Haz una nota de gastos con tus tickets
Pasa del montón de tickets a una nota de gastos que puedes adjuntar a tu solicitud de reembolso, con el total de cada ticket comprobado.
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Qué hace
Nota de gastos con tickets, explicado
Para hacer una nota de gastos con tus tickets, sube hasta 10 fotos o PDF de tickets y léelos. De cada uno se leen la fecha, el comercio, la forma de pago, la base, el IVA, la propina y el total, y tú eliges una categoría para cada uno (comidas, viajes, alojamiento, combustible… o las que use tu empresa), o aplicas una categoría a todos los que no tengan.
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Al descargar la nota de gastos obtienes un libro de Excel con una fila por ticket por orden de fecha (fecha, comercio, categoría, forma de pago, base, IVA, propina, total, moneda y nombre del archivo) y, después, una fila de total por cada moneda. Los importes en monedas distintas nunca se suman ni se convierten: un viaje con tickets en euros y en pesos mexicanos tiene un total en EUR y otro en MXN. Una segunda hoja, «Comprobaciones», recoge las comprobaciones.
Cada ticket se suma antes de llegar a la nota: los artículos más el IVA (cuando no va incluido en los precios) más la propina deben dar el total. Un ticket que no cuadra se marca para que corrijas antes el valor mal leído, y la nota lo sigue señalando si exportas de todos modos.
La nota de gastos es una hoja de cálculo, no un envío a un sistema de gastos: adjúntala o copia las filas en el formulario de tu empresa. Conserva los tickets originales si tu empresa o Hacienda los exigen.
Cómo hacerlo
Haz una nota de gastos con tus tickets en 4 pasos
1Tu PDF
2Pregunta o resume
3Respuestas que citan páginas
- 1
Añade tus tickets
Fotos o PDF de un viaje o de un mes; hasta 10 por tanda.
- 2
Lee y comprueba
Cada ticket indica si artículos, IVA y propina dan el total.
- 3
Elige las categorías
Una por ticket, o una para todos los tickets sin categoría.
- 4
Descarga la nota de gastos
Excel, ordenado por fecha, con un total por moneda. Vuelve a exportar tantas veces como quieras.
Ejemplo
Antes y después
Nueve tickets de un viaje de dos días de Madrid a Ciudad de México: un café en el aeropuerto y un taxi en EUR, hotel, comidas y taxis en MXN, y una foto de un taxi demasiado oscura para leerla.
Una nota de gastos con ocho tickets por fecha, categorías Viajes, Alojamiento y Comidas, un total en EUR y otro en MXN, y la foto oscura del taxi indicada como sin terminar, con un aviso para repetirla.
Ajustes y formatos
Qué puedes ajustar
- Hoja Nota de gastos
- Fecha, comercio, categoría, forma de pago, base, IVA, propina, total, moneda y nombre del archivo; una fila de total por moneda.
- Hoja de comprobaciones
- Las comprobaciones de cada ticket, con los importes esperados y los impresos.
- Totales por moneda
- Si algún ticket de una moneda no tiene base, la base de su fila de total se deja vacía en lugar de mostrar una suma parcial.
Entrada
Salida
Conviene saber antes de empezar
- Las monedas no se convierten; obtienes un total por moneda. Aplica tú el tipo de cambio que use tu empresa.
- Las categorías las eliges tú; no se deducen del comercio.
- No se envía a ningún sistema de gastos ni comprueba los límites de tu empresa o los importes exentos de dietas.
- Hasta 10 tickets por tanda; si tienes más, exporta y empieza otra tanda.
Nota de gastos con tickets: preguntas frecuentes
¿Qué incluye la nota de gastos?
Una fila por ticket por orden de fecha con fecha, comercio, categoría, forma de pago, base, IVA, propina, total, moneda y nombre del archivo, una fila de total por moneda y una hoja de comprobaciones.
¿Puede pasar todos los tickets a una sola moneda?
No. Cada ticket conserva su moneda y la nota suma cada moneda por separado, así que no se supone ningún tipo de cambio.
¿Puedo usar mis propias categorías?
Sí. Escribe la categoría que quieras; las sugerencias son solo un punto de partida.
¿Y si un ticket no cuadra?
Se marca con la diferencia. Corrige el valor en la página; si exportas de todos modos, su fila en la hoja de comprobaciones deja constancia del problema.
¿Cuánto cuesta?
La lectura usa desde 1 crédito de IA por página leída (el plan Free incluye 20 créditos de IA al mes y Pro, 500); los escaneos y las fotos usan además páginas de OCR (20 al mes con Free). Las exportaciones son gratis y puedes repetirlas.
¿Adónde van mis tickets?
El texto de las páginas se envía a nuestro proveedor de IA, OpenAI, con condiciones de API que lo excluyen del entrenamiento de modelos. Los archivos se guardan en tus documentos de PDFBetter, donde puedes eliminarlos.