ソリューション · 学校・大学・教育機関
学校と教育機関のためのPDF業務
学校の書類は季節ごとに巡ってきます。春は入学手続きと家庭調査票、保健調査票と緊急連絡先、校外学習や宿泊行事の前には参加同意書、ボランティアの申込、行事の参加申込、そして講座や課程の終わりには修了証。
確認済み
教育
校外学習の同意書や入学手続き、行事の申込を保護者がスマートフォンで入力できるリンクに。回答の書き出しや修了証の一括作成もできます。
- 氏名鈴木 陽太
- 1. 2x + 3 = 11x = 4
- 2. 途中式を書く
- 保護者確認鈴木 直子
手間がかかるのは作ることより集めることです。紙の用紙はくしゃくしゃで戻るか戻らず、事務職員が回答を表計算に打ち込み、先生は修了証50枚に名前を入れて一晩を使います。大学では3人の押印が必要な学内書類が、2人目のところで行方不明になります。
PDFBetterなら、保護者がスマートフォンで入力できるリンクやQRコードとしてフォームを公開し、回答を表計算に書き出し、学内書類を複数の承認者に順番に回し、名簿から修了証や通知文を一度に作成できます。
定型業務
5件の業務と、それぞれに使うツール
- 01
参加同意書をリンクやQRコードで回収
参加同意書をフォームとして公開し、学年だよりにリンクを載せるかQRコードを印刷して、誰が回答したかを確認します。一覧を書き出せば引率名簿になります。
- 02
入学・継続の手続き
条件付きの質問を使い、通学方法や前在籍校など、該当する家庭にだけ必要な項目を表示します。回答は校務支援システムに取り込むために書き出せます。
- 03
名簿から修了証を作成
氏名、講座名、日付の一覧を修了証のテンプレートに対応付け、生徒ごとのPDFか、印刷用にまとめた1つのファイルをダウンロードします。
- 04
学内書類を承認に回す
指導教員、学科長、教務の順に、それぞれの署名欄を設けて書類を回し、完了証明書を保存します。
- 05
家庭向けに翻訳・要約
日本語以外を使う家庭のために、お知らせの翻訳版を作成します。送る前に、その言語が分かる人に翻訳を確認してもらってください。
アプリでの画面
PDFBetterでの作業例
- 種類を選んでページをクリック、またはドラッグ
- フィールド検出で、通常のPDFの枠や罫線を見つける
- 各フィールドにラベル、名前、独自のルール
フォーム作成モードのエディター。 内容はサンプルです。名前や会社名は架空のものです。
テンプレートから始める
学校・大学・教育機関向けテンプレート
使う前に知っておきたいこと
- 学校で扱う個人情報は、個人情報保護法や自治体の規定の対象です。多くの教育委員会は、教職員が新しいクラウドサービスを使う前の確認手続きを定めています（文部科学省「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」）。先に情報担当の部署に確認してください。
- 子ども本人ではなく保護者に入力してもらいましょう。個人情報保護委員会のQ&Aでは、一般に12歳から15歳までの年齢以下の子どもについて、法定代理人の同意が必要とされています。
- 健康や緊急連絡の情報は、その行事に必要なものだけを集め、行事や年度が終わったら文書管理の規定に従って回答を削除してください。
- すべての家庭がスマートフォンでPDFやWebフォームに入力できるわけではありません。印刷版も用意し、障害者差別解消法の合理的配慮の観点から、スクリーンリーダーで使えるかも確認してください。
学校・大学・教育機関のよくある質問
保護者はスマートフォンで同意書に署名できますか？
できます。公開したフォームには指やマウスで書ける署名欄があり、保護者はアカウント不要です。
学校で集められる回答数は？
フォームの回答数は月あたりFree 50件、Pro 1,000件、Business 10,000件です。全校に送るフォームでは、通常ProかBusinessが必要です。
修了証を300枚まとめて作れますか？
作れます。「ExcelからPDFに入力」で表計算の1行につき1枚の修了証を作成し、{姓}-{名} のように選んだ列からファイル名を付けられます。
複数の先生で同じフォームを管理できますか？
チーム共有ワークスペースはBusinessプランの機能です。それ以外では、1つのアカウントがフォームを持ち、書き出した回答を共有します。