Kontoauszug-PDF in QuickBooks oder Xero importieren
Fehlende Umsätze aus dem PDF-Auszug als Datei in Ihre Buchhaltung bringen, die deren manueller Import annimmt.
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Was es macht
Kontoauszug in QuickBooks und Xero erklärt
Wenn der automatische Bankabruf ausfällt oder nicht weit genug zurückreicht, ist der PDF-Auszug oft das einzige Dokument. Um ihn zu importieren, legen Sie das PDF hier ab, prüfen, dass er aufgeht, und laden eine OFX-Datei oder eine CSV im Format Ihrer Software herunter: QuickBooks-CSV (Date, Description, Amount) oder Xero-CSV (Date, Amount, Payee, Description, Reference). Danach nutzen Sie in QuickBooks Online oder Xero den manuellen Kontoauszug-Import und wählen das Konto.
Weiterlesen
QuickBooks und Xero sind in Deutschland weniger verbreitet. OFX ist aber ein allgemeines Format für Bankumsätze, und auch viele andere Buchhaltungs- und Haushaltsbuch-Programme lesen OFX oder CSV ein. Die OFX-Datei enthält für jeden Umsatz Datum, Betrag mit Vorzeichen, Verwendungszweck und eine feste Kennung, sodass Programme, die Kennungen prüfen, denselben Umsatz bei einem zweiten Import nicht doppelt anlegen. Kreditkartenabrechnungen werden als Kreditkartenkonto geschrieben, damit Belastungen und Zahlungen richtig herum ankommen.
Der Abgleich in der Buchhaltung ist leichter, wenn der Import schon abgeglichen ist: PDFBetter prüft vor dem Export Anfangssaldo + Eingänge − Ausgänge = Endsaldo, und Buchhaltungsformate entstehen erst, wenn jede Zeile ein Datum und einen Betrag hat.
Für QuickBooks Desktop gibt es zusätzlich eine .qbo-Datei (Web Connect). Desktop importiert eine .qbo-Datei nur, wenn sie eine von Intuit unterstützte Bank nennt; deshalb geben Sie die Intuit-ID Ihrer Bank ein: die Zahl nach <INTU.BID> in einer .qbo-Datei von der Website Ihrer Bank. QuickBooks lehnt eine unbekannte ID ab, und PDFBetter kann sie nicht für Sie prüfen. .qfx-Dateien für Quicken werden nicht erstellt.
So geht’s
Kontoauszug-PDF in QuickBooks oder Xero importieren in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Umwandeln
3Das neue Format
- 1
Kontoauszug-PDFs hinzufügen
Ein Konto nach dem anderen lässt sich am einfachsten importieren; Bank- und Kreditkartenauszüge funktionieren beide.
- 2
Abgleich prüfen
Erst wenn der Endsaldo hier stimmt, stimmt er auch in Ihrer Buchhaltung.
- 3
OFX, eine CSV-Variante oder .qbo wählen
Bei den CSV-Varianten das Datumsformat wählen, das Ihre Software beim Import verlangt; bei .qbo die Intuit-ID Ihrer Bank eingeben.
- 4
In Ihrer Software hochladen
In QuickBooks Online oder Xero das Bankkonto öffnen, den manuellen Kontoauszug-Import wählen, die Datei auswählen und bei Bedarf Spalten zuordnen. In QuickBooks Desktop über Datei > Dienstprogramme > Importieren > Web Connect-Dateien (File > Utilities > Import > Web Connect Files). In anderen Programmen den OFX- oder CSV-Import nutzen.
Beispiel
Vorher und nachher
Eine Kreditkartenabrechnung als PDF mit Buchungstag und Valuta je Umsatz, zwei Kartenzahlungen über zusammen 127,77, einer Gutschrift „Zahlung, vielen Dank 500,00 H“, „Alter Saldo 1.234,00“ und „Neuer Saldo 861,77“.
Eine OFX-Datei für ein Kreditkartenkonto mit drei Umsätzen (die zwei Belastungen negativ, die Zahlung positiv), datiert nach Buchungstag, und einem Endsaldo, der nach bestandener Prüfung dem neuen Saldo entspricht.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- OFX
- OFX 1.0.2 mit Datum, Betrag mit Vorzeichen, Verwendungszweck, festen Umsatzkennungen und Endsaldo; das Konto wird über seine letzten vier Ziffern bezeichnet.
- QuickBooks-CSV
- Drei Spalten: Date, Description, Amount (Ausgänge negativ).
- Xero-CSV
- Die Spalten der Xero-Importvorlage: *Date, *Amount, Payee, Description, Reference.
- Datumsformat
- MM/TT/JJJJ oder TT/MM/JJJJ, passend zu den Einstellungen Ihres Unternehmens.
- QuickBooks Desktop (.qbo)
- Der OFX-Auszug plus der Anmeldeblock, den Web Connect prüft (ORG, FID und INTU.BID), mit der Intuit-ID, die Sie eingeben.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Eine .qbo-Datei lässt sich in QuickBooks Desktop nur mit einer Intuit-ID importieren, die Ihre Bank tatsächlich verwendet; eine unbekannte ID lehnt QuickBooks ab, und PDFBetter kann sie nicht prüfen. Keine .qfx-Dateien für Quicken.
- Keine CAMT- oder MT940-Dateien. Programme, die nur diese Formate einlesen, können die Exporte nicht direkt übernehmen.
- Von der Kontonummer werden nur die letzten vier Ziffern gespeichert, Bankleitzahl oder BIC gar nicht; die OFX-Datei bezeichnet das Konto deshalb nur über diese vier Ziffern, und Ihre Software fragt, in welches Konto importiert wird.
- Für Buchhaltungsformate braucht jede Zeile Datum und Betrag; der Export bleibt gesperrt, bis fehlende Angaben ergänzt oder die Zeilen gelöscht sind.
- Kategorien, Gegenkonten und Steuerschlüssel werden nicht zugeordnet; das übernehmen nach dem Import die Regeln Ihrer Buchhaltungssoftware.
Kontoauszug in QuickBooks und Xero: häufige Fragen
Welche Datei ist für QuickBooks Online die richtige?
Wenn möglich OFX; die Kennungen darin helfen QuickBooks, Duplikate zu erkennen. Nehmen Sie QuickBooks-CSV, wenn Ihre Einrichtung nur einen CSV-Import mit Spaltenzuordnung anbietet.
Funktioniert das mit Xero?
Ja. Der manuelle Kontoauszug-Import von Xero nimmt OFX oder CSV an; die Option Xero-CSV verwendet die Spalten der Xero-Vorlage.
Bekomme ich eine .qbo-Datei für QuickBooks Desktop?
Ja, wenn Sie die Intuit-ID Ihrer Bank haben. Wählen Sie QuickBooks Desktop (.qbo) und geben Sie die Zahl ein, die in einer .qbo-Datei Ihrer Bank auf <INTU.BID> folgt. Wir raten die ID nicht: QuickBooks lehnt eine unbekannte ab. Ohne sie nimmt QuickBooks Online weiterhin OFX und CSV an.
Entstehen bei einem zweiten Import Duplikate?
Jeder Umsatz in OFX oder .qbo hat eine Kennung aus Datum und Betrag (eine Korrektur am Verwendungszweck ändert sie nicht), sodass Programme, die Kennungen prüfen, Wiederholungen überspringen. CSV-Importe haben keine Kennungen; prüfen Sie dann den Zeitraum, bevor Sie erneut hochladen.
Kann ich eine Kreditkartenabrechnung importieren?
Ja. Die OFX-Datei wird als Kreditkartenkonto geschrieben, mit Belastungen negativ und Zahlungen positiv, so wie QuickBooks und Xero Kartendaten erwarten.
Ich nutze weder QuickBooks noch Xero. Hilft mir das trotzdem?
Ja, wenn Ihr Buchhaltungs- oder Haushaltsbuch-Programm OFX- oder CSV-Dateien einliest; sehen Sie in dessen Importfunktion nach, welches der beiden Formate es annimmt. Programme, die nur CAMT oder MT940 lesen, können die Dateien nicht direkt übernehmen.