Lösungen · Speditionen, Transportunternehmen und Lager
PDF-Abläufe für Speditionen, Transportunternehmen und Lager
Transport läuft mit Papier, das mitreist. Frachtbriefe und Lieferscheine werden an der Rampe unterschrieben und im Führerhaus fotografiert, Frachtaufträge gehen zwischen Verladern, Speditionen und Disposition hin und her, die Aufnahme eines Frachtführers braucht Lizenz und Versicherungsnachweis, und Fahrer brauchen Abfahrtskontrollen und Schadenberichte.
Geprüft
Logistik
Säubern Sie abfotografierte Lieferscheine, stellen Sie Abrechnungsmappen zusammen, nehmen Sie Frachtführer auf und unterschreiben Sie Frachtaufträge in Minuten.
24 Dateien1 Mappe pro Sendung
- Frachtbrief-40812.pdf
- Lieferschein-40812.jpg
- Auftrag-40812.pdf
12 Mappen
Die Abrechnung wartet auf die Papiere. Eine Rechnung geht erst raus, wenn der unterschriebene Ablieferbeleg da ist, und dann ist es ein dunkles, schiefes Foto, das der Kunde ablehnt. Die Aufnahme eines Subunternehmers hängt an einer fehlenden Seite, und die Disposition tippt die Ladungsdaten in jedes Dokument neu.
PDFBetter begradigt und säubert abfotografierte Belege, macht sie durchsuchbar, stellt Abrechnungsmappen aus Rechnung und Ablieferbeleg zusammen und sammelt Unterlagen von Frachtführern und Fahrern mit Formularen und Unterschriftsanfragen ein.
Wiederkehrende Aufgaben
5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug
- 01
Lieferscheine vom Smartphone säubern
Begradigen und säubern Sie abfotografierte Lieferscheine und Frachtbriefe und wenden Sie OCR an, damit Sie nach Auftrags- und Sendungsnummern suchen können.
- 02
Abrechnungsmappen zusammenstellen
Fügen Sie Rechnung, Frachtauftrag und unterschriebenen Ablieferbeleg je Sendung zu einem PDF zusammen und komprimieren Sie es für das Portal des Kunden.
- 03
Frachtführer und Subunternehmer aufnehmen
Veröffentlichen Sie einen Aufnahmebogen mit Firmendaten, Erlaubnissen und Bankverbindung und fordern Sie im selben Zug Kopie der EU-Lizenz, Nachweis der Verkehrshaftungsversicherung und den unterschriebenen Rahmenvertrag an.
- 04
Frachtaufträge sofort unterschreiben
Unterschreiben Sie einen eingehenden Frachtauftrag im Browser und senden Sie ihn zurück, oder schicken Sie Ihren eigenen an einen Frachtführer zur Unterschrift.
- 05
Kontrollen und Fahrerberichte ablegen
Füllen Sie Abfahrtskontrollen und Schadenberichte auf dem Smartphone aus und fügen Sie die Fotos als Seiten derselben Datei hinzu.
In der App
So sieht einer davon in PDFBetter aus
- Ganze Dateien per Ziehen oder mit Pfeilen umsortieren
- Oder einzelne Seiten verschieben, drehen und entfernen
- Verarbeitet im Browser-Tab – die Dateien werden nicht hochgeladen
Zusammenstellen nutzt denselben Arbeitsbereich wie PDF zusammenfügen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
Mit einer Vorlage beginnen
Vorlagen für Speditionen, Transportunternehmen und Lager
Bestellung
68 Felder · 1 Seite
Bestellvorlage für Unternehmen: Lieferant, Lieferanschrift, Positionen mit Artikelnummer, Nettosumme und Umsatzsteuer, gewünschter Liefertermin und Unterschrift.
Fahrtenbuch
123 Felder · 1 Seite
Fahrtenbuch zum Ausfüllen mit allen Angaben, die das Finanzamt verlangt: Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Zweck, Geschäftspartner und Fahrtart. Mit Kilometersumme.
Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis)
152 Felder · 2 Seiten
Stundenzettel für einen Monat: Beginn, Ende, Pause und Arbeitsstunden pro Tag mit automatischer Summe. Geeignet als Nachweis nach Mindestlohngesetz. Als PDF ausfüllen.
Rechnung (mit 19 % und 7 % USt)
74 Felder · 2 Seiten
Rechnungsvorlage für Deutschland: alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, Umsatzsteuer zu 19 % und 7 % automatisch berechnet, Bankverbindung mit IBAN. Als PDF ausfüllen.
Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen
- Lenk- und Ruhezeiten werden mit dem Fahrtenschreiber nach der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 und der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 aufgezeichnet. Eine PDF-Checkliste hilft, ersetzt diese Aufzeichnungen aber nicht.
- Die Bedingungen des Frachtbriefs (CMR im grenzüberschreitenden Verkehr) legen meist Verlader, Frachtführer oder Recht fest. Füllen Sie die Fassung aus, die Sie bekommen, statt eine eigene zu entwerfen. PDFBetter erstellt keine elektronischen Frachtbriefe (e-CMR).
- Ein abfotografierter Beleg kann abgelehnt werden, wenn eine Unterschrift oder Plombennummer nicht lesbar ist. Gescanntes PDF wiederherstellen verbessert Kontrast und Ausrichtung, holt aber keine Details zurück, die das Foto nicht erfasst hat.
- Faxversand ist nur im Business-Plan (50 Seiten im Monat) oder mit einem Faxseitenpaket enthalten, und Ziele sind auf die USA und Kanada beschränkt. Für Faxe innerhalb Deutschlands, Österreichs oder der Schweiz ist er nicht geeignet.
Speditionen, Transportunternehmen und Lager: häufige Fragen
Können Fahrer saubere Lieferscheine ohne Scan-App schicken?
Ja. Wandeln Sie das Handyfoto mit JPG in PDF um und begradigen und säubern Sie die Seite mit Gescanntes PDF wiederherstellen, bevor Sie sie versenden.
Kann ich einen Stapel Lieferscheine nach Auftragsnummer durchsuchen?
Nach der OCR macht die Textebene Auftrags- und Sendungsnummern durchsuchbar. Handschriftliche Nummern werden schlechter erkannt als gedruckte.
Kann ich auf einmal ein Abrechnungs-PDF je Sendung erstellen?
PDF zusammenfügen im Stapel erzeugt in einem Durchlauf mehrere Dateien, eine Gruppe je Sendung, Sie müssen also nicht jede Mappe einzeln zusammenfügen.
Kann ich einen Frachtauftrag faxen?
Nur an Ziele in den USA und Kanada, mit dem Business-Plan oder einem Faxseitenpaket. Für alle anderen teilen Sie ihn per Link oder E-Mail.