PDF-Rechnungen in Excel umwandeln
Einen Stapel Rechnungen in eine Excel-Arbeitsmappe bringen, die Sie nach Lieferant sortieren, filtern und auswerten können, mit bereits geprüften Summen.
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Was es macht
Rechnung in Excel umwandeln erklärt
Um Rechnungen in Excel zu übertragen, legen Sie bis zu 10 PDFs hier ab, lesen sie aus und laden Excel (.xlsx) herunter. Die Arbeitsmappe hat drei Blätter: „Rechnungen“ mit einer Zeile pro Rechnung (Datei, Lieferant, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bestellnummer, Währung, Nettosumme, Rabatt, Versand, Steuer, Rechnungsbetrag, Anzahl Positionen und ob die Rechnung aufgeht), „Positionen“ mit einer Zeile pro Position, auf der Rechnungsnummer und Lieferant wiederholt werden, damit Sie filtern können, und „Prüfungen“ mit jeder Prüfung: erwarteter Wert, gedruckter Wert und Differenz.
Weiterlesen
Die Zellen haben echte Typen. Rechnungsdatum und Fälligkeit sind Excel-Daten, also funktionieren Sortieren nach Datum und Gruppieren nach Monat sofort. Beträge sind Zahlen mit den Nachkommastellen der Währung, sodass SUMMEWENNS nach Lieferant oder eine Pivot-Tabelle der Ausgaben pro Monat ohne Aufräumen klappen. Wer eine Rechnungstabelle aus dem PDF kopiert, bekommt dagegen meist Text, der nur wie eine Zahl aussieht.
Vor dem Download wird jede Rechnung geprüft: Menge × Einzelpreis gegen den Zeilenbetrag, die Positionen gegen die Nettosumme und Nettosumme − Rabatt + Versand + Steuer gegen den Rechnungsbetrag. Eine falsche Zelle korrigieren Sie leichter hier, wo Sie das Zitat sehen, aus dem sie stammt, als später in der Tabelle.
Wollen Sie Eingangsrechnungen in QuickBooks oder Xero übernehmen, sind die Importdateien auf derselben Seite einfacher als Excel. Für Tabellen in anderen PDFs übernimmt „PDF in Excel“ sie so, wie sie sind, ohne KI.
So geht’s
PDF-Rechnungen in Excel umwandeln in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Umwandeln
3Das neue Format
- 1
Rechnungs-PDFs hinzufügen
Mehrere Lieferanten auf einmal sind kein Problem; bis zu 10 pro Durchgang.
- 2
Auslesen und prüfen
Jede Rechnung bekommt einen Reiter mit ihren Feldern, Positionen und der Prüfung, ob die Zahlen aufgehen.
- 3
Excel (.xlsx) wählen
Ihre Korrekturen sind enthalten. Exporte verbrauchen keine Credits; laden Sie nach weiteren Korrekturen einfach erneut herunter.
- 4
Auswerten
Das Rechnungsblatt per Pivot-Tabelle nach Lieferant oder Monat auswerten; das Positionsblatt für Ausgaben pro Artikel nutzen.
Beispiel
Vorher und nachher
Vier Lieferantenrechnungen eines Monats als PDF: zwei in Euro mit 19 % USt, eine in Euro mit 7 % USt und einer Rabattzeile, eine in Schweizer Franken von einem Zulieferer aus Zürich.
Eine Arbeitsmappe mit vier Rechnungszeilen, deren Beträge ihre eigene Währung behalten (EUR und CHF nebeneinander, nichts umgerechnet), 23 Positionszeilen und ein Prüfblatt, auf dem alle vier Rechnungen „OK“ sind.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Blatt „Rechnungen“
- Eine Zeile pro Rechnung mit echten Datums- und Zahlenwerten und einer Spalte „Prüfung“: „Stimmt“, „Stimmt nicht“ oder „Nicht geprüft“.
- Blatt „Positionen“
- Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Betrag, Währung, die Seite, von der die Zeile stammt, und ihre Zeilenprüfung.
- Blatt „Prüfungen“
- Jede Prüfung pro Rechnung: Bezeichnung, erwartet, gedruckt, Differenz, Ergebnis und ein Hinweis, wie sie gepasst hat.
- CSV statt Excel
- Eine Zeile pro Rechnung oder pro Position; Komma, Semikolon oder Tabulator. Beträge stehen in der CSV immer mit Dezimalpunkt und ohne Tausendertrennzeichen (1234.56), Daten als 2026-03-31, 03/31/2026 oder 31/03/2026.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Die Arbeitsmappe enthält Werte, keine Formeln; SUMME oder Pivot-Tabellen legen Sie selbst an.
- Währungen werden nie umgerechnet. Rechnungen in verschiedenen Währungen stehen mit einer Spalte Währung nebeneinander; summieren Sie pro Währung.
- Logos, Layout und Schriften der Rechnung werden nicht übernommen: Sie bekommen die Daten, keine Kopie der Seite.
- Jede Datei wird als eine Rechnung gelesen, 10 Dateien pro Durchgang.
Rechnung in Excel umwandeln: häufige Fragen
Sind Datum und Betrag echte Excel-Werte?
Ja. Daten werden als Excel-Daten geschrieben (angezeigt als JJJJ-MM-TT; über das Zahlenformat stellen Sie TT.MM.JJJJ ein) und Beträge als Zahlen mit den Nachkommastellen der Währung.
Bekomme ich eine Zeile pro Position?
Das Positionsblatt hat genau das, mit Rechnungsnummer und Lieferant in jeder Zeile. Als einzelne flache Datei wählen Sie CSV mit einer Zeile pro Position.
Warum Excel statt CSV, wenn ich mit deutschem Excel arbeite?
In der CSV stehen Beträge immer mit Dezimalpunkt (1234.56). Deutsches Excel liest das beim Doppelklick oft als Text oder Datum. Die .xlsx-Datei speichert echte Zahlen und Daten und hat dieses Problem nicht.
Was bedeutet die Spalte „Prüfung“?
„Stimmt“ heißt: Jede Prüfung, die laufen konnte, war erfolgreich; „Stimmt nicht“ heißt: Mindestens eine ist fehlgeschlagen; „Nicht geprüft“ heißt: Es war nicht genug gedruckt (etwa kein Rechnungsbetrag), um zu prüfen.
Kann ich einen Wert vor dem Export korrigieren?
Ja. Jedes Feld und jede Zeile ist auf der Seite bearbeitbar; die Prüfung läuft beim Tippen neu, und der Export verwendet Ihre Werte.
Was kostet das?
Das Auslesen kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite (der Free-Tarif enthält 20 KI-Credits im Monat, Pro 500); Scans und Fotos verbrauchen außerdem OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif). Exporte sind kostenlos und lassen sich beliebig wiederholen.