Nota de gastos
Cuando adelantas dinero por tu empresa (taxis, comidas con clientes, hoteles, material), la nota de gastos lo justifica para que te lo devuelvan sin que cuente como salario. Recoge cada gasto con su justificante, suma el total, descuenta los anticipos recibidos y lleva la firma de quien gasta y de quien aprueba.
- Campos
- 82
- Páginas
- 2
- Papel
- A4
Rellénala online sin cuenta. El PDF en blanco se descarga gratis y funciona en cualquier lector de PDF. Para descargar una copia rellenada desde el editor necesitas una cuenta gratuita: 3 descargas al mes, sin marca de agua. Ver planes
Revisado
Antes de empezar
Qué necesitas para rellenarla
- Tus datos y el centro de coste o proyecto
- Tickets o facturas de cada gasto
- Kilómetros recorridos con vehículo propio, si los hay
- Anticipos recibidos
Qué incluye
82 campos listos para rellenar
- 62Respuestas escritasnombres, direcciones, descripciones
- 14Fechasse comprueba que sean fechas reales
- 4Calculadosse rellenan solos a partir de otros campos
- 2Firmasfirma e iniciales
3 obligatorios: el editor te va diciendo cuántos faltan mientras rellenas.
Instrucciones
Cómo rellenar: Nota de gastos
- 1
Anota cada gasto
Fecha, concepto, categoría (transporte, alojamiento, manutención…), número de justificante e importe con IVA.
- 2
Añade el kilometraje
Si usaste tu coche, indica los kilómetros y el importe por kilómetro que paga tu empresa. Para el detalle por trayecto usa la liquidación de kilometraje.
- 3
Resta los anticipos
El formulario calcula el importe a reembolsar o, si sale negativo, a devolver.
- 4
Adjunta los justificantes
Escanea los tickets, únelos a la nota en un solo PDF y envíala a tu responsable para que firme.
Rellénala online
Así se rellena
- Rellenar, pedir firmas y crear formularios son tres modos del mismo editor
- Los importes son campos con fórmula: se calculan mientras escribes
- El navegador de campos cuenta los que faltan y salta al siguiente
Se muestra con nuestra plantilla de factura. Contenido de ejemplo; los nombres son ficticios.
Redactada para: España (adaptable a Latinoamérica)
Esta plantilla es un modelo general y no constituye asesoramiento fiscal. Consulta los casos especiales con tu gestoría, asesor fiscal o la Agencia Tributaria.
Redactada por PDFBetter y revisada por última vez el 17 de octubre de 2026. ¿Has visto algún error? Avísanos.
Nota de gastos: preguntas frecuentes
¿Los gastos reembolsados tributan?
Los gastos de locomoción, manutención y estancia por desplazamientos de trabajo están exentos de IRPF dentro de los límites del Reglamento del IRPF y siempre que se justifiquen. Lo que supere esos límites tributa como salario.
¿Me sirve un ticket o necesito factura?
Para que te lo reembolsen basta el ticket o factura simplificada. Si la empresa quiere deducirse el IVA, necesita una factura completa a su nombre con su NIF.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las notas de gastos?
Como documentación contable, la empresa debe conservarlas al menos cuatro años a efectos fiscales y seis según el Código de Comercio.
Cuando quieras
Rellena ahora: Nota de gastos, sin cuenta para empezar.