Rechnungen auslesen, jede Summe nachgerechnet
Bis zu zehn Rechnungen ablegen, korrigieren, was die Rechenprüfung markiert, und die Daten als Excel, CSV oder Importdatei für QuickBooks oder Xero herunterladen.
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5× ohne Konto ausprobieren. Ein kostenloses Konto enthält 20 KI-Credits pro Monat. Tarife ansehen
Was es macht
Rechnungen auslesen erklärt
Um Rechnungen auszulesen, legen Sie das PDF (oder einen Scan oder ein Foto davon) auf dieser Seite ab und starten das Auslesen. Die KI von PDFBetter liest Lieferant, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bestellnummer, Währung, jede Position (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Betrag), Nettosumme, Rabatt, Versandkosten, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag. Jeder Wert behält die Seite und den Wortlaut, aus dem er stammt; Werte, deren Zitat auf der Seite nicht zu finden ist, werden zur Prüfung markiert. Das kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite.
Weiterlesen
Danach werden die Zahlen mit einfacher Arithmetik geprüft, nicht mit KI: Menge × Einzelpreis muss in jeder Zeile den Betrag ergeben, die Positionen müssen sich zur Nettosumme addieren, und Nettosumme − Rabatt + Versand + Umsatzsteuer muss den Rechnungsbetrag ergeben, auf einen halben Cent genau. Wurde eine Zeile falsch gelesen, wird genau diese Zeile mit der Abweichung markiert. Jedes Feld und jede Zeile lässt sich im Browser korrigieren, und die Prüfung läuft beim Tippen neu.
Geht alles auf, exportieren Sie eine Excel-Arbeitsmappe (Blätter für Rechnungen, Positionen und Prüfungen), eine CSV mit einer Zeile pro Rechnung oder pro Position oder eine Importdatei für Eingangsrechnungen in QuickBooks Online oder Xero. Die Exporte entstehen in Ihrem Browser aus dem, was Sie auf dem Bildschirm sehen, einschließlich Ihrer Korrekturen, und verbrauchen keine Credits.
Ein Werkzeug, das nur Felder ausliest, liefert eine Tabelle, die auch dann richtig aussieht, wenn eine 7 als 1 gelesen wurde. Hier trägt jede Rechnung eine sichtbare Prüfung, sodass auffällt, was einen zweiten Blick braucht, bevor es in die Buchhaltung geht. Für eigene Rechnungsfelder oder andere Dokumente können Sie mit „PDF in JSON“ beliebige Felder festlegen.
So geht’s
Rechnungen auslesen, jede Summe nachgerechnet in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Umwandeln
3Das neue Format
- 1
Rechnungen hinzufügen
Bis zu 10 auf einmal: digitale PDFs, gescannte PDFs oder Fotos (JPG, PNG, HEIC). Im Free-Tarif bis 10 MB pro Datei, mit Starter 50 MB.
- 2
Auslesen
Dafür ist ein kostenloses Konto nötig. Jede Datei kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite; Fotos und Scans bekommen vorher eine Textebene.
- 3
Rechnung prüfen
Jede Rechnung zeigt, ob Positionen, Nettosumme und Rechnungsbetrag zusammenpassen. Eine rote Zeile zeigt, wo und um wie viel es abweicht.
- 4
Korrigieren und exportieren
Werte bearbeiten, Zeilen hinzufügen oder löschen, dann Excel, CSV oder eine Importdatei für QuickBooks oder Xero herunterladen.
Beispiel
Vorher und nachher
Eine einseitige Lieferantenrechnung über Bürobedarf mit zwei Positionen (2 × 50,00 € Papier, 1 × 50,00 € Toner), Nettosumme 150,00 €, Versand 10,00 €, 19 % USt 30,40 € und Rechnungsbetrag 190,40 €.
Eine Rechnungszeile mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und 190,40 € Rechnungsbetrag, zwei Positionszeilen und ein Prüfblatt, das jede Zeile, Positionen = Nettosumme und 150,00 + 10,00 + 30,40 = 190,40 als „OK“ ausweist.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Gelesene Felder
- Lieferant, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bestellnummer, Währung, Nettosumme, Rabatt, Versand, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag und Positionen.
- Rechenprüfung
- Menge × Einzelpreis = Betrag je Zeile; Positionen = Nettosumme; Nettosumme − Rabatt + Versand + Steuer = Rechnungsbetrag. Toleranz: eine halbe kleinste Währungseinheit.
- Belege
- Jeder Wert behält Seite und Zitat; Werte, deren Zitat nicht zur Seite passt, werden zur Prüfung markiert.
- Exporte
- Excel (.xlsx), CSV (pro Rechnung oder pro Position) sowie CSV-Dateien für den Rechnungsimport in QuickBooks Online und Xero.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Bis zu 10 Rechnungen pro Durchgang, und jede Datei wird als eine Rechnung gelesen. Ein PDF mit mehreren Rechnungen teilen Sie vorher mit „PDF teilen“.
- Im Free-Tarif werden die ersten 10 Seiten jeder Rechnung gelesen (bei Pro 50); weitere Seiten werden als nicht gelesen aufgeführt.
- Die Prüfung belegt, dass die gedruckten Zahlen zueinander passen, nicht dass die Rechnung richtig ist: Ein falscher Preis, der konsequent durchgerechnet ist, geht trotzdem auf. Ob die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig sind, wird nicht geprüft; Steuersätze und USt-IdNr. werden nicht validiert.
- Die Umsatzsteuer wird als ein Gesamtbetrag gelesen, nicht nach Steuersätzen (7 % und 19 %) aufgeteilt. Weist eine Rechnung mehrere Steuerbeträge aus, kontrollieren Sie den Steuerbetrag; die Summenprüfung zeigt, ob er zum Rechnungsbetrag passt.
- Gelesen wird die sichtbare Seite. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden nicht als solche verarbeitet: Eingebettete XML-Daten werden nicht ausgewertet, und reine XML-Dateien lassen sich nicht hochladen.
- Weist eine Rechnung Anzahlungen oder Teilzahlungen aus, verwendet die Prüfung den Rechnungsbetrag, nicht den Restbetrag.
- Handschriftliche Beträge, Stempel und sehr blasse Scans werden eventuell nicht gelesen; tippen Sie fehlende Werte ein.
Wenn etwas schiefgeht
Wenn etwas schiefgeht
- Eine Rechnung geht nicht auf
- Klicken Sie bei der fehlgeschlagenen Prüfung auf „anzeigen“: Die Seite springt zur betroffenen Zeile oder Summe. Meist wurde eine Ziffer falsch gelesen oder eine Zwischensummenzeile als Position erfasst; korrigieren oder löschen Sie sie, und die Prüfung wird grün.
- „Es konnte kein Text erkannt werden“
- Scan oder Foto sind für die Texterkennung zu blass, unscharf oder schief. Scannen Sie mit 300 dpi neu oder fotografieren Sie die Rechnung flacher und heller.
- Eine Zeile hat keine Menge oder keinen Einzelpreis
- Viele Rechnungen drucken nur den Betrag. Die Zeile zählt dann in der Prüfung der Nettosumme mit, hat aber keine eigene Zeilenprüfung.
Rechnungen auslesen: häufige Fragen
Welche Daten werden aus einer Rechnung ausgelesen?
Lieferant, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bestellnummer, Währung, Nettosumme, Rabatt, Versandkosten, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag und eine Tabelle der Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Betrag.
Was ist der Unterschied zu „PDF in JSON“?
„PDF in JSON“ liest beliebige Felder, die Sie selbst festlegen, mit Belegen. Dieses Werkzeug verwendet feste Rechnungsfelder, damit es sie nachrechnen kann: Es prüft jede Zeile und jede Summe und exportiert in Rechnungs- und Importlayouts.
Funktioniert das mit gescannten oder fotografierten Rechnungen?
Ja. Fotos werden in Ihrem Browser zu einem einseitigen PDF, und Seiten ohne Textebene bekommen per Texterkennung eine, bevor die KI sie liest. Dafür werden zusätzlich zu den KI-Credits OCR-Seiten verbraucht.
Was, wenn der Rabatt schon von der Nettosumme abgezogen ist?
Die Prüfung probiert die Aufbauten, die Rechnungen tatsächlich verwenden: Rabatt vor oder nach der Nettosumme, Versand innerhalb oder außerhalb, Positionspreise netto oder brutto. Sie gilt nur bei exakter Übereinstimmung als bestanden und nennt, welche Lesart gepasst hat.
Werden deutsche Zahlen und Daten richtig gelesen?
Ja. Beträge wie 1.234,56 werden als 1234,56 gelesen, und Daten wie 31.03.2026, „5. März 2026“, „3. Dez. 2026“ oder das österreichische „1. Jänner 2027“ werden zu echten Datumswerten.
Was kostet das?
Das Auslesen kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite (der Free-Tarif enthält 20 KI-Credits im Monat, Pro 500); Scans und Fotos verbrauchen außerdem OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif). Exporte sind kostenlos und lassen sich beliebig wiederholen.
Wohin geht meine Rechnung?
Der Seitentext wird an unseren KI-Anbieter OpenAI übermittelt, unter API-Bedingungen, die ihn vom Modelltraining ausschließen. Die Dateien werden in Ihren PDFBetter-Dokumenten gespeichert, wo Sie sie jederzeit löschen können.
Welche Währungen funktionieren?
Alle. Die Prüfung verwendet die kleinste Einheit der Währung (zwei Nachkommastellen bei Euro und Franken, keine bei Yen), und Beträge werden nie in eine andere Währung umgerechnet.