el Modelo 145 de la Agencia Tributaria para comunicar la situación personal a efectos de retención, rellénalo en pantalla y fírmalo o imprímelo según tu proceso.
- 05
Gestiona solicitudes y evaluaciones
Da a la plantilla un enlace al formulario de vacaciones y usa plantillas de evaluación con campos de firma del responsable y del empleado para que ambos acuses queden registrados.
- 06
Protege los datos del personal al compartir
Tacha DNI, NIE, número de la Seguridad Social e IBAN antes de reenviar documentos a la gestoría o a proveedores de nómina, y usa enlaces con contraseña en lugar de adjuntos.
En la aplicación
Así se ve uno de ellos en PDFBetter
- Elige un tipo de campo y haz clic en la página, o arrástralo
- Detectar campos encuentra las casillas y líneas de un PDF plano
- Cada campo tiene su etiqueta, su nombre y sus propias reglas
El editor en modo de creación de formularios. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.
Empieza con una plantilla
Plantillas para Recursos humanos y gestión de personas
Carta de oferta de empleo
32 campos · 2 páginas
Carta de oferta de trabajo con puesto, fecha de incorporación, salario bruto, jornada, modalidad, periodo de prueba y plazo para aceptar. Con firma de aceptación.
Solicitud de vacaciones
26 campos · 1 página
Formulario de solicitud de vacaciones y permisos: fechas, días laborables y naturales, saldo pendiente y aprobación del responsable. Con firma del empleado y de RR. HH.
Carta de despido (modelo orientativo)
25 campos · 2 páginas
Modelo orientativo de carta de despido con hechos, causa, fecha de efecto, indemnización y acuse de recibo. Incluye advertencias legales: revísalo con un abogado.
Acuerdo de confidencialidad (NDA)
18 campos · 2 páginas
Acuerdo de confidencialidad mutuo o unilateral según el derecho español: qué es información confidencial, excepciones, duración, devolución de documentos y penalización.
Conviene saberlo antes de confiar en ello
- Algunos documentos laborales tienen requisitos de forma: el contrato se comunica al servicio público de empleo, el registro diario de jornada es obligatorio en España y la carta de despido exige forma escrita con requisitos propios. Asegúrate de que tu proceso los cumple. En PDFBetter cada firmante firma con su propia clave criptográfica y el PDF completado queda sellado, con las pruebas integradas; los firmantes se identifican por email (y un código opcional por email), no con documentos de identidad ni SMS.
- En la selección no pidas datos que no necesitas ni preguntes por salud, embarazo, afiliación o creencias. El RGPD y la normativa antidiscriminación limitan lo que puede preguntar una candidatura.
- Las cartas de oferta, contratos y despidos pueden generar obligaciones legales. Haz revisar tus plantillas por un laboralista o tu gestoría; PDFBetter no es un despacho de abogados.
- Los expedientes de personal, los datos de salud laboral y los documentos de identidad suelen guardarse por separado con accesos distintos. Archiva los documentos completados en tu sistema de RR. HH., no solo en PDFBetter.
Recursos humanos y gestión de personas: preguntas frecuentes
¿Pueden firmar las nuevas incorporaciones antes de su primer día?
Sí. Reciben un enlace por email que funciona en el móvil o en el navegador sin cuenta. Ves quién ha firmado y puedes enviar recordatorios.
¿El Modelo 145 es la versión vigente?
Los formularios oficiales se abren desde la web del organismo en lugar de guardarse como copias antiguas. Si necesitas asegurarte, comprueba la versión indicada en el propio formulario.
¿Puedo enviar el mismo acuse a toda la plantilla a la vez?
El envío masivo está incluido en el plan Business. En Pro, envía solicitudes individuales o prerrellena copias desde una hoja de cálculo.
¿Pueden compartir plantillas los responsables de mi equipo?
Los espacios de trabajo compartidos con roles forman parte del plan Business. En Pro, las plantillas pertenecen a una sola cuenta.
¿Pido a los empleados una foto de su DNI por email?
Mejor no. Comprueba la identidad según tu procedimiento interno: recoger imágenes de documentos de identidad por email crea datos que luego tienes que proteger.