Lösungen · Freiberufler und Selbstständige
PDF-Abläufe für Freiberufler und Selbstständige
Als Freiberufler wiederholen Sie bei jedem Kunden eine kurze Liste von Dokumenten: ein Angebot, einen Dienst- oder Werkvertrag, manchmal eine Geheimhaltungsvereinbarung, das Lieferantenstammblatt mit Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung und jeden Monat oder nach jedem Meilenstein eine Rechnung. Zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und zur Steuererklärung kommen Belege, Ausgaben und Fahrten dazu.
Geprüft
Freiberufler
Lassen Sie Vertrag und NDA unterschreiben, schreiben Sie Rechnungen aus einer Vorlage, füllen Sie Lieferantenstammblätter aus und ordnen Sie Ihre Belege.
- SieAuftragnehmerUnterschrieben
- Nora LangAuftraggeberinUnterschreibt gerade
Pro Dokument sind die Kosten klein, aufs Jahr gerechnet groß. Jeder neue Kunde heißt, denselben Vertrag neu zu schreiben, seine Bögen erneut auszufüllen und Rechnungen in der Textverarbeitung zu bauen. Das größte Risiko sind nicht unterschriebene Verträge: Die Arbeit beginnt mit einer E-Mail, und der Streit über den Umfang kommt später.
PDFBetter speichert Vertrag und Rechnung als wiederverwendbare Vorlagen, schickt den Vertrag vor Arbeitsbeginn zur Unterschrift, füllt und unterschreibt die Formulare, die ein Kunde schickt, und macht aus einer Tabelle mit Stunden oder Fahrten ordentliche PDFs.
Wiederkehrende Aufgaben
5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug
- 01
Vertrag vor Arbeitsbeginn unterschreiben lassen
Füllen Sie Ihre Vertragsvorlage mit Leistungsumfang, Honorar und Terminen aus und versenden Sie sie mit Unterschriftsfeldern für Sie und den Kunden.
- 02
Rechnungen aus einer Vorlage schreiben
Halten Sie eine Rechnungsvorlage mit Ihren Pflichtangaben nach § 14 UStG und Formelfeldern für Summen bereit. Füllen Sie je Zeitraum Kunde und Positionen aus und versenden Sie sie als Link oder Anhang.
- 03
Das Lieferantenstammblatt jedes neuen Kunden ausfüllen
Füllen Sie das Lieferantenstammblatt oder die Selbstauskunft aus, die der Kunde verlangt, unterschreiben Sie sie und schützen Sie sie vor dem Versand mit einem Passwort, weil sie Steuernummer und IBAN enthält.
- 04
Kundenvereinbarungen und Unterlagen unterschreiben
Unterschreiben Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung oder das Lieferantenpaket eines Kunden und vergleichen Sie es mit der vorigen Fassung, wenn er Änderungen zurückschickt.
- 05
Belege für die Steuer bereithalten
Machen Sie aus Belegfotos ein PDF je Monat und erzeugen Sie Ausgaben- oder Fahrtenberichte aus Ihrer Tabelle für die Voranmeldung und die Einnahmenüberschussrechnung.
In der App
So sieht einer davon in PDFBetter aus
- Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
- Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
- Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln
Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
Mit einer Vorlage beginnen
Vorlagen für Freiberufler und Selbstständige
Vertrag über freie Mitarbeit
29 Felder · 2 Seiten
Freie-Mitarbeiter-Vertrag für Freelancer: Projekt, Honorar, Rechnungsstellung, Nutzungsrechte und Hinweise zur Scheinselbstständigkeit. Kostenlos als PDF ausfüllen.
Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
21 Felder · 2 Seiten
Gegenseitige oder einseitige Geheimhaltungsvereinbarung nach deutschem Recht: Zweck, vertrauliche Informationen, Ausnahmen, Laufzeit und Vertragsstrafe.
Angebot
72 Felder · 2 Seiten
Angebotsvorlage mit Positionen, Umsatzsteuer zu 19 % und 7 %, Bindefrist und Feld für die Auftragserteilung des Kunden. Am Bildschirm ausfüllen und als PDF senden.
Auslagenerstattung
78 Felder · 1 Seite
Antrag auf Auslagenerstattung: Beträge mit Datum, Beleg-Nr. und Zweck, automatische Summe, IBAN für die Erstattung und Freigabe durch Vorgesetzte oder Vorstand.
Fahrtenbuch
123 Felder · 1 Seite
Fahrtenbuch zum Ausfüllen mit allen Angaben, die das Finanzamt verlangt: Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Zweck, Geschäftspartner und Fahrtart. Mit Kilometersumme.
Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen
- Ob Sie selbstständig oder abhängig beschäftigt sind, hängt davon ab, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, nicht vom Vertragstitel. Bei Weisungsgebundenheit und Eingliederung droht Scheinselbstständigkeit (§ 7 SGB IV); Klarheit schafft das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.
- Ihr Lieferantenstammblatt enthält Steuernummer und IBAN. Senden Sie es mit Passwort oder über das Portal des Kunden, nicht als ungeschützten Anhang.
- PDFBetter erstellt PDF-Rechnungen, aber keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Wenn Sie zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, nutzen Sie dafür eine geeignete Software. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken das auf der Rechnung.
- Vertragsvorlagen sind ein Ausgangspunkt. Nutzungsrechte, Zahlungsziele und Haftungsgrenzen verdienen bei größeren Aufträgen eine fachkundige Prüfung.
Freiberufler und Selbstständige: häufige Fragen
Kann ich Verträge kostenlos versenden?
Der Free-Plan umfasst 3 Unterschriftsanfragen im Monat. Pro umfasst unbegrenzt viele Anfragen für 15 $ im Monat oder 10 $ im Monat bei jährlicher Zahlung (Preise in USD).
Berechnet die Rechnungsvorlage die Umsatzsteuer?
Ja, wenn Sie ein Formelfeld mit dem passenden Steuersatz ergänzen. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welcher Satz gilt; PDFBetter entscheidet das nicht für Sie.
Kann der Kunde ohne Konto unterschreiben?
Ja. Er unterschreibt über einen Link in der E-Mail auf jedem Gerät, und beide erhalten das fertige, versiegelte PDF und ein Abschlusszertifikat. Wenn Sie möchten, muss er vorher einen Einmalcode aus seiner E-Mail eingeben – auch im Free-Tarif.
Kann ich mein Logo auf die Rechnungen setzen?
Ja. Fügen Sie Ihr Logo beim Vorbereiten der Rechnungsvorlage als Bild ein, dann erscheint es auf jeder Rechnung, die Sie damit ausfüllen.