Soluciones · Colegios, institutos y universidades
Flujos de PDF para colegios, institutos y universidades
Los centros educativos funcionan con papeleo de temporada: matrícula y reserva de plaza en primavera, fichas de salud y contactos de emergencia en septiembre, autorizaciones antes de cada excursión, inscripciones a actividades extraescolares y diplomas al final de cada curso o programa.
Revisado
Educación
Envía autorizaciones de salidas, matrículas e inscripciones como enlaces que las familias rellenan en el móvil, exporta las respuestas y genera diplomas en lote.
- AlumnoPablo M.
- 1. 3/4 + 1/8 =7/8
- 2. Explica cómo lo has hecho
- Firma de la familiaR. Molina
El coste está en la recogida, no en la creación. Las autorizaciones en papel vuelven arrugadas o no vuelven, secretaría teclea las respuestas en hojas de cálculo y un profesor pasa una tarde escribiendo nombres en cincuenta diplomas. Las universidades añaden solicitudes que necesitan tres firmas y se pierden en la segunda.
PDFBetter publica un formulario como enlace o código QR que las familias rellenan desde el móvil, exporta las respuestas a una hoja de cálculo, envía documentos a varios firmantes en orden y genera diplomas o cartas desde un listado en una sola tanda.
Tareas habituales
5 flujos de trabajo, cada uno con la herramienta que lo resuelve
- 01
Recoge autorizaciones por enlace o código QR
Publica la autorización como formulario, envía el enlace en la circular o en la plataforma de comunicación con las familias, o imprime el código QR, y comprueba quién ha respondido. Exporta la lista para la excursión.
- 02
Gestiona matrículas y renovaciones
Usa preguntas condicionales para que cada familia vea solo lo que le aplica, como transporte o comedor, y exporta las respuestas para tu programa de gestión académica.
- 03
Genera diplomas desde un listado
Asocia una hoja de cálculo con nombres, cursos y fechas a una plantilla de diploma y descarga un PDF por alumno o un único archivo para imprimir.
- 04
Envía solicitudes a firma en cadena
Envía un documento al tutor, a la coordinación y a secretaría en orden, cada uno con su campo de firma, y conserva el certificado de finalización.
- 05
Traduce y resume para las familias
Prepara una copia traducida de una circular para las familias que leen otro idioma y pide a alguien con dominio de esa lengua que la revise antes de enviarla.
En la aplicación
Así se ve uno de ellos en PDFBetter
- Elige un tipo de campo y haz clic en la página, o arrástralo
- Detectar campos encuentra las casillas y líneas de un PDF plano
- Cada campo tiene su etiqueta, su nombre y sus propias reglas
El editor en modo de creación de formularios. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.
Empieza con una plantilla
Plantillas para Colegios, institutos y universidades
Conviene saberlo antes de confiar en ello
- Los formularios escolares recogen datos personales de menores protegidos por el RGPD y, en España, la Ley Orgánica 3/2018. Muchas administraciones educativas exigen usar plataformas autorizadas: consulta con tu centro o con la dirección antes de usar un servicio online nuevo.
- En España, los menores de 14 años no pueden dar su propio consentimiento para el tratamiento de sus datos: lo hacen sus padres o tutores. Haz que sean ellos quienes rellenen los formularios.
- Recoge solo la información médica y de emergencia que necesita la actividad y borra las respuestas al terminar la actividad o el curso según tu política de conservación.
- No todas las familias pueden rellenar un formulario en el móvil. Ten disponible una versión impresa y comprueba que los formularios publicados funcionan con lectores de pantalla.
Colegios, institutos y universidades: preguntas frecuentes
¿Pueden las familias firmar una autorización en el móvil?
Sí. Un formulario publicado incluye un campo de firma que funciona con el dedo o con el ratón, y las familias no necesitan cuenta.
¿Cuántas respuestas puede recoger un centro?
Las respuestas a formularios son 50 al mes en Free, 1000 en Pro y 10.000 en Business. Un formulario enviado a todo el centro normalmente necesitará Pro o Business.
¿Puedo hacer 300 diplomas a la vez?
Sí. Rellenar PDF desde Excel crea un diploma por fila de la hoja de cálculo y da nombre a cada archivo con las columnas que elijas, como {apellidos}-{nombre}.
¿Pueden varios profesores gestionar el mismo formulario?
Los espacios de trabajo compartidos forman parte del plan Business. Si no, una cuenta es la propietaria del formulario y comparte las respuestas exportadas.