Lösungen · Kommunen und Behörden
PDF-Abläufe für Kommunen und Behörden
Die Papierarbeit einer Kommune ist grundsätzlich öffentlich und dauerhaft. Das Hauptamt schwärzt Unterlagen vor der Herausgabe auf Informationsanträge, Fachämter veröffentlichen Anträge für Hallenbelegung, Ferienprogramme und Zuschüsse, die Vergabestelle sammelt Eigenerklärungen von Lieferanten, und Gremien beschließen Niederschriften, die über Jahrzehnte aufbewahrt werden.
Geprüft
Behörden
Schwärzen Sie Akten vor der Herausgabe nach IFG, veröffentlichen Sie Anträge, die Bürger per Link ausfüllen, und lassen Sie Niederschriften unterschreiben.
- Metadaten entfernt
- Ausgeblendete Ebenen entfernt
- JavaScript und Anhänge entfernt
Bereinigungsbericht bereit
Die Zeit geht mit Schwärzen von Hand, dem Abtippen von Papieranträgen in Tabellen und dem Umlauf von Niederschriften per Hauspost verloren. Und die Fehler sind öffentlich: Eine Schwärzung, deren Text sich aus dem PDF kopieren lässt, landet in der Zeitung.
PDFBetter schwärzt wirksam und entfernt den Inhalt unter jedem Kasten, veröffentlicht ausfüllbare Formulare, die Bürger über einen Link ausfüllen, und versendet Niederschriften und Vereinbarungen zur Unterschrift. Prüfen Sie vorher Ihre Vergabe- und Sicherheitsanforderungen; lesen Sie die Hinweise weiter unten.
Wiederkehrende Aufgaben
5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug
- 01
Vor der Herausgabe schwärzen
Suchen Sie nach Namen, Anschriften und Kontonummern, markieren Sie sie und wenden Sie die Schwärzung an, damit der Inhalt verschwindet. Wenden Sie vorher OCR auf gescannte Akten an, damit sich deren Text finden lässt.
- 02
Anträge veröffentlichen, die Bürger ausfüllen können
Machen Sie aus einem Papierantrag für Hallenbelegung, Ferienprogramm oder Vereinszuschuss ein ausfüllbares Formular mit Link und QR-Code und exportieren Sie die Antworten zur Bearbeitung.
- 03
Niederschriften und Beschlüsse unterschreiben
Senden Sie Niederschriften an Schriftführung und Vorsitz zur Unterschrift und ergänzen Sie Seitenzahlen und ein Wasserzeichen wie ENTWURF auf noch nicht beschlossenen Fassungen.
- 04
Lieferantenunterlagen einsammeln
Veröffentlichen Sie einen Lieferantenaufnahmebogen und fordern Sie Eigenerklärungen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen an, damit die Vergabestelle alles vor der ersten Bestellung hat.
- 05
Sitzungsunterlagen zusammenstellen
Fügen Sie Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Anlagen mit Seitenzahlen zu einem Dokument zusammen und komprimieren Sie es für Ratsinformationssystem oder Website.
In der App
So sieht einer davon in PDFBetter aus
- Feldtyp wählen, dann auf die Seite klicken – oder hineinziehen
- Felder erkennen findet Kästchen und Linien in einem nicht ausfüllbaren PDF
- Jedes Feld hat eine Beschriftung, einen Namen und eigene Regeln
Der Editor im Modus Formular erstellen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
Mit einer Vorlage beginnen
Vorlagen für Kommunen und Behörden
Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen
- PDFBetter hat kein BSI-C5-Testat, keine ISO-27001-Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz und keine anderen Sicherheitszertifizierungen. Verlangt Ihre Verwaltung diese für Cloud-Dienste, nutzen Sie die Browser-Werkzeuge (die nie Dateien hochladen) oder sprechen Sie vor der Nutzung der Kontofunktionen mit Ihrer IT.
- PDFBetter ist kein Online-Dienst nach dem Onlinezugangsgesetz und keine Vergabeplattform, und bietet keine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die Schriftform im Verwaltungsverfahren ersetzen seine Signaturen deshalb nicht (§ 3a VwVfG). Nutzen Sie es zum Vorbereiten von Dokumenten, nicht für Verwaltungsverfahren.
- Websites und Dokumente öffentlicher Stellen müssen barrierefrei sein (BITV 2.0 und Landesrecht). Prüfen Sie die Barrierefreiheit veröffentlichter Formulare und der Dokumente, die Sie online stellen.
- Was bei einem Informationsantrag geschwärzt wird, bestimmen IFG oder Landestransparenzgesetz und der Datenschutz. Entscheiden Sie das mit Ihrem Rechtsamt; das Werkzeug entfernt nur, was Sie markieren.
Kommunen und Behörden: häufige Fragen
Lässt sich geschwärzter Text wiederherstellen?
Nein, sobald die Schwärzung angewendet ist. Text, Bilder und Vektorgrafiken unter jedem Kasten werden aus der Datei entfernt. Schwarze Kästen aus Markierungswerkzeugen sind keine Schwärzung.
Können wir gescannte Akten schwärzen?
Ja. Wenden Sie zuerst OCR an, damit der Scan durchsuchbar wird, und schwärzen Sie dann. Der Bildbereich unter jedem Kasten wird zusammen mit dem erkannten Text entfernt.
Können Bürger Formulare ohne Konto ausfüllen?
Ja. Veröffentlichte Formulare öffnen sich über einen Link oder QR-Code und enthalten beim Absenden eine Bot-Prüfung.
Erfüllt PDFBetter unsere Sicherheitsanforderungen für die Beschaffung?
Es hat kein BSI-C5-Testat und keine ISO-27001- oder SOC-2-Zertifizierung. Prüfen Sie die Sicherheits- und Datenschutzseiten mit Ihrer IT, bevor Sie die Kontofunktionen einführen.