Combinar correspondencia en PDF
Combinar correspondencia de Excel a PDF
Combinar correspondencia desde Excel rellena el mismo PDF una vez por cada fila de tu hoja: diplomas para una lista de alumnos, cartas de oferta para una promoción de contrataciones, certificados para cada donante o un formulario oficial para cada cliente. Cada columna va a un campo del PDF y cada fila se convierte en su propio archivo.
Revisado
Por qué funciona
Combinar correspondencia de Excel a PDF, explicado
El PDF necesita campos rellenables para recibir los datos. Si es un PDF plano o un escaneo, añade antes los campos con «Crear PDF rellenable», que puede detectar huecos y líneas automáticamente para que los revises. Pon nombres claros a los campos: la asignación es casi automática cuando una columna apellidos se encuentra con un campo apellidos.
Las manías de Excel son la fuente habitual de sorpresas. Un código postal guardado como número pierde el cero inicial (08001 se queda en 8001), una celda de fecha es en realidad un número de serie y las fórmulas se leen con su último valor calculado. Da formato de texto a códigos postales e identificadores, y guarda el libro después de recalcular. Hasta 50 filas se generan gratis en tu navegador, sin que la hoja ni los PDF salgan de tu dispositivo. Las tandas más grandes se generan en los servidores de PDFBetter y cuentan para tus filas mensuales: 25 en Free, 500 en Pro y 5000 en Business.
Cómo hacerlo
Combinar correspondencia de Excel a PDF en 5 pasos
1Un formulario
2Escribe en los campos
3Una copia rellenada
- 1
Prepara el PDF
Abre el PDF que quieres rellenar. Si no tiene campos, añádelos con «Crear PDF rellenable» y dale a cada uno un nombre corto y claro.
- 2
Prepara el libro
Una sola fila de encabezados arriba y un registro por fila en una sola hoja. Quita filas de totales, celdas combinadas y filas vacías entre registros.
- 3
Sube el archivo y asigna columnas
Sube el XLSX y asigna cada columna a un campo. Las columnas y campos con el mismo nombre se emparejan solos; deja sin asignar las que no necesites.
- 4
Pon nombre a los archivos
Los nombres de archivo salen de una plantilla con nombres de columna entre llaves, como {apellidos}-{nombre}. {#} inserta el número de fila y {#:3} lo rellena a tres cifras (007). Los caracteres no permitidos en nombres de archivo, como barras y dos puntos, se convierten en espacios, y una fila cuya plantilla queda vacía se llama record-001, y así sucesivamente.
- 5
Revisa las filas y genera
Las filas se comprueban contra las reglas de cada campo, como obligatorios, formato de email y longitud máxima, y las que dan problemas se listan para que las corrijas en Excel. Después se genera un PDF por fila.
Empieza con una plantilla
Plantillas que encajan
Carta de oferta de empleo
32 campos · 2 páginas
Carta de oferta de trabajo con puesto, fecha de incorporación, salario bruto, jornada, modalidad, periodo de prueba y plazo para aceptar. Con firma de aceptación.
Certificado de donativo (Ley 49/2002)
14 campos · 1 página
Certificado de donativo para entidades acogidas a la Ley 49/2002: datos del donante, importe, fecha y carácter irrevocable de la donación, para su deducción.
Factura completa (España)
61 campos · 2 páginas
Factura completa con todos los datos que exige el Reglamento de facturación: NIF, numeración, IVA al 21, 10 y 4 % y retención de IRPF calculados al rellenar.
Recibo de alquiler
16 campos · 1 página
Recibo de alquiler con mes, renta, gastos repercutidos (comunidad, IBI, suministros) y retención si el inquilino es empresa. El justificante que debe dar el arrendador.
Combinar correspondencia de Excel a PDF: preguntas frecuentes
¿Necesito tener Microsoft Excel instalado?
No. Subes el archivo .xlsx y PDFBetter lo lee directamente. Sirve cualquier programa que guarde XLSX, como LibreOffice.
¿Por qué mis códigos postales han perdido el cero inicial?
Excel los guarda como números. Da formato de texto a la columna, vuelve a escribir o importar los valores y guarda antes de subirlo.
¿Cómo se escriben las fechas en el PDF?
Las celdas con formato de fecha se leen como fechas y se escriben con el formato del campo de fecha. Las fechas escritas como texto se insertan tal cual.
¿Puedo marcar casillas desde una columna?
Sí. Usa un valor coherente por columna, como Sí y No, y haz antes una prueba con tres filas para confirmar que las casillas salen como esperas.
¿Cuántas filas puedo combinar?
Hasta 50 filas se generan gratis en tu navegador, sin que la hoja ni los PDF salgan de tu dispositivo. Las tandas más grandes se generan en los servidores de PDFBetter y cuentan para tus filas mensuales: 25 en Free, 500 en Pro y 5000 en Business.
¿Puedo obtener un único PDF para imprimir?
Genera los archivos y únelos con «Unir PDF», que funciona en tu navegador.