Eingangsrechnungen in QuickBooks oder Xero importieren

Die QuickBooks-Datei enthält die Spalten, die Intuit für das Werkzeug „Import bills“ als Pflicht nennt: Bill no., Supplier, Bill Date, Due Date, Account, Line Amount und Line Tax Code, dazu eine Line Description. Beim Import ordnen Sie die Spalten zu und wählen dort das Datumsformat. Der Import von Intuit übernimmt keine Rabatte; eine Rechnung mit Rabatt wird daher als eine Zeile über den Rechnungsbetrag geschrieben, und die Seite sagt Ihnen, welche Rechnungen das betrifft. Die Xero-Datei folgt dem Aufbau der Xero-Importvorlage für Rechnungen (ContactName, InvoiceNumber, Reference, InvoiceDate, DueDate, Description, Quantity, UnitAmount, AccountCode, TaxType, Currency); vergleichen Sie sie mit der Vorlage, die Ihre Organisation herunterlädt, denn Vorlagen können sich ändern. Xero legt importierte Rechnungen als Entwürfe an, die Sie freigeben.

Jede Rechnung wird geprüft, bevor sie geschrieben wird: Mengen mal Preise, Positionen gegen die Nettosumme und Nettosumme − Rabatt + Versand + Steuer gegen den Rechnungsbetrag. Versand, Rabatt (Xero) und Steuer werden als eigene Zeilen angefügt, damit jede Rechnung in der Software den Rechnungsbetrag ergibt; schalten Sie die Steuerzeile ab, wenn Sie Nettobeträge importieren und die Steuer über Ihren Steuercode berechnen lassen wollen. Rechnungen ohne Lieferant, Nummer, Datum oder Rechnungsbetrag werden zurückgehalten, bis Sie die Angabe ergänzen.

QuickBooks und Xero sind in Deutschland weniger verbreitet; die beiden Importdateien sind auf deren Importmasken zugeschnitten. Nutzen Sie ein anderes Programm, das CSV mit frei zuordenbaren Spalten einliest, eignet sich eher die allgemeine CSV aus „Rechnung in Excel umwandeln“. Dies ist ein Dateiimport, keine Verbindung: PDFBetter meldet sich nicht bei QuickBooks oder Xero an. Für Bankumsätze statt Rechnungen gibt es „Kontoauszug in QuickBooks und Xero“.