ソリューション · 人事・労務担当
採用から入社手続きまでの書類をひとつの場所で
人事の書類は社員のライフサイクルに沿って流れ、採用のたびに同じ一式が繰り返されます。応募書類、内定通知書、労働条件通知書と雇用契約書、扶養控除等申告書や給与振込先、緊急連絡先、就業規則の確認書や誓約書。その後は休暇申請、人事評価、そしていずれ退職の書類です。
確認済み
人事
応募フォーム、内定通知、労働条件通知書、扶養控除等申告書、誓約書、休暇申請、人事評価まで。入社のたびに繰り返す書類を整えます。
18行内定通知書18通
- 内定通知書_山田 翔.pdf
- 内定通知書_中村 葵.pdf
- 内定通知書_伊藤 蓮.pdf
ZIP 1つ・1行ごとにPDF
時間がかかるのは、一式を手で組み立て、入社日までに足りない確認書を1枚追いかけ、同じ氏名と住所を5つの書類に書き写し、昨年の就業規則改定に署名したかと聞かれてメールを掘り返す作業です。
PDFBetterは、内定通知書や入社書類を再利用できるテンプレートにし、入社予定者の一覧から入力済みの書類を作り、完了証明書付きで署名を集め、応募フォームや休暇申請をスマートフォンで開けるリンクとして公開します。
定型業務
6件の業務と、それぞれに使うツール
- 01
応募をリンクで受け付け
必須項目と条件付きの質問を備えた応募フォームを公開し、求人媒体や自社サイトにリンクを載せ、回答を書き出して候補者を比較します。
- 02
内定通知書を署名に回す
職種、給与、入社日をテンプレートに入力し、候補者と採用担当者に送付します。完了した通知書は完了証明書付きで戻ります。
- 03
同期入社の書類一式を一括作成
入社予定者の一覧（氏名、職種、上長、入社日）を入社チェックリストや確認書に対応付け、1人につき1つ、名前の付いたPDFを作成します。
- 04
公的な様式に入力
国税庁の扶養控除等（異動）申告書など、発行元が公開している最新の様式を開いて画面上で入力し、社内の手順に従って署名または印刷します。
- 05
申請と評価を記録
休暇申請のフォームをリンクで社員に配り、上長と本人の署名欄を設けた評価シートで、双方の確認を記録します。
- 06
共有時に個人情報を守る
給与計算や社会保険の委託先に転送する前に、マイナンバーや口座情報を墨消しし、添付ファイルではなくパスワード付きリンクで共有します。
アプリでの画面
PDFBetterでの作業例
- 種類を選んでページをクリック、またはドラッグ
- フィールド検出で、通常のPDFの枠や罫線を見つける
- 各フィールドにラベル、名前、独自のルール
フォーム作成モードのエディター。 内容はサンプルです。名前や会社名は架空のものです。
テンプレートから始める
人事・労務担当向けテンプレート
内定通知書（入社承諾書つき）
23項目 · 1ページ
採用内定を通知し、入社予定日・配属・提出書類・内定取消事由を伝える内定通知書の無料テンプレート。返送用の入社承諾書欄がついています。
休暇届（有給休暇申請書）
19項目 · 1ページ
年次有給休暇・特別休暇・代休などを申請する休暇届の無料テンプレート。休暇の種類、期間と日数、半日・時間単位の取得、引継ぎ事項と承認印欄をそろえています。
業務委託契約書（フリーランス法対応）
29項目 · 3ページ
フリーランス・事業者間取引適正化等法の明示事項（業務内容・報酬・支払期日など）をそろえた業務委託契約書の無料テンプレート。源泉徴収、著作権、再委託、秘密保持の条項つき。
秘密保持契約書（NDA）
19項目 · 2ページ
取引の検討や共同開発の前に結ぶ秘密保持契約書（NDA）の無料テンプレート。相互開示・一方開示を選べ、秘密情報の定義と例外、目的外使用の禁止、返還・破棄、有効期間を定めます。
使う前に知っておきたいこと
- 労働条件通知書は、労働者本人が希望した場合に限り、電子メールなどで交付できます（労働基準法施行規則第5条）。出力して書面にできる形式で送り、希望の記録を残してください。
- 厚生労働省の「公正な採用選考」の考え方では、本籍や家族、思想・信条など、適性と能力に関係のない事項を応募書類や面接で尋ねないことが求められます。応募フォームの質問を見直してから公開してください。
- マイナンバーは番号法により利用目的が限られ、本人確認と安全管理措置が必要です。収集や保管は給与システムなど専用の仕組みで行い、PDFBetterのフォームでは集めないでください。
- 労働者名簿や賃金台帳などの保存期間は労働基準法で定められています。完了した書類は人事システムや人事ファイルに保存し、PDFBetterだけに置かないでください。内定や解雇に関する書面は、社会保険労務士や弁護士の確認を受けることをおすすめします。
人事・労務担当のよくある質問
入社前に署名してもらえますか？
できます。署名者にはメールでリンクが届き、アカウントなしでスマートフォンやパソコンから署名できます。署名の状況を確認し、リマインダーも送れます。
扶養控除等申告書は最新の様式ですか？
公的な様式は古い複製を置くのではなく、発行元のサイトから取得しています。確実を期すなら、様式に印刷された年分や改定日を確認してください。
就業規則の確認書を全社員に一度に送れますか？
一括送信はBusinessプランに含まれます。Proでは、署名依頼を個別に送るか、表計算から入力済みの書類を作成してください。
チームでテンプレートを共有できますか？
権限付きのチーム共有ワークスペースはBusinessプランの機能です。Proではテンプレートは1つのアカウントに属します。
外国籍の方の在留カードの写しをメールで受け取ってよいですか？
在留カードの確認は原本を見て行い、写しを取る場合は社内の管理方法を決めてからにしてください。本人確認書類の画像をメールで集めると、守るべきデータが増えます。