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Solutions · Ressources humaines et gestion du personnel

Des flux PDF pour les ressources humaines

Les papiers RH suivent la vie du salarié, et le même dossier se répète à chaque arrivée : candidature, promesse d’embauche, contrat de travail, RIB, personne à prévenir, accusé de réception du règlement intérieur et des chartes, puis demandes de congés, entretiens professionnels et, un jour, les documents de fin de contrat.

Vérifié

A candidate's hand passes a clipboard across a wooden table to an interviewer in a light blue shirt, beside a laptop and stacked notebooks

RH

Gérez candidatures, promesses d’embauche, contrats de travail, formulaires cerfa, accusés de réception des règlements, demandes de congés et entretiens au même endroit.

Remplir un PDF depuis ExcelPromesses d’embauche depuis recrues.xlsxExemple

18 lignes18 promesses d’embauche

  • Promesse – L. Girard.pdf
  • Promesse – A. Haddad.pdf
  • Promesse – T. Lambert.pdf

Un ZIP, un PDF par ligne

Le temps part dans l’assemblage manuel des dossiers, la relance d’un accusé manquant avant la date d’arrivée, la saisie du même nom et de la même adresse dans cinq documents et la recherche dans la messagerie quand quelqu’un demande si un salarié a bien signé la dernière version d’une charte.

PDFBetter transforme votre promesse d’embauche et vos documents d’accueil en modèles réutilisables, les pré-remplit depuis le tableur des arrivées, recueille les signatures avec certificat de finalisation et publie des formulaires, comme les candidatures ou les demandes de congés, sur des liens que vos équipes ouvrent sur leur téléphone.

Tâches récurrentes

6 workflows, chacun avec l’outil qui le réalise

  1. 01

    Recevez les candidatures par lien

    Publiez un formulaire de candidature avec champs obligatoires et questions conditionnelles, diffusez le lien sur les sites d’emploi et exportez les réponses pour comparer les profils.

  2. 02

    Envoyez les promesses d’embauche à signer

    Remplissez le modèle avec le poste, la rémunération et la date d’entrée, puis envoyez-le au candidat et au manager. La promesse signée revient avec un certificat de finalisation.

  3. 03

    Pré-remplissez les dossiers d’une promotion d’arrivées

    Associez le tableur des nouveaux arrivants (nom, poste, manager, date d’entrée) à votre livret d’accueil et à vos accusés de réception, et obtenez un PDF nommé par personne.

  4. 04

    Remplissez les formulaires officiels

    Ouvrez le formulaire en vigueur depuis le site de l’administration, comme le cerfa du contrat d’apprentissage ou une demande d’autorisation de travail, remplissez-le à l’écran, puis signez-le ou imprimez-le selon votre procédure.

  5. 05

    Gérez demandes et entretiens

    Donnez aux équipes un lien vers le formulaire de demande de congés et utilisez des modèles d’entretien professionnel avec les signatures du manager et du salarié, pour que les deux accusés soient consignés.

  6. 06

    Protégez les données du personnel au partage

    Masquez numéro de sécurité sociale, numéro de pièce d’identité et IBAN avant de transmettre des documents à l’expert-comptable ou au prestataire de paie, et utilisez des liens protégés par mot de passe plutôt que des pièces jointes.

Dans l’application

À quoi cela ressemble dans PDFBetter

Le mode Créer un formulaire : une palette de types de champs à gauche (signature, texte, date, initiales, case à cocher, bouton radio, liste déroulante, nombre, formule) et les champs de la facture encadrés en bleu sur la page
  1. Choisissez un type de champ, puis cliquez sur la page — ou faites-le glisser
  2. Détecter les champs repère les cases et les lignes d’un PDF non interactif
  3. Chaque champ a un libellé, un nom et ses propres règles

L’éditeur en mode Créer un formulaire. Contenu d’exemple ; les noms et les sociétés sont fictifs.

Partir d’un modèle

Modèles pour Ressources humaines et gestion du personnel

Tous les modèles →

À savoir avant de s’y fier

  • Certains actes RH ont des exigences propres : la DPAE se fait en ligne avant l’embauche, le CDD doit être écrit et remis dans un délai court, et le licenciement suit une procédure avec convocation et lettre motivée. Vérifiez que votre processus les respecte. Avec PDFBetter, chaque signataire signe avec sa propre clé cryptographique et le PDF finalisé est scellé, preuves intégrées ; les signataires sont identifiés par e-mail (et un code facultatif envoyé par e-mail), pas par une pièce d’identité ni par SMS.
  • En recrutement, ne demandez que des informations en lien direct avec le poste : le Code du travail et le RGPD interdisent les questions sur la santé, la grossesse, la situation familiale, les opinions ou l’appartenance syndicale.
  • Promesses d’embauche, contrats et licenciements peuvent créer des obligations juridiques. Faites relire vos modèles par un avocat en droit social ou votre expert-comptable ; PDFBetter n’est pas un cabinet d’avocats.
  • Dossiers du personnel, informations de santé au travail et pièces d’identité se conservent souvent séparément avec des accès différents. Archivez les documents complétés dans votre SIRH, pas seulement dans PDFBetter.

Ressources humaines et gestion du personnel : questions fréquentes

Les nouveaux arrivants peuvent-ils signer avant leur premier jour ?

Oui. Ils reçoivent un lien par e-mail qui fonctionne sur mobile ou dans le navigateur, sans compte. Vous voyez qui a signé et pouvez envoyer des relances.

Le formulaire cerfa est-il la version en vigueur ?

Les formulaires officiels s’ouvrent depuis le site de l’administration au lieu d’être conservés en copies anciennes. En cas de doute, vérifiez le numéro de version indiqué sur le formulaire.

Puis-je envoyer le même accusé de réception à tout le personnel ?

L’envoi en masse est inclus dans le forfait Business. Avec Pro, envoyez des demandes individuelles ou pré-remplissez des copies depuis un tableur.

Les managers de mon équipe peuvent-ils partager des modèles ?

Les espaces de travail partagés avec rôles font partie du forfait Business. Avec Pro, les modèles appartiennent à un seul compte.

Faut-il demander une photo de la carte d’identité par e-mail ?

Mieux vaut éviter. Vérifiez l’identité selon votre procédure interne : recueillir des images de pièces d’identité par e-mail crée des données que vous devez ensuite protéger.