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Solutions · Écoles, collèges, lycées et universités

Des flux PDF pour les écoles, collèges, lycées et universités

Les établissements vivent au rythme d’une paperasse saisonnière : inscriptions et réinscriptions au printemps, fiches de renseignements et d’urgence à la rentrée, autorisations avant chaque sortie, inscriptions à la cantine et au périscolaire, et attestations ou diplômes en fin d’année ou de formation.

Vérifié

A teacher in a striped shirt lays a printed maths test on a white student desk in an empty classroom with teal chairs

Enseignement

Envoyez autorisations de sortie, inscriptions et fiches de cantine en liens à remplir sur mobile, exportez les réponses et éditez les attestations en lot.

Créer un PDF remplissableFiche d’exercices · 5e, chapitre 4Exemple
  • ÉlèveLéa M.
  • 1. 3/4 + 1/8 =7/8
  • 2. Justifier la réponse
  • Signature des parentsR. Mercier

Le coût est dans la collecte, pas dans la création. Les autorisations papier reviennent froissées ou ne reviennent pas, le secrétariat ressaisit les réponses dans des tableurs et un enseignant passe une soirée à écrire des noms sur cinquante attestations. Les universités ajoutent les conventions de stage, qui demandent trois signatures et se perdent à la deuxième.

PDFBetter publie un formulaire en lien ou QR code que les familles remplissent sur leur téléphone, exporte les réponses vers un tableur, envoie les documents à plusieurs signataires dans l’ordre et génère attestations ou courriers depuis une liste en un seul lot.

Tâches récurrentes

5 workflows, chacun avec l’outil qui le réalise

  1. 01

    Recueillez les autorisations par lien ou QR code

    Publiez l’autorisation de sortie comme formulaire, envoyez le lien par l’ENT ou le cahier de liaison, ou imprimez le QR code, et vérifiez qui a répondu. Exportez la liste pour la sortie.

  2. 02

    Gérez inscriptions et réinscriptions

    Utilisez des questions conditionnelles pour que chaque famille ne voie que ce qui la concerne, comme le transport ou la cantine, et exportez les réponses pour votre logiciel de vie scolaire.

  3. 03

    Éditez les attestations depuis une liste

    Associez un tableur de noms, de formations et de dates à un modèle d’attestation et téléchargez un PDF par élève ou un seul fichier à imprimer.

  4. 04

    Faites circuler les documents pour signature

    Envoyez une convention de stage à l’étudiant, à l’organisme d’accueil et à l’établissement dans l’ordre, chacun avec son champ de signature, et conservez le certificat de finalisation.

  5. 05

    Traduisez et résumez pour les familles

    Préparez une copie traduite d’une circulaire pour les familles qui lisent une autre langue, et faites-la relire par une personne qui maîtrise cette langue avant l’envoi.

Dans l’application

À quoi cela ressemble dans PDFBetter

Le mode Créer un formulaire : une palette de types de champs à gauche (signature, texte, date, initiales, case à cocher, bouton radio, liste déroulante, nombre, formule) et les champs de la facture encadrés en bleu sur la page
  1. Choisissez un type de champ, puis cliquez sur la page — ou faites-le glisser
  2. Détecter les champs repère les cases et les lignes d’un PDF non interactif
  3. Chaque champ a un libellé, un nom et ses propres règles

L’éditeur en mode Créer un formulaire. Contenu d’exemple ; les noms et les sociétés sont fictifs.

Partir d’un modèle

Modèles pour Écoles, collèges, lycées et universités

Tous les modèles →

À savoir avant de s’y fier

  • Les formulaires scolaires recueillent des données de mineurs protégées par le RGPD et la loi Informatique et Libertés. Dans l’enseignement public, l’usage d’un nouveau service en ligne passe souvent par le chef d’établissement et le délégué à la protection des données de l’académie : vérifiez avant de l’adopter.
  • En France, un mineur de moins de 15 ans ne peut pas consentir seul au traitement de ses données par un service en ligne : le consentement des titulaires de l’autorité parentale est requis. Faites remplir les formulaires par les responsables légaux.
  • Ne recueillez que les informations médicales et d’urgence nécessaires à l’activité, et supprimez les réponses à la fin de la sortie ou de l’année selon votre politique de conservation.
  • Toutes les familles ne peuvent pas remplir un formulaire sur téléphone. Gardez une version papier et vérifiez que les formulaires publiés fonctionnent avec les lecteurs d’écran (RGAA pour les services publics).

Écoles, collèges, lycées et universités : questions fréquentes

Les familles peuvent-elles signer une autorisation sur mobile ?

Oui. Un formulaire publié comprend un champ de signature qui fonctionne au doigt ou à la souris, et les familles n’ont pas besoin de compte.

Combien de réponses un établissement peut-il recueillir ?

Les formulaires reçoivent 50 réponses par mois avec Free, 1 000 avec Pro et 10 000 avec Business. Un formulaire envoyé à tout l’établissement nécessitera généralement Pro ou Business.

Puis-je éditer 300 attestations d’un coup ?

Oui. Remplir un PDF depuis Excel crée une attestation par ligne du tableur et nomme chaque fichier avec les colonnes de votre choix, comme {nom}-{prenom}.

Plusieurs enseignants peuvent-ils gérer le même formulaire ?

Les espaces de travail partagés font partie du forfait Business. Sinon, un compte possède le formulaire et partage les réponses exportées.