Reisekostenabrechnung
Die Abrechnung einer Dienstreise für Beschäftigte, Selbständige und Vereine. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand nach den steuerlichen Pauschalen, Übernachtung und Nebenkosten stehen auf einem Blatt; Kürzungen für gestellte Mahlzeiten und ein erhaltener Vorschuss werden verrechnet.
- Felder
- 45
- Seiten
- 1
- Papier
- A4
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Geprüft
Bevor Sie beginnen
Was Sie zum Ausfüllen brauchen
- Reiseanlass, Reiseziel sowie Beginn und Ende mit Uhrzeit
- Gefahrene Kilometer mit dem privaten Pkw oder Fahrkarten
- Anzahl der Reisetage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit
- Gestellte Mahlzeiten (Frühstück im Hotel, Bewirtung)
- Belege für Übernachtung, Parken, Tickets und sonstige Kosten
Was drin ist
45 Felder, bereit zum Ausfüllen
- 30TexteingabenNamen, Adressen, Beschreibungen
- 7Datumsangabenals echtes Datum geprüft
- 6Berechnetfüllen sich aus anderen Feldern
- 2UnterschriftenUnterschrift und Initialen
7 Pflichtfelder – der Editor zeigt beim Ausfüllen, wie viele noch offen sind.
Anleitung
So füllen Sie es aus: Reisekostenabrechnung
- 1
Reisedaten eintragen
Notieren Sie Anlass, Ziel sowie Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit. Die Uhrzeiten entscheiden darüber, welche Verpflegungspauschale gilt.
- 2
Fahrtkosten erfassen
Für den privaten Pkw tragen Sie die dienstlich gefahrenen Kilometer ein; das Formular rechnet mit 0,30 € je Kilometer. Bahn- oder Flugtickets gehören in die Belegtabelle.
- 3
Verpflegungstage zählen
An- und Abreisetage sowie eintägige Reisen über acht Stunden zählen mit 14 €, volle Kalendertage mit 28 €.
- 4
Mahlzeiten abziehen
Hat der Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner Mahlzeiten gestellt, tragen Sie deren Anzahl ein. Abgezogen werden 5,60 € je Frühstück und 11,20 € je Mittag- oder Abendessen.
- 5
Belege anhängen und unterschreiben
Erfassen Sie Übernachtung und Nebenkosten mit Belegnummer, ziehen Sie einen Vorschuss ab und lassen Sie die Abrechnung freigeben. Belegfotos hängen Sie mit PDFBetter als Seiten an.
Online ausfüllen
So sieht das Ausfüllen aus
- Ausfüllen, Unterschriften anfordern und Formular erstellen sind drei Modi desselben Editors
- Beträge sind Formelfelder: Sie rechnen beim Tippen mit
- Der Feldnavigator zählt, was noch fehlt, und springt zum nächsten Feld
Gezeigt mit unserer Rechnungsvorlage. Beispielinhalt; die Namen sind frei erfunden.
Geschrieben für: Deutschland
Diese Vorlage ist ein allgemeines Muster und keine Steuerberatung. Klären Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberaterin, Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt.
Von PDFBetter verfasst, zuletzt geprüft am 17. Oktober 2026. Fehler entdeckt? Sagen Sie es uns.
Reisekostenabrechnung: häufige Fragen
Ab wann gibt es Verpflegungspauschalen?
Bei Dienstreisen im Inland ab mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Für Auslandsreisen gelten länderweise Beträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
Wie wird das Hotelfrühstück behandelt?
Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten, kürzen Sie die Verpflegungspauschale um 20 % des Tagessatzes für volle Tage, also 5,60 €. Mittag- und Abendessen kürzen um je 11,20 €.
Gibt es eine Pauschale für die Übernachtung?
Arbeitgeber dürfen bei Inlandsreisen ohne Beleg bis zu 20 € je Nacht steuerfrei erstatten. In der eigenen Steuererklärung können Sie Übernachtungskosten dagegen nur mit Beleg ansetzen.
Was gilt für andere Verkehrsmittel?
Für Motorräder, Motorroller und E-Bikes, die als Kraftfahrzeug gelten, beträgt die Kilometerpauschale 0,20 €. Ändern Sie dann den Betrag in der Zeile Fahrtkosten oder erfassen Sie die Kosten als Beleg.
Bereit, wenn Sie es sind
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