Belege und Kassenbons in Excel übertragen
Einen Stapel Belege in eine Tabelle bringen, mit einer Zeile pro Beleg, den Artikeln auf einem zweiten Blatt und geprüften Summen.
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Was es macht
Belege in Excel erklärt
Um Belege in Excel zu übertragen, legen Sie bis zu 10 Belege als PDF oder Foto hier ab, lesen sie aus und laden Excel (.xlsx) herunter. Das Blatt „Belege“ hat eine Zeile pro Beleg: Datei, Händler, Datum, Belegnummer, Kategorie, Zahlungsart, Währung, Zwischensumme, Steuer, ob die Steuer in den Preisen enthalten ist, Trinkgeld, Summe, Anzahl Artikel und ob der Beleg aufgeht. Das Blatt „Positionen“ listet jeden Artikel mit Menge, Einzelpreis und Betrag, „Prüfungen“ jede Prüfung.
Weiterlesen
Jeder Beleg wird nachgerechnet: Die Artikel (plus Steuer, wenn sie aufgeschlagen wird, plus Trinkgeld) müssen die Summe ergeben, und die Artikel müssen die Zwischensumme ergeben, wenn eine gedruckt ist. Belege mit Bruttopreisen, wie die meisten Kassenbons in Deutschland („inkl. MwSt.“), werden richtig behandelt: Die Steuer wird nicht doppelt gezählt. Sagt der Beleg es nicht, werden beide Lesarten probiert, und die passende wird genannt.
Kategorien bestimmen Sie: Wählen oder tippen Sie eine pro Beleg, etwa „Bewirtung“, „Reisekosten“ oder „Büromaterial“, oder setzen Sie eine Kategorie für alle Belege, die noch keine haben. Aus dem Händlernamen wird nichts erraten.
Bereiten Sie eine Spesen- oder Auslagenerstattung vor, sortiert der Export „Spesenabrechnung“ auf derselben Seite die Belege nach Datum und bildet eine Summe pro Währung.
So geht’s
Belege und Kassenbons in Excel übertragen in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Umwandeln
3Das neue Format
- 1
Belege hinzufügen
PDFs aus E-Mails, Scans oder Handyfotos; bis zu 10 pro Durchgang.
- 2
Auslesen und prüfen
Jeder Beleg bekommt seine Felder, Artikel und eine Prüfung, ob Artikel, Steuer und Trinkgeld die Summe ergeben.
- 3
Kategorien setzen
Eine Kategorie pro Beleg wählen oder eine für alle Belege ohne Kategorie eintragen.
- 4
Excel herunterladen
Oder CSV mit einer Zeile pro Beleg. Exporte sind kostenlos und enthalten Ihre Korrekturen.
Beispiel
Vorher und nachher
Sechs Belege: drei PDF-Rechnungen aus E-Mails, ein Kassenbon aus dem Supermarkt mit „Summe EUR 23,47“ und „inkl. MwSt.“ sowie zwei Handyfotos von Restaurantrechnungen mit handschriftlich ergänztem Trinkgeld.
Eine Arbeitsmappe mit sechs Belegzeilen, der Kassenbon mit „Steuer enthalten: Ja“ und ohne doppelt gezählte MwSt., und die beiden Restaurantrechnungen als „Nicht geprüft“ markiert, bis das handschriftliche Trinkgeld eingetippt ist.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Blatt „Belege“
- Händler, Datum, Belegnummer, Kategorie, Zahlungsart, Währung, Zwischensumme, Steuer, Steuer enthalten, Trinkgeld, Summe, Anzahl Artikel, Prüfung.
- Blatt „Positionen“
- Jeder Artikel mit Menge, Einzelpreis, Betrag und eigener Prüfung, wenn alle drei gedruckt sind.
- CSV
- Eine Zeile pro Beleg in Datumsreihenfolge, mit Komma, Semikolon oder Tabulator. Beträge stehen in der CSV immer mit Dezimalpunkt und ohne Tausendertrennzeichen (1234.56), Daten als 2026-03-31, 03/31/2026 oder 31/03/2026.
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Handschriftliches Trinkgeld und handschriftliche Summen werden oft nicht erkannt; tippen Sie sie ein, und die Prüfung läuft neu.
- Ein langer Kassenbon, der in Teilen fotografiert wurde, muss ein Bild pro Beleg sein; Teile werden nicht zusammengesetzt.
- Die Steuer wird als ein Betrag gelesen, nicht nach 7 % und 19 % aufgeteilt.
- Währungen werden nicht umgerechnet; jeder Beleg behält seine Währung.
- Kategorien werden nicht automatisch vergeben.
Belege in Excel: häufige Fragen
Kann ich Fotos von Belegen umwandeln, nicht nur PDFs?
Ja. JPG-, PNG- und WebP-Fotos funktionieren, HEIC, sofern Ihr Browser es öffnen kann. Jedes Foto wird in Ihrem Browser zu einem einseitigen PDF und bekommt vor dem Auslesen eine Textebene.
Wie wird die MwSt. behandelt, wenn sie in den Preisen enthalten ist?
Steht auf dem Beleg, dass die Preise die Steuer enthalten (etwa „inkl. MwSt.“ oder „enthaltene MwSt.“), wird die Steuer erfasst, aber nicht noch einmal auf die Artikel aufgeschlagen. Steht dort nichts, werden beide Lesarten probiert, und die zur Summe passende wird angezeigt.
Kann ich einen Beleg vor dem Export bearbeiten?
Ja, jedes Feld und jeder Artikel ist bearbeitbar, und die Prüfung läuft beim Tippen neu.
Was kostet das?
Das Auslesen kostet ab 1 KI-Credit pro gelesener Seite (der Free-Tarif enthält 20 KI-Credits im Monat, Pro 500); Scans und Fotos verbrauchen außerdem OCR-Seiten (20 im Monat im Free-Tarif). Exporte sind kostenlos und lassen sich beliebig wiederholen.
Wohin gehen meine Belege?
Der Seitentext wird an unseren KI-Anbieter OpenAI übermittelt, unter API-Bedingungen, die ihn vom Modelltraining ausschließen. Die Dateien werden in Ihren PDFBetter-Dokumenten gespeichert, wo Sie sie jederzeit löschen können.