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Mehrere PDFs fortlaufend nummerieren

Dateien ordnen, Präfix, Startnummer und Stellenzahl festlegen und jede PDF fortlaufend nummeriert herunterladen, samt Protokoll der ersten und letzten Nummer je Datei.

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Was es macht

PDFs fortlaufend nummerieren (Bates) erklärt

Um die Seiten mehrerer PDFs fortlaufend zu nummerieren, legen Sie die Dateien ab, bringen sie in die Reihenfolge der Akte, wählen ein Präfix (etwa ein Aktenzeichen oder Mandantenkürzel), die Startnummer und die Stellenzahl und wenden die Nummerierung an. Jede Seite erhält eine eindeutige Nummer wie AKT000001, und jede Datei setzt dort fort, wo die vorige endete. Alles läuft in Ihrem Browser, vertrauliche Unterlagen verlassen Ihr Gerät also nicht.

Weiterlesen

Im angloamerikanischen Prozess heißt das Bates-Nummerierung; hierzulande braucht man es für Datenräume bei einer Due Diligence, für Vergabeunterlagen, Prüfungen und umfangreiche Schriftsatzanlagen: Jede Seite trägt eine feste Kennung, die sich zitieren lässt, und eine fehlende Seite fällt sofort auf. Bei 40 Dateien in einem Durchgang beginnt die zweite bei AKT000046, weil die erste bei AKT000045 endet; ein CSV-Protokoll nennt die erste und letzte Nummer jeder Datei.

Für Anlagen statt Seiten begrenzen Sie den Bereich auf Seite 1 jeder Datei und wählen das Präfix „Anlage K “ und 0 Stellen: Jede Datei erhält auf ihrer ersten Seite ihre Anlagennummer, K 1, K 2 und so weiter, in Ihrer Reihenfolge (für die Beklagtenseite entsprechend „Anlage B “). Präfix und Suffix verstehen außerdem {date} und {filename}; Nummern werden mit Nullen auf die gewählte Stellenzahl aufgefüllt (6 ergibt 000123) und nie abgeschnitten.

Das ist keine einfache Paginierung: „Seitenzahlen einfügen“ beginnt in jedem Dokument neu und kann „Seite 3 von 12“; hier läuft die Nummer ohne Unterbrechung durch alle Dateien. Gerichte, Vergabestellen oder Datenraumbetreiber können eigene Vorgaben machen; prüfen Sie diese vor dem Einreichen.

So geht’s

Mehrere PDFs fortlaufend nummerieren in 5 Schritten

  1. 1Ihr PDF

  2. 2Markierung festlegen

  3. 3Auf jeder Seite

  1. 1

    PDFs hinzufügen

    Legen Sie eine oder mehrere Dateien ab. Sie werden im Browser gelesen; nichts wird hochgeladen.

  2. 2

    In Aktenreihenfolge bringen

    Ziehen Sie die Dateien in die richtige Reihenfolge. Die Nummerierung läuft von oben nach unten.

  3. 3

    Format festlegen

    Geben Sie ein Präfix und bei Bedarf ein Suffix, die Startnummer und die Stellenzahl ein, zum Beispiel AKT, 1 und 6 für AKT000001.

  4. 4

    Position und Seiten wählen

    Wählen Sie Ecke oder Rand, Größe und Abstand und bei Bedarf einen Seitenbereich, der in jeder Datei gilt.

  5. 5

    Dateien und Protokoll herunterladen

    Laden Sie jede nummerierte PDF einzeln oder alle als ZIP herunter, dazu die CSV-Datei mit erster und letzter Nummer je Datei.

Beispiel

Vorher und nachher

Vorher

Drei PDFs für einen Datenraum: ein Vertrag mit 45 Seiten, ein E-Mail-Export mit 12 Seiten und eine Rechnung mit 3 Seiten, ohne jede Nummerierung.

Nachher

Seiten mit AKT000001–AKT000045, AKT000046–AKT000057 und AKT000058–AKT000060 in Schwarz, 9 pt, unten rechts gestempelt, dazu ein CSV-Protokoll mit einer Zeile je Datei.

Einstellungen & Formate

Was Sie steuern können

Präfix und Suffix
Freier Text vor und nach der Nummer; {date} und {filename} werden je Datei ersetzt.
Beginnen bei
Die Nummer der ersten nummerierten Seite der ersten Datei. Um eine bestehende Reihe fortzusetzen, tragen Sie die nächste Nummer ein.
Stellen
Auffüllen mit Nullen: 6 macht aus 123 die 000123. Längere Nummern werden vollständig gedruckt.
Position
Oben oder unten; links, mittig oder rechts.
Seiten je Datei
Alle Seiten oder ein Bereich wie 2-, der in jeder Datei gilt. Mit 1 wird nur die erste Seite jeder Anlage gestempelt. Seiten außerhalb verbrauchen keine Nummer.
Größe, Farbe und Abstand
Schriftgröße in Punkt, Textfarbe und Abstand zum Seitenrand.
Dateinamen
Den Namen jeder Datei mit „-bates“ behalten oder nach ihrem Nummernbereich benennen, etwa AKT000001-AKT000045.pdf.

Eingabe

PDF

Ausgabe

PDFCSV

Gut zu wissen, bevor Sie loslegen

  • Die Nummern werden in den Seiteninhalt geschrieben und lassen sich später nicht umnummerieren; zum Ändern beginnen Sie wieder mit den unnummerierten Dateien.
  • Vorhandene Nummern oder Fußzeilen werden nicht erkannt. Steht in der gewählten Ecke schon etwas, überlagert die Nummer es; wählen Sie eine andere Position oder einen größeren Abstand.
  • Jeder Stempel ist eine Zeile (Präfix, Nummer, Suffix). Eine zweite Zeile wie „VERTRAULICH“ braucht einen zweiten Durchgang mit „Kopf- und Fußzeile in PDF einfügen“.
  • Sehr große Bestände hängen vom Arbeitsspeicher des Browsers ab und sind auf 20 Dateien je Durchgang begrenzt. Teilen Sie sie auf mehrere Durchgänge auf und beginnen Sie jeden mit der angezeigten nächsten Nummer.
  • PDFBetter prüft nicht, ob das Format den Vorgaben eines Gerichts, einer Vergabestelle oder eines Datenraums entspricht; halten Sie sich an deren Regeln.
  • Chinesische, japanische oder koreanische Zeichen in Präfix oder Suffix brauchen eine Teilschrift von Google Fonts: Übertragen werden nur diese Zeichen, nie die PDF. Ohne Verbindung erscheinen sie als „?“.
  • Passwortgeschützte PDFs müssen vorher entsperrt werden.
Wenn etwas schiefgeht
Die zweite Datei beginnt wieder bei 1.
Fügen Sie alle Dateien im selben Durchgang und in der richtigen Reihenfolge hinzu. Haben Sie getrennt nummeriert, tragen Sie unter „Beginnen bei“ die nächste Nummer ein, die nach dem vorigen Durchgang angezeigt wurde.
Die Nummer verschwindet hinter einer Fußzeile oder einem Logo.
Wählen Sie eine andere Position oder vergrößern Sie den Abstand zum Rand.
Beim Öffnen der CSV fehlen die führenden Nullen.
Tabellenprogramme machen aus 000123 beim Erraten des Spaltentyps 123. Importieren Sie die Datei als Text oder verwenden Sie ein Präfix, dann bleibt die Nummer erhalten.

PDFs fortlaufend nummerieren (Bates): häufige Fragen

Was ist eine Bates-Nummer?

Eine eindeutige Kennung auf jeder Seite eines Dokumentenbestands, meist ein Präfix mit einer durch Nullen aufgefüllten Zahl wie AKT000123. So lässt sich jede Seite genau zitieren und prüfen, ob eine Seite fehlt.

Kann ich mehrere PDFs in einer Folge nummerieren?

Ja. Fügen Sie alle hinzu und ordnen Sie sie; jede Datei setzt nach der letzten Nummer der vorigen fort. Das CSV-Protokoll nennt erste und letzte Nummer jeder Datei.

Wie nummeriere ich Anlagen K 1, K 2 …?

Stellen Sie „Seiten je Datei“ auf 1, das Präfix auf „Anlage K “, die Stellen auf 0 und die Position auf oben rechts. Gestempelt wird nur die erste Seite jeder Datei, in Ihrer Reihenfolge.

Wie setze ich eine bestehende Nummerierung fort?

Tragen Sie unter „Beginnen bei“ die Nummer nach der zuletzt vergebenen ein. Nach jedem Durchgang zeigt das Werkzeug die nächste Nummer an.

Kann der Stempel Datum oder Dateinamen enthalten?

Ja. Verwenden Sie {date} oder {filename} in Präfix oder Suffix: „{filename}_“ ergibt Vertrag_000001 für Vertrag.pdf, und {date} wird zum heutigen Datum im Format JJJJ-MM-TT.

Werden meine Dateien hochgeladen?

Nein. Die Nummerierung läuft in Ihrem Browser, und die Dateien verlassen Ihr Gerät nicht.

Brauche ich ein Konto?

Nein. Das Werkzeug ist ohne Konto kostenlos, bis zu 20 Dateien je Durchgang.

Ist das dasselbe wie Seitenzahlen einfügen?

Nein. Seitenzahlen beginnen in jedem Dokument neu; die fortlaufende Nummer läuft durch alle Dateien. Für „Seite 3 von 12“ nutzen Sie „Seitenzahlen einfügen“.

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