Creador de formularios online
Convierte un documento en un formulario en línea que la gente rellena desde un enlace, un código QR o tu web, y recoge todas las respuestas en un solo lugar.
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Qué hace
Creador de formularios online, explicado
Un creador de formularios online te permite colocar campos sobre un documento, fijar reglas sobre lo que se puede introducir y publicarlo para que la gente lo rellene desde un enlace, mientras tú recoges las respuestas como datos. PDFBetter monta el formulario sobre tu propio documento (PDF, Word o foto de un formulario en papel) o sobre una página en blanco, así que el formulario publicado se ve igual que la versión en papel que la gente ya conoce.
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Hay 23 tipos de campo: texto, nombre, email, número, fecha, firma, iniciales, casilla, botón de opción, desplegable, imagen, fórmula, moneda en USD y EUR, cargo, empresa, edad, género y varios formatos de EE. UU. (código ZIP, teléfono, estado, EIN y SSN). Para NIF/DNI, código postal español, teléfono local o RFC, usa un campo de texto con tu propio patrón. Cada campo puede ser obligatorio o de solo lectura, llevar texto de ayuda y marcador de posición, y aplicar límites como mínimo y máximo, longitud máxima o un patrón personalizado. El modo de vista previa muestra exactamente lo que verá quien responda, en el orden de tabulación que fijes.
La lógica y los cálculos vienen incluidos. Las reglas condicionales muestran un campo solo cuando otras respuestas coinciden («Mostrar ‘Detalle de alergias’ si ‘¿Tienes alergias?’ es Sí»); los campos ocultos nunca bloquean el envío. Los campos de fórmula calculan a partir de otros campos con sum, avg, min, max, round, if y aritmética básica, así que un formulario de pedido se suma solo. Al publicar obtienes un enlace, un código QR y un código para insertar en tu web; puedes exigir email, recibir aviso de cada respuesta, limitar respuestas, fijar fecha de cierre, mostrar un mensaje de confirmación o redirigir, y decidir si quien responde puede descargar su copia.
Las respuestas se listan por formulario y se exportan a CSV o Excel. Cada publicación es una edición: si cambias un formulario activo, las respuestas anteriores siguen ligadas a la edición con la que se enviaron. Si solo necesitas un PDF rellenable para enviar por email, Crear PDF rellenable es más sencillo; para rellenar tú un formulario, usa Rellenar PDF. Una cuenta gratuita incluye 1 formulario activo y 50 respuestas al mes; Pro incluye 10 formularios activos y 1000 respuestas.
En la aplicación
Cómo se ve
- Elige un tipo de campo y haz clic en la página, o arrástralo
- Detectar campos encuentra las casillas y líneas de un PDF plano
- Cada campo tiene su etiqueta, su nombre y sus propias reglas
El editor en modo de creación de formularios. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.
Cómo hacerlo
Creador de formularios online en 5 pasos
1Un PDF plano
2Coloca los campos
3Un PDF rellenable
- 1
Parte de un documento o de una página en blanco
Sube un PDF, un Word o la foto de un formulario en papel, o empieza en blanco en el editor. Los Word y las imágenes se convierten antes a PDF.
- 2
Añade campos
Arrastra campos desde el panel a la página, o usa la detección automática para que proponga campos y revísalos.
- 3
Define las reglas
Marca los obligatorios, añade validación, visibilidad condicional y fórmulas; fija el orden de tabulación.
- 4
Vista previa
Rellena tú el formulario en la vista previa para comprobar reglas, totales y orden.
- 5
Publica y recoge respuestas
Publica para obtener enlace, código QR y código de inserción; mira cómo llegan las respuestas y expórtalas a CSV o Excel.
Ejemplo
Antes y después
Una ficha de nuevo paciente en papel de una pequeña clínica dental, fotografiada con el móvil y guardada en JPG.
Un formulario publicado con 31 campos: nombre, fecha de nacimiento, email con validación, teléfono y DNI como campos de texto con patrón propio, datos de la mutua visibles solo si «¿Tienes seguro dental?» es Sí, una lista de casillas de antecedentes médicos y la firma del paciente. La clínica pone el código QR en recepción y exporta las respuestas a Excel cada semana.
Ajustes y formatos
Qué puedes ajustar
- Tipos de campo
- 23 tipos, de texto y casillas a fórmulas y moneda; los preajustes ZIP, teléfono, estado, EIN y SSN siguen formatos de EE. UU.
- Validación
- Obligatorio, solo lectura, mínimo/máximo, longitud máxima y patrones personalizados (útiles para NIF, DNI o código postal).
- Lógica condicional
- Muestra un campo cuando se cumplen todas o alguna de las reglas: es igual a, contiene, está vacío, mayor que, marcada y más.
- Fórmulas
- Campos calculados con los nombres de otros campos, por ejemplo qty * price, con sum, round e if.
- Publicación
- Enlace, código QR y código de inserción; límite de respuestas, fecha de cierre, email obligatorio, avisos y mensaje de confirmación.
Entrada
Salida
Conviene saber antes de empezar
- La lógica condicional y las fórmulas funcionan en las páginas de formularios y firma de PDFBetter. Si descargas el formulario como PDF rellenable, los campos se mantienen, pero otros lectores de PDF no aplican las reglas.
- Los preajustes de formato (ZIP, teléfono, EIN, SSN, estado) siguen convenciones de EE. UU.; para España o Latinoamérica (NIF/DNI, código postal, RFC) usa campos de texto con tu propio patrón.
- Los Word y las imágenes se convierten a PDF antes de crear el formulario; convertir un Word consume una de tus conversiones de Office mensuales.
- Los formularios activos y las respuestas mensuales dependen del plan: 1 formulario y 50 respuestas en Free, 10 formularios y 1000 respuestas en Pro.
Si algo sale mal
Si algo sale mal
- Alguien dice que el formulario no se envía.
- Hay un campo obligatorio vacío o que no pasa la validación. Abre la vista previa, rellénalo como lo haría esa persona y revisa cada mensaje de error; relaja el patrón si es demasiado estricto.
- Mi campo de fórmula muestra un error.
- Comprueba que cada nombre de campo de la fórmula existe y está escrito exactamente igual que su nombre interno, y que dos fórmulas no dependen la una de la otra en bucle.
Creador de formularios online: preguntas frecuentes
¿Quien responde necesita una cuenta?
No. Cualquiera con el enlace o el código QR puede rellenar y enviar el formulario desde el navegador.
¿Dónde van las respuestas?
Cada respuesta se guarda en la lista de respuestas del formulario en tu cuenta, y puedes exportarlas a CSV o Excel. También puedes recibir un email con cada respuesta nueva.
¿Qué pasa con las respuestas si edito un formulario activo?
Al volver a publicar se crea una edición nueva. Las respuestas anteriores siguen ligadas a la edición con la que se enviaron, así que los datos no se mezclan.
¿Puedo poner el formulario en mi web?
Sí. Copia el código de inserción del diálogo de publicación y pégalo en tu página, o enlaza directamente al formulario.
¿Pueden firmar el formulario quienes responden?
Sí. Añade un campo de firma o activa la opción de firma obligatoria, y firmarán en el navegador antes de enviar.
¿Funcionarán los campos condicionales si alguien abre el PDF en Acrobat?
No. Las reglas condicionales y las fórmulas se evalúan en el formulario online de PDFBetter. Un PDF rellenable descargado muestra todos los campos, sin reglas.
¿En qué se diferencia de Crear PDF rellenable?
Crear PDF rellenable te da un archivo PDF con campos para descargar y enviar. El creador de formularios publica el formulario online y recoge las respuestas como datos.