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Lösungen · Kleine Unternehmen und Mittelstand

PDF-Abläufe für kleine Unternehmen und den Mittelstand

In einem kleinen Unternehmen ist die Inhaberin zugleich Buchhaltung, Personalabteilung und Vertragsabteilung. Die PDFs einer Woche: Angebote und Rechnungen, ein Kundenvertrag, das Lieferantenstammblatt, das ein Großkunde verlangt, Arbeitsvertrag und Personalfragebogen für eine Neueinstellung und ein Gewerbemietvertrag oder Darlehensvertrag, der bis Freitag unterschrieben sein muss.

Geprüft

Florist in a sage apron leaning on a wooden shop counter, writing in a notebook beside pots of pink anthurium flowers

Kleinunternehmen

Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferantenstammblätter und Unterlagen für Neueinstellungen ohne eigene Verwaltung: bearbeiten, unterschreiben, versenden.

PDF-Vorlage erstellenRechnungsvorlage · Tischlerei BrandtBeispiel
  • Rechnungsnr.RE-2026-042
  • EmpfängerCafé am Lindenplatz
  • Zahlungsziel14 Tage netto
  • Gesamtbetrag1.860,00 €

Die Zeit geht für Layout und Nachfassen drauf: eine Rechnung in der Textverarbeitung neu bauen, einen Vertrag zum Unterschreiben ausdrucken und wieder einscannen, dieselben Kundendaten in drei Dokumente tippen und die unterschriebene Fassung im Postfach suchen, wenn es Streit gibt.

PDFBetter speichert Angebot, Rechnung und Verträge als Vorlagen, füllt und unterschreibt die PDFs, die Sie bekommen, schickt Ihre eigenen Dokumente mit Abschlusszertifikat zur Unterschrift und veröffentlicht einfache Formulare wie einen Kundenaufnahmebogen unter einem Link.

Wiederkehrende Aufgaben

5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug

  1. 01

    Anbieten, abrechnen und schneller bezahlt werden

    Füllen Sie eine Angebots- oder Rechnungsvorlage mit Formelfeldern aus, die Positionen und Umsatzsteuer berechnen, exportieren Sie sie und versenden Sie sie per E-Mail oder Link. Ergänzen Sie Ihre IBAN oder den Link Ihres Zahlungsanbieters im Dokument.

  2. 02

    Unterschreiben, was Kunden und Lieferanten schicken

    Öffnen Sie einen Vertrag, ein Lieferantenstammblatt oder einen Mietvertrag, füllen Sie ihn aus, setzen Sie Ihre Unterschrift und senden Sie ihn zurück, ohne Drucker und Scanner.

  3. 03

    Eigene Verträge zur Unterschrift senden

    Senden Sie einen Dienstleistungsvertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung mit Unterschrifts- und Datumsfeldern an einen Kunden. Sie erhalten das fertige PDF und ein Abschlusszertifikat.

  4. 04

    Die ersten Mitarbeiter einstellen

    Füllen Sie den Personalfragebogen aus, senden Sie das Vertragsangebot zur Unterschrift und legen Sie die Onboarding-Checkliste in der Personalakte jeder Person ab.

  5. 05

    Alltägliche Dateien umwandeln und ordnen

    Wandeln Sie Word- und Excel-Dateien in PDF um, komprimieren Sie große Anhänge und fügen Sie Belege für Ihre Steuerberatung zusammen. Zusammenfügen und Bilder in PDF umwandeln läuft kostenlos in Ihrem Browser.

In der App

So sieht einer davon in PDFBetter aus

Der Modus Formular erstellen: links eine Palette von Feldtypen (Unterschrift, Text, Datum, Initialen, Kontrollkästchen, Optionsfeld, Auswahlliste, Zahl, Formel), auf der Seite die Felder der Rechnung blau umrandet
  1. Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
  2. Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
  3. Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln

Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.

Mit einer Vorlage beginnen

Vorlagen für Kleine Unternehmen und Mittelstand

Alle Vorlagen →

Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen

  • Vorlagen sind ein allgemeiner Ausgangspunkt. Lassen Sie wichtige Verträge wie Kunden- und Mietverträge anwaltlich prüfen; PDFBetter ist keine Rechtsberatung.
  • PDFBetter erstellt PDF-Rechnungen, aber keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zum Ausstellen gilt im B2B-Bereich schrittweise ab 2027 und 2028. Nutzen Sie dann für Rechnungen eine geeignete Software und PDFBetter für die übrigen Dokumente.
  • Sammeln Sie nie vollständige Kartennummern oder Zugangsdaten zum Online-Banking in einem PDF oder Formular. Nutzen Sie stattdessen einen Zahlungslink.
  • Der Free-Plan umfasst 3 Downloads bearbeiteter Dokumente und 3 Unterschriftsanfragen im Monat. Ein Unternehmen, das jede Woche Verträge verschickt, braucht wahrscheinlich Pro.

Kleine Unternehmen und Mittelstand: häufige Fragen

Brauche ich ein Konto, um ein PDF zu unterschreiben?

Unterschreiben und vorbereiten können Sie ohne Konto. Zum Herunterladen der bearbeiteten Datei brauchen Sie ein kostenloses Konto, das 3 Downloads im Monat umfasst.

Gibt es eine einmalige Option ohne Abo?

Der Day Pass gibt Ihnen 24 Stunden Pro für einmalig 6 $ (Preis in USD) und verlängert sich nicht.

Rechnen die Rechnungen die Summen aus?

Ja. Formelfelder multiplizieren Menge mit Preis, summieren die Positionen und berechnen die Umsatzsteuer, während Sie tippen.

Ist die elektronische Unterschrift bei Geschäftsverträgen gültig?

In der EU darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (eIDAS), und die meisten Verträge zwischen Unternehmen sind formfrei. Ausnahmen sind etwa notariell zu beurkundende Verträge oder gesetzliche Schriftform. Bei PDFBetter unterschreibt jede Person mit ihrem eigenen kryptografischen Schlüssel, und jedes fertige PDF wird digital versiegelt und unabhängig mit einem Zeitstempel versehen. Unterzeichnende werden per E-Mail (und optional per Einmalcode an diese Adresse) identifiziert, nicht per Ausweisdokument oder SMS.

Kann meine Steuerberatung auf meine Dokumente zugreifen?

Teilen Sie einzelne Dateien per Link oder nutzen Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich im Business-Plan.