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Soluciones · Hoteles, restaurantes y espacios para eventos

Flujos de PDF para hoteles, restaurantes y espacios para eventos

El papeleo de la hostelería sigue al calendario. Los eventos y grupos necesitan contratos y menús firmados, las actividades necesitan exenciones de responsabilidad, el personal de temporada necesita candidaturas y documentación de incorporación a la vez, y la sala necesita vales regalo, recibos y partes de incidencias.

Revisado

A hotel receptionist in a burgundy jacket hands a key-card folder to a guest across a dark front desk beside a service bell

Hostelería

Firma contratos de eventos y exenciones antes de la llegada, incorpora al personal de temporada, emite vales regalo y ordena los partes de incidencias.

Creador de formularios onlineFormulario de reserva de eventoEjemplo
  • Fecha del evento14/06
  • Invitados80
  • MenúOpción B · en mesa
  • Señal: condiciones aceptadas

El punto crítico es el día de llegada. Las exenciones se firman en una carpeta en recepción, el contrato de un grupo cambia tres veces y nadie sabe qué versión aprobó el cliente, y alguien teclea los vales regalo uno a uno antes de Navidad.

PDFBetter envía contratos de eventos y exenciones para firma antes de que lleguen los clientes, publica inscripciones y candidaturas como enlaces y códigos QR, y genera vales regalo o documentos de personal en lote desde una hoja de cálculo.

Tareas habituales

5 flujos de trabajo, cada uno con la herramienta que lo resuelve

  1. 01

    Firma contratos de eventos y grupos

    Rellena tu contrato de evento con fechas, salones, menús y anticipos, envíalo al cliente y compara las revisiones para saber qué versión se aprobó.

  2. 02

    Recoge las exenciones antes de la llegada

    Publica una exención con firma obligatoria y un código QR en la confirmación de la reserva, para que los clientes firmen desde el móvil antes de llegar a recepción.

  3. 03

    Contrata e incorpora al personal de temporada

    Recibe candidaturas por enlace y prerrellena las listas de incorporación de toda la temporada desde una hoja de cálculo.

  4. 04

    Emite vales regalo en lote

    Asocia una lista de números, importes y destinatarios a una plantilla de vale regalo e imprímelos en un único archivo.

  5. 05

    Documenta las incidencias

    Rellena un parte de incidencia en el móvil, añade las fotos como páginas y pide al cliente o al testigo que firme.

En la aplicación

Así se ve uno de ellos en PDFBetter

Modo para pedir firmas: el destinatario Sam Rivera firma en orden, y un campo de firma y otro de fecha están colocados en la línea de firma del cliente
La página de firma en un móvil: el contrato con la firma de Sam Rivera y la fecha de hoy rellenadas, y un botón para terminar
  1. Los destinatarios firman en orden o todos a la vez
  2. Cada campo toma el color de la persona que lo rellena
  3. Los campos se asignan al destinatario seleccionado

Pedir firmas en el editor, y lo que ve el firmante en el móvil. Contenido de ejemplo; los nombres y las empresas son ficticios.

Empieza con una plantilla

Plantillas para Hoteles, restaurantes y espacios para eventos

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Conviene saberlo antes de confiar en ello

  • Nunca recojas números completos de tarjeta, códigos CVV ni fotos de tarjetas en PDF o formularios. Los datos de tarjeta están sujetos a PCI DSS: cobra los anticipos con tu pasarela de pago y pon en los documentos solo su enlace o una referencia.
  • En España, el registro de viajeros se comunica por los cauces oficiales del Ministerio del Interior. PDFBetter no envía esos partes; úsalo para el resto de documentos.
  • Una exención de responsabilidad no ampara la negligencia propia y tiene límites claros frente a consumidores y con menores. Haz revisar tu texto por un profesional.
  • Los datos de alergias y salud de un formulario de inscripción son sensibles. Pide solo lo que necesita el evento y borra las respuestas después.

Hoteles, restaurantes y espacios para eventos: preguntas frecuentes

¿Pueden los clientes firmar una exención desde un código QR?

Sí. Cada formulario publicado tiene un enlace y un código QR, y los clientes pueden firmar con el dedo en su móvil.

¿Podemos cobrar los anticipos de eventos en PDFBetter?

No. Los formularios y documentos no procesan pagos. Pon el enlace de tu pasarela de pago en el contrato o en el email de confirmación.

¿Cuántas exenciones podemos recoger al mes?

Las respuestas a formularios son 50 al mes en Free, 1000 en Pro y 10.000 en Business.

¿Puede tener cada vale regalo un número único?

Sí. Pon los números en una columna de la hoja de cálculo y asóciala al campo de número del vale, o usa el marcador {#} con el número de fila en los nombres de archivo.