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Serienbrief als PDF

Seriendruck aus Excel in PDF-Formulare

Ein Seriendruck aus Excel füllt dasselbe PDF für jede Zeile Ihrer Tabelle: Teilnahmebescheinigungen für eine Kursliste, Arbeitsverträge für neue Mitarbeitende, Bestätigungen für alle Spender oder ein Formular pro Mandant. Jede Spalte wird einem Feld im PDF zugeordnet, jede Zeile wird eine eigene Datei.

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Geprüft

Warum es funktioniert

Seriendruck von Excel in PDF erklärt

Das PDF braucht ausfüllbare Felder. Ist Ihr Dokument ein flaches PDF oder ein Scan, fügen Sie zuerst mit „Ausfüllbares PDF erstellen“ Felder hinzu; Lücken und Linien werden dabei automatisch zur Prüfung erkannt. Benennen Sie Felder klar – trifft eine Spalte nachname auf ein Feld nachname, ordnet sich fast alles von selbst zu.

Überraschungen kommen meist von Excel-Eigenheiten: Eine als Zahl gespeicherte Postleitzahl wie 01067 verliert ihre führende Null, eine Datumszelle ist intern eine fortlaufende Zahl, und Formelzellen werden mit ihrem zuletzt berechneten Wert gelesen. Formatieren Sie PLZ und Kennnummern als Text und speichern Sie die Mappe nach dem Neuberechnen. Durchläufe mit bis zu 50 Zeilen entstehen kostenlos in Ihrem Browser; Tabelle und PDFs verlassen Ihr Gerät nicht. Größere Durchläufe laufen auf den Servern von PDFBetter und zählen zu Ihren monatlichen Tabellenzeilen: 25 bei Free, 500 bei Pro und 5.000 bei Business.

So geht’s

Seriendruck aus Excel in PDF-Formulare in 5 Schritten

  1. 1Ein Formular

  2. 2In die Felder tippen

  3. 3Eine ausgefüllte Kopie

  1. 1

    PDF vorbereiten

    Öffnen Sie das PDF, das ausgefüllt werden soll. Hat es keine Felder, fügen Sie sie mit „Ausfüllbares PDF erstellen“ hinzu und geben Sie jedem einen kurzen, klaren Namen.

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    Arbeitsmappe vorbereiten

    Eine Kopfzeile oben, ein Datensatz pro Zeile, alles auf einem Blatt. Entfernen Sie Summenzeilen, verbundene Zellen und Leerzeilen zwischen den Datensätzen.

  3. 3

    Hochladen und zuordnen

    Laden Sie die XLSX-Datei hoch und ordnen Sie jede Spalte einem Feld zu. Gleichnamige Spalten und Felder werden automatisch verknüpft; nicht benötigte Spalten lassen Sie frei.

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    Dateinamen festlegen

    Dateinamen entstehen aus einer Vorlage mit Spaltennamen in geschweiften Klammern, etwa {nachname}-{vorname}. {#} fügt die Zeilennummer ein, {#:3} füllt sie auf drei Stellen auf (007). In Dateinamen unzulässige Zeichen wie Schrägstriche und Doppelpunkte werden zu Leerzeichen, und eine Zeile mit leerem Ergebnis heißt record-001 usw.

  5. 5

    Zeilen prüfen und erzeugen

    Die Zeilen werden gegen die Feldregeln geprüft – Pflichtfelder, E-Mail-Format, Höchstlängen –, und Problemzeilen werden aufgelistet, damit Sie sie in Excel korrigieren. Dann entsteht ein PDF pro Zeile.

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Passende Vorlagen

Seriendruck von Excel in PDF: häufige Fragen

Muss Microsoft Excel installiert sein?

Nein. Sie laden die .xlsx-Datei hoch, PDFBetter liest sie direkt. Jedes Programm, das XLSX speichert, etwa LibreOffice, funktioniert.

Warum haben meine Postleitzahlen die führende Null verloren?

Excel speichert sie als Zahl. Formatieren Sie die Spalte als Text, geben Sie die Werte neu ein oder importieren Sie sie erneut und speichern Sie vor dem Hochladen.

Wie werden Datumsangaben ins PDF geschrieben?

Als Datum formatierte Zellen werden als Datum gelesen und im Format des Datumsfelds geschrieben, etwa TT.MM.JJJJ. Als Text eingegebene Daten werden genau so übernommen.

Kann ich Kontrollkästchen aus einer Spalte setzen?

Ja. Nutzen Sie einen einheitlichen Wert pro Spalte, etwa Ja und Nein. Testen Sie zuerst mit drei Zeilen, ob die Häkchen wie erwartet erscheinen.

Wie viele Zeilen kann ich verarbeiten?

Durchläufe mit bis zu 50 Zeilen entstehen kostenlos in Ihrem Browser; Tabelle und PDFs verlassen Ihr Gerät nicht. Größere Durchläufe laufen auf den Servern von PDFBetter und zählen zu Ihren monatlichen Tabellenzeilen: 25 bei Free, 500 bei Pro und 5.000 bei Business.

Kann ich ein einziges PDF zum Drucken bekommen?

Erzeugen Sie die Dateien und fügen Sie sie mit „PDF zusammenfügen“ zusammen – das läuft in Ihrem Browser.