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PDFBetter
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Solutions · Bailleurs et gestionnaires locatifs

Des flux PDF pour les bailleurs et gestionnaires locatifs

La paperasse locative revient par cycles. Chaque logement vacant apporte des dossiers de candidature et des justificatifs ; chaque nouveau locataire, un bail, un état des lieux et un dépôt de garantie ; chaque mois, des quittances et des demandes d’intervention ; chaque départ, un congé, un état des lieux de sortie et la restitution du dépôt.

Vérifié

A man seen from behind repairs the frame of a balcony door in an empty white apartment, holding up a work lamp

Gestion locative

Recevez les dossiers de candidature par lien, faites signer les baux, documentez l’état des lieux avec photos et éditez les quittances de tout un immeuble d’un coup.

Remplir un PDFÉtat des lieux d’entrée · lot 3BExemple
  • Cuisine : aucun dégât
  • Salle de bains : aucun dégât
  • Détecteur de fumée testé
  • LocataireC. Roussel

L’essentiel du temps part dans la ressaisie : des candidats qui envoient des photos de leurs pièces, les informations du logement recopiées à la main dans chaque nouveau bail, et des états des lieux qui finissent en photos éparses que personne ne retrouve quand le dépôt de garantie est contesté un an plus tard.

PDFBetter vous permet de publier la fiche de candidature comme formulaire avec lien ou QR code pour l’annonce, d’enregistrer votre bail comme modèle réutilisable, de le faire signer par chaque locataire et de générer en un seul lot les quittances ou avis d’échéance de tout un immeuble à partir d’un tableur.

Tâches récurrentes

5 workflows, chacun avec l’outil qui le réalise

  1. 01

    Recevez les candidatures par lien ou QR code

    Publiez votre fiche de candidature comme formulaire en ligne, mettez le QR code sur l’annonce ou en vitrine et exportez les réponses vers un tableur pour comparer les dossiers. Le candidat n’a pas besoin de compte.

  2. 02

    Faites signer le bail à chaque locataire

    Enregistrez votre bail comme modèle avec des champs pour le loyer, les charges, les dates et le logement, remplissez-le pour chaque location et envoyez-le à chaque locataire, puis à vous. Le bail signé revient avec un certificat de finalisation.

  3. 03

    Documentez l’état des lieux d’entrée et de sortie

    Remplissez l’état des lieux sur place, ajoutez les photos de chaque pièce comme pages et faites signer le locataire. Ce même fichier vous servira au moment de restituer le dépôt de garantie.

  4. 04

    Éditez quittances et avis pour tout un immeuble

    Associez les colonnes de votre état des loyers (locataire, lot, montant, période) à un modèle de quittance ou d’avis d’échéance et obtenez un PDF par ligne, nommé avec le lot et le locataire.

  5. 05

    Gardez en ordre les pièces des prestataires

    Demandez aux artisans leur attestation d’assurance et, au-delà de 5 000 € HT, leur attestation de vigilance URSSAF, conservez les bons d’intervention signés et masquez les coordonnées bancaires avant de transmettre des factures aux propriétaires.

Dans l’application

À quoi cela ressemble dans PDFBetter

Le mode Créer un formulaire : une palette de types de champs à gauche (signature, texte, date, initiales, case à cocher, bouton radio, liste déroulante, nombre, formule) et les champs de la facture encadrés en bleu sur la page
  1. Choisissez un type de champ, puis cliquez sur la page — ou faites-le glisser
  2. Détecter les champs repère les cases et les lignes d’un PDF non interactif
  3. Chaque champ a un libellé, un nom et ses propres règles

L’éditeur en mode Créer un formulaire. Contenu d’exemple ; les noms et les sociétés sont fictifs.

Partir d’un modèle

Modèles pour Bailleurs et gestionnaires locatifs

Tous les modèles →

À savoir avant de s’y fier

  • En France, le bail d’habitation relève de la loi du 6 juillet 1989 et suit un contrat type, avec des règles sur la durée, le dépôt de garantie, la révision du loyer, les annexes obligatoires (dont le DPE) et, dans certaines villes, l’encadrement des loyers. Belgique, Suisse et Québec ont leurs propres règles. Les modèles PDFBetter sont un point de départ : faites relire votre bail par un professionnel.
  • La liste des pièces que vous pouvez demander à un candidat locataire est fixée par décret, et certaines sont interdites (relevé de compte, photo d’identité hors pièce d’identité, attestation de bonne tenue de compte…). Limitez votre formulaire à cette liste.
  • Les dossiers de candidature contiennent des données personnelles et financières protégées par le RGPD. Supprimez les réponses qui ne servent plus et masquez numéros de pièce d’identité et IBAN avant de partager un dossier avec un propriétaire.
  • La quittance est due gratuitement au locataire qui la demande. PDFBetter génère le document mais n’encaisse pas les loyers ; vos quittances doivent refléter les paiements réellement reçus.

Bailleurs et gestionnaires locatifs : questions fréquentes

Les candidats ont-ils besoin d’un compte ?

Non. Un formulaire publié s’ouvre dans n’importe quel navigateur depuis son lien ou son QR code, et chaque envoi passe un contrôle anti-robots.

Combien de candidatures puis-je recevoir ?

Le forfait Free comprend 1 formulaire publié et 50 réponses par mois ; Pro, 10 formulaires publiés et 1 000 réponses ; Business, des formulaires publiés illimités et 10 000 réponses. Si vous avez plusieurs annonces en même temps, prévoyez un formulaire publié par annonce ou un seul avec une liste déroulante des logements.

Plusieurs colocataires peuvent-ils signer le même bail séparément ?

Oui. Ajoutez chaque adulte comme destinataire avec ses propres champs de signature et choisissez s’ils signent dans un ordre fixe ou tous en même temps.

Puis-je réutiliser le bail pour chaque logement ?

Enregistrez-le comme modèle. Chaque nouveau bail part d’une copie dont les clauses restent intactes, et vous ne remplissez que les informations de la location.

Puis-je encaisser le dépôt de garantie depuis le formulaire ?

Non. Les formulaires PDFBetter ne traitent pas les paiements. Indiquez votre lien de paiement ou demandez un virement, et ne demandez jamais un numéro de carte complet dans un formulaire.