Faire une note de frais à partir de vos tickets
Passez d’une poche pleine de tickets à une note de frais à joindre à votre demande de remboursement, avec le total de chaque ticket vérifié.
Déposez vos fichiers iciRelâchez pour commencer
ou collez avec Ctrl/⌘+V
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Ce que fait l’outil
Note de frais à partir de tickets : explications
Pour faire une note de frais à partir de vos tickets, déposez jusqu’à 10 photos ou PDF ici et lancez la lecture. La date, le commerçant, le moyen de paiement, le sous-total, la TVA, le pourboire et le total de chaque justificatif sont lus, et vous choisissez une catégorie pour chacun (repas, déplacements, hébergement, carburant, parking et péages… ou la vôtre), ou appliquez la même à tous ceux qui n’en ont pas.
En savoir plus
Téléchargez la note de frais : vous obtenez un classeur Excel avec une ligne par justificatif dans l’ordre des dates (date, commerçant, catégorie, moyen de paiement, sous-total, TVA, pourboire, total, devise, nom du fichier), puis une ligne de total par devise. Les montants de devises différentes ne sont jamais additionnés ni convertis : un déplacement avec des tickets en euros et en francs suisses donne un total EUR et un total CHF. Une seconde feuille, « Contrôles », liste les contrôles.
Chaque ticket est recalculé avant d’entrer dans la note : les articles, plus la TVA quand elle n’est pas incluse dans les prix, plus un éventuel pourboire, doivent donner le total. Un ticket qui ne tombe pas juste est signalé pour que vous corrigiez d’abord la valeur mal lue, et la note le mentionne encore si vous exportez quand même.
La note de frais est un tableur, pas un envoi vers un logiciel de gestion des frais : joignez-la, ou recopiez les lignes dans le formulaire de votre entreprise. La colonne TVA reprend la TVA imprimée sur chaque ticket ; l’outil ne détermine pas si elle est récupérable. Conservez les justificatifs originaux si votre employeur ou l’administration fiscale les exige.
Comment faire
Faire une note de frais à partir de vos tickets en 4 étapes
1Votre PDF
2Poser une question ou résumer
3Des réponses qui citent les pages
- 1
Ajoutez vos tickets
Photos ou PDF d’un déplacement ou d’un mois ; jusqu’à 10 par lecture.
- 2
Lisez et contrôlez
Chaque ticket indique si ses articles, sa TVA et son pourboire donnent le total.
- 3
Choisissez les catégories
Une par ticket, ou la même pour tous ceux qui n’en ont pas.
- 4
Téléchargez la note de frais
En Excel, triée par date, avec un total par devise. Exportez à nouveau aussi souvent que nécessaire.
Exemple
Avant / après
Neuf justificatifs d’un déplacement de deux jours à Genève : train et taxi en euros, hôtel, café et dîner en francs suisses, et une photo de ticket de parking trop sombre pour être lue.
Une note de frais avec huit justificatifs triés par date, les catégories Déplacements, Hébergement et Repas, un total EUR et un total CHF, et la photo du parking signalée comme non terminée, avec une invitation à la reprendre.
Réglages et formats
Ce que vous pouvez régler
- Feuille « Note de frais »
- Date, commerçant, catégorie, moyen de paiement, sous-total, TVA, pourboire, total, devise, nom du fichier ; une ligne de total par devise.
- Feuille « Contrôles »
- Les contrôles de chaque ticket, avec les montants attendus et imprimés.
- Totaux par devise
- Le sous-total d’une ligne de total reste vide si un ticket de cette devise n’en a pas, plutôt que d’afficher une somme partielle.
Entrée
Sortie
À savoir avant de commencer
- Les devises ne sont pas converties : vous obtenez un total par devise. Appliquez vous-même le taux de change de votre entreprise.
- Les catégories sont choisies par vous ; rien n’est deviné à partir du commerçant.
- Il n’envoie rien à un logiciel de notes de frais, ne vérifie pas les plafonds de votre entreprise et ne calcule pas d’indemnités kilométriques.
- Jusqu’à 10 tickets par lecture ; au-delà, exportez puis lancez une seconde lecture.
Note de frais à partir de tickets : questions fréquentes
Que contient la note de frais ?
Une ligne par justificatif dans l’ordre des dates, avec date, commerçant, catégorie, moyen de paiement, sous-total, TVA, pourboire, total, devise et nom du fichier, une ligne de total par devise, et une feuille de contrôles.
Peut-elle convertir mes tickets dans une seule devise ?
Non. Les tickets gardent leur devise et la note totalise chaque devise séparément : aucun taux de change n’est deviné.
Puis-je utiliser mes propres catégories ?
Oui. Tapez n’importe quelle catégorie ; les suggestions ne sont qu’un point de départ.
Et si un ticket ne tombe pas juste ?
Il est signalé avec l’écart. Corrigez la valeur sur la page ; si vous exportez quand même, sa ligne dans la feuille « Contrôles » garde la trace du problème.
Puis-je y ajouter mes frais kilométriques ?
Pas dans l’outil : la note ne contient que les justificatifs lus. Ajoutez vos indemnités kilométriques dans le tableur après le téléchargement, selon le barème que vous appliquez.
Combien cela coûte-t-il ?
La lecture coûte à partir de 1 crédit IA par page lue (20 crédits IA par mois avec l’offre Free, 500 avec Pro) ; les scans et les photos utilisent aussi des pages OCR (20 par mois avec l’offre Free). Les exports sont gratuits et peuvent être refaits.
Où vont mes tickets ?
Le texte des pages est envoyé à notre fournisseur d’IA, OpenAI, dont les conditions d’utilisation de l’API excluent ces données de l’entraînement des modèles. Les fichiers sont enregistrés dans vos documents PDFBetter, où vous pouvez les supprimer.