Pasa facturas en PDF a Excel
Reúne un montón de facturas en un solo libro de Excel que puedes ordenar, filtrar y resumir por proveedor, con los totales ya comprobados.
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Qué hace
Factura PDF a Excel, explicado
Para pasar facturas a Excel, sube hasta 10 PDF, léelos y descarga Excel (.xlsx). El libro tiene tres hojas: «Facturas», con una fila por factura (archivo, proveedor, cliente, número, fecha de emisión, vencimiento, número de pedido, moneda, base imponible, descuento, portes, IVA, total, número de líneas y si cuadra); «Conceptos», con una fila por línea y el número de factura y el proveedor repetidos para que puedas filtrar; y «Comprobaciones», con cada cálculo, el valor esperado, el impreso y la diferencia.
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Las celdas tienen su tipo. Las fechas de emisión y vencimiento son fechas de Excel, así que ordenar por fecha o agrupar por meses funciona a la primera. Los importes son números con los decimales de su moneda, así que SUMAR.SI.CONJUNTO por proveedor o una tabla dinámica de gasto por mes no necesitan limpieza previa. Copiar la tabla de una factura desde el PDF suele darte texto que solo parece un número, sobre todo con importes como 1.234,56.
Antes de descargar, cada factura se comprueba: cantidad × precio unitario frente al importe de cada línea, las líneas frente a la base imponible y base − descuento + portes + IVA frente al total. Es más fácil corregir una celda aquí, viendo la cita de la que sale, que buscarla después en una hoja de cálculo.
Si vas a cargar las facturas en QuickBooks o Xero, sus archivos de importación, en esta misma página, son más cómodos que un Excel. Si tu programa de contabilidad importa hojas de cálculo, el Excel o el CSV te dan los datos para importarlos tú. Para tablas de otros PDF, PDF a Excel las copia tal cual y sin IA.
Cómo hacerlo
Pasa facturas en PDF a Excel en 4 pasos
1Tu PDF
2Convertir
3El nuevo formato
- 1
Añade las facturas en PDF
Puedes mezclar proveedores; hasta 10 por tanda.
- 2
Lee y comprueba
Cada factura tiene su pestaña con sus campos, sus líneas y la comprobación de que los números cuadran.
- 3
Elige Excel (.xlsx)
Se incluyen tus cambios. Exportar no gasta créditos, así que puedes descargar de nuevo después de más correcciones.
- 4
Analiza
Haz una tabla dinámica de la hoja de facturas por proveedor o por mes, y usa la hoja de líneas para el gasto por producto.
Ejemplo
Antes y después
Cuatro facturas de proveedores de un mismo mes en PDF: dos en EUR con IVA al 21 %, una de ellas con una línea de descuento; una en USD de un proveedor de software sin IVA; y una en MXN con IVA al 16 %.
Un libro con cuatro filas de factura cuyos totales conservan su moneda y sus decimales, sin conversiones, 23 filas de líneas y una hoja de comprobaciones donde las cuatro facturas cuadran.
Ajustes y formatos
Qué puedes ajustar
- Hoja Facturas
- Una fila por factura con fechas e importes tipados y una columna que indica «Cuadra», «No cuadra» o «Sin comprobar».
- Hoja Conceptos
- Concepto, cantidad, precio unitario, importe, moneda, la página de la que se leyó y su comprobación de línea.
- Hoja Comprobaciones
- Cada cálculo de cada factura: descripción, valor esperado, valor impreso, diferencia, resultado y cómo encajó.
- CSV en su lugar
- Una fila por factura o una por línea; separador coma, punto y coma o tabulación; fechas ISO, DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA.
Entrada
Salida
Conviene saber antes de empezar
- El libro contiene valores, no fórmulas; las sumas y las tablas dinámicas las añades tú.
- Las monedas no se convierten nunca. Las facturas en distintas monedas aparecen juntas con una columna Moneda, así que suma por moneda.
- Los importes del CSV usan punto decimal y no llevan separador de miles (1234.56). Si tu Excel está en español y no los reconoce como números, usa la descarga .xlsx o Datos > Desde el texto/CSV.
- No se reproducen el logotipo, el diseño ni las fuentes de la factura: son los datos, no una copia de la página.
- Cada archivo se lee como una factura, 10 archivos por tanda.
Factura PDF a Excel: preguntas frecuentes
¿Las fechas y los importes serán valores reales de Excel?
Sí. Las fechas son fechas de Excel que se muestran como AAAA-MM-DD (cambia el formato de número a DD/MM/AAAA si lo prefieres) y los importes son números con los decimales de su moneda.
¿Puedo tener una fila por línea de factura?
La hoja Conceptos ya lo hace, con el número de factura y el proveedor en cada fila. Si quieres un solo archivo plano, elige CSV con una fila por línea.
¿Qué significa la columna Comprobación?
«Cuadra» significa que todas las comprobaciones posibles han salido bien; «No cuadra», que al menos una ha fallado; y «Sin comprobar», que no había bastante impreso (por ejemplo, ningún total) para comprobarla.
¿Puedo corregir un valor antes de exportar?
Sí. Todos los campos y líneas se pueden editar en la página; la comprobación se repite mientras escribes y la exportación usa tus valores.
¿Cuánto cuesta?
La lectura usa desde 1 crédito de IA por página leída (el plan Free incluye 20 créditos de IA al mes y Pro, 500); los escaneos y las fotos usan además páginas de OCR (20 al mes con Free). Las exportaciones son gratis y puedes repetirlas.