Soluciones · Asesorías, gestorías y despachos contables
Flujos de PDF para asesorías fiscales, gestorías y contables
El trabajo de una asesoría llega en PDF por todas partes: hojas de encargo y autorizaciones al empezar, datos fiscales de clientes, extractos bancarios, tickets escaneados, certificados de retenciones y notificaciones de Hacienda con un plazo de respuesta que corre desde el primer día.
Revisado
Contabilidad y fiscalidad
Envía hojas de encargo a firmar, recoge documentación de clientes, aplica OCR a extractos escaneados y tacha DNI e IBAN antes de compartir en plena campaña.
| Fecha | Concepto | Importe |
|---|---|---|
| 02/03 | Alquiler oficina | -2.150,00 |
| 04/03 | Cobro cliente | 4.800,00 |
| 09/03 | Nóminas | -6.312,40 |
1 hoja · 38 filas
En plena campaña el tiempo se pierde persiguiendo y limpiando. Un cliente envía una foto ilegible de un certificado, una hoja de encargo espera tres semanas sin firmar, los extractos llegan como imágenes sin texto que no se pueden buscar y hay que tapar un DNI a mano antes de pasar un archivo a un compañero.
PDFBetter envía hojas de encargo y autorizaciones para firma con recordatorios, recoge los datos del cliente con un formulario, hace buscables los extractos escaneados, pasa tablas de PDF a Excel y aplica una anonimización real a los identificadores antes de compartir nada.
Tareas habituales
6 flujos de trabajo, cada uno con la herramienta que lo resuelve
- 01
Consigue la hoja de encargo firmada antes de empezar
Guarda tu hoja de encargo como plantilla, rellena los datos del cliente y los honorarios y envíala con recordatorios automáticos. El documento firmado vuelve con un certificado de finalización para tu archivo.
- 02
Recoge documentación y fichas de clientes
Publica tu cuestionario de la renta o tu ficha de alta de cliente como formulario y exporta las respuestas a una hoja de cálculo, o envía al cliente el formulario oficial para que lo rellene y lo firme.
- 03
Convierte extractos en hojas de cálculo
Aplica OCR a los extractos bancarios escaneados y extrae las tablas de movimientos a Excel o CSV para conciliar. Comprueba los totales con el extracto.
- 04
Tacha identificadores antes de compartir
Busca DNI, NIE, NIF e IBAN y aplica la anonimización para que desaparezcan del archivo antes de que llegue a un revisor o a un tercero.
- 05
Prepara certificados para muchos perceptores
Genera certificados de retenciones o cartas a clientes desde tu hoja de cálculo de perceptores, un PDF por destinatario con su nombre.
- 06
Entrega las declaraciones de forma segura
Protege el justificante de la declaración con contraseña o compártelo con un enlace que caduca y que solo puede abrir el email del cliente, y comprueba cuándo se abrió.
En la aplicación
Así se ve uno de ellos en PDFBetter
- Elige un tipo de campo y haz clic en la página, o arrástralo
- Detectar campos encuentra las casillas y líneas de un PDF plano
- Cada campo tiene su etiqueta, su nombre y sus propias reglas
El editor en modo de creación de formularios. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.
Empieza con una plantilla
Plantillas para Asesorías, gestorías y despachos contables
Factura completa (España)
61 campos · 2 páginas
Factura completa con todos los datos que exige el Reglamento de facturación: NIF, numeración, IVA al 21, 10 y 4 % y retención de IRPF calculados al rellenar.
Contrato de prestación de servicios
21 campos · 2 páginas
Contrato de prestación de servicios entre empresas o con profesionales: objeto, precio, plazos, confidencialidad, propiedad intelectual y resolución. Listo para firmar.
Nota de gastos
82 campos · 2 páginas
Nota de gastos con fecha, concepto, categoría, n.º de justificante e importe con IVA. Suma automática, resta de anticipos y firmas de empleado y responsable.
Conviene saberlo antes de confiar en ello
- PDFBetter no es un programa fiscal ni contable: no presenta declaraciones ante la Agencia Tributaria ni ante el SAT, y no es un sistema informático de facturación. No emite facturas VERI*FACTU, TicketBAI ni CFDI; úsalo alrededor de tu software fiscal, no en su lugar.
- Las asesorías fiscales y contables son sujetos obligados por la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo: deben identificar al cliente y conservar la documentación. Decide qué funciones de PDFBetter encajan en tu procedimiento antes de subir datos de clientes.
- El secreto profesional y el RGPD se aplican a los datos de tus clientes. Las funciones de IA envían el texto a OpenAI con condiciones de API que excluyen el entrenamiento; valora si eso encaja con tu política antes de usarlas.
- Las tablas extraídas hay que revisarlas. El OCR y la detección de tablas pueden leer mal algunos dígitos, así que concilia los totales antes de fiarte de las cifras.
Asesorías, gestorías y despachos contables: preguntas frecuentes
¿Los formularios oficiales están actualizados?
Se abren desde la web del organismo emisor en lugar de guardarse como copias. Comprueba el ejercicio y la versión en el propio formulario, sobre todo a principios de año.
¿Pueden los clientes firmar la hoja de encargo sin cuenta?
Sí. Firman desde un enlace del email en cualquier dispositivo. En cualquier plan puedes exigir además un código de 6 cifras que les llega por email, y en Pro y Business, un código de acceso que les das por teléfono.
¿PDF a Excel acierta todos los números?
No siempre. Los extractos digitales limpios se convierten bien; los escaneos y los diseños complejos pueden dar dígitos mal leídos o columnas mezcladas. Concilia siempre los totales.
¿El DNI desaparece de verdad al anonimizar?
Sí, cuando aplicas la anonimización. El texto bajo el recuadro se elimina del archivo y no se puede copiar ni buscar. Dibujar un rectángulo negro no es anonimizar.
¿Puedo usar la IA para resumir una notificación de Hacienda?
Puedes, y las respuestas citan la página. Las funciones de IA envían el texto a OpenAI con condiciones de API sin entrenamiento, así que decide antes si encaja con tu política de seguridad.