Soluciones · Ayuntamientos y administraciones públicas
Flujos de PDF para ayuntamientos y administraciones públicas
El papeleo de la administración local es público por defecto y permanente por norma. Secretaría anonimiza documentos antes de darlos en acceso a información pública, los departamentos publican solicitudes de actividades, instalaciones y programas, contratación recoge la documentación de proveedores y los órganos colegiados aprueban actas que se conservan durante décadas.
Revisado
Administración pública
Anonimiza documentos antes de dar acceso a información pública, publica solicitudes que la ciudadanía rellena por enlace y firma actas y convenios.
- Metadatos eliminados
- Capas ocultas eliminadas
- JavaScript y adjuntos eliminados
Informe de limpieza listo
El tiempo se pierde tachando a mano, tecleando en hojas de cálculo solicitudes en papel y haciendo circular actas para firma por correo interno. Y los errores son públicos: un tachado que se puede copiar del PDF acaba en las noticias.
PDFBetter aplica una anonimización real que elimina el contenido bajo cada recuadro, publica formularios rellenables que la ciudadanía completa desde un enlace y envía actas y convenios para firma. Antes de nada, revisa tus requisitos de contratación y de seguridad; lee las consideraciones más abajo.
Tareas habituales
5 flujos de trabajo, cada uno con la herramienta que lo resuelve
- 01
Anonimiza antes de conceder el acceso
Busca nombres, direcciones y números de cuenta, márcalos y aplica la anonimización para que el contenido desaparezca. Aplica antes OCR a los documentos escaneados para que su texto se pueda encontrar.
- 02
Publica solicitudes que la ciudadanía pueda rellenar
Convierte una solicitud en papel de reserva de instalaciones, inscripción en actividades o programas en un formulario rellenable con enlace y código QR, y exporta las respuestas para tramitarlas.
- 03
Aprueba y firma actas y acuerdos
Envía las actas a secretaría y a la presidencia para que firmen, y añade números de página y una marca de agua como BORRADOR a las versiones sin aprobar.
- 04
Recoge la documentación de proveedores
Publica una ficha de alta de proveedor y pide los certificados de estar al corriente para que contratación lo tenga todo antes del primer pedido.
- 05
Prepara la documentación de los plenos
Une el orden del día, los informes y los anexos en un solo documento con números de página y comprímelo para publicarlo en la sede electrónica o en la web.
En la aplicación
Así se ve uno de ellos en PDFBetter
- Elige un tipo de campo y haz clic en la página, o arrástralo
- Detectar campos encuentra las casillas y líneas de un PDF plano
- Cada campo tiene su etiqueta, su nombre y sus propias reglas
El editor en modo de creación de formularios. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.
Empieza con una plantilla
Plantillas para Ayuntamientos y administraciones públicas
Acta de reunión
55 campos · 2 páginas
Plantilla de acta de reunión para empresas, comunidades de vecinos y asociaciones: asistentes, orden del día, acuerdos con votación, tareas con responsable y firmas.
Hoja de pedido a proveedor
61 campos · 1 página
Hoja de pedido a proveedores con referencias, cantidades, precios pactados y fecha de entrega. Calcula base, IVA y total y lleva la firma de quien autoriza.
Parte de incidencias
31 campos · 1 página
Parte para registrar una incidencia, avería o accidente: qué pasó, dónde y cuándo, implicados, testigos, daños, medidas tomadas y seguimiento.
Conviene saberlo antes de confiar en ello
- PDFBetter no está certificado en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) ni tiene otras certificaciones de seguridad. Si tu administración las exige para servicios en la nube, usa las herramientas del navegador (que nunca suben archivos) o consulta con informática antes de usar las funciones de cuenta.
- PDFBetter no es un registro electrónico ni una sede electrónica, y su firma no es la firma con certificado cualificado (como el DNIe o un certificado de la FNMT) que exigen muchos trámites administrativos. Úsalo para preparar documentos, no para tramitar procedimientos.
- Las webs y documentos de las administraciones deben ser accesibles (en España, Real Decreto 1112/2018). Comprueba la accesibilidad de los formularios publicados y de los documentos que cuelgues.
- Qué se anonimiza en una solicitud de acceso lo deciden la Ley 19/2013 de transparencia, la normativa autonómica y la protección de datos. Decídelo con tu asesoría jurídica; la herramienta solo elimina lo que marques.
Ayuntamientos y administraciones públicas: preguntas frecuentes
¿Se puede recuperar el texto anonimizado?
No, una vez aplicada la anonimización. El texto, las imágenes y los trazos bajo cada recuadro se eliminan del archivo. Los recuadros negros dibujados con herramientas de marcado no son anonimización.
¿Podemos anonimizar documentos escaneados?
Sí. Aplica primero OCR para poder buscar en el escaneo y después anonimiza. La zona de imagen bajo cada recuadro se elimina junto con el texto reconocido.
¿Puede la ciudadanía rellenar formularios sin cuenta?
Sí. Los formularios publicados se abren desde un enlace o un código QR e incluyen un control antibots al enviar.
¿PDFBetter cumple nuestros requisitos de seguridad para contratar?
No tiene certificación ENS, ISO 27001 ni SOC 2. Revisa las páginas de seguridad y privacidad con tu departamento de informática antes de adoptar las funciones de cuenta.