Lösungen · Hotels, Gastronomie und Eventlocations
PDF-Abläufe für Hotels, Gastronomie und Eventlocations
Die Papierarbeit in Hotellerie und Gastronomie folgt dem Kalender. Veranstaltungen und Gruppen brauchen unterschriebene Verträge und Bankettvereinbarungen, Aktivitäten brauchen Teilnahmeerklärungen, Saisonkräfte brauchen Bewerbungen und Einstellungsunterlagen auf einen Schlag, und der Betrieb braucht Gutscheine, Quittungen und Vorfallberichte.
Geprüft
Gastgewerbe
Lassen Sie Veranstaltungsverträge und Teilnahmeerklärungen vor der Anreise unterschreiben, stellen Sie Saisonkräfte ein und erstellen Sie Gutscheine in Serie.
- Datum14.06.
- Gäste80
- MenüMenü B · gesetzt
- Anzahlungsregeln akzeptiert
Der Engpass ist der Anreisetag. Teilnahmeerklärungen werden an der Rezeption auf einem Klemmbrett unterschrieben, der Vertrag einer Gruppe ändert sich dreimal und niemand weiß, welche Fassung der Kunde freigegeben hat, und vor Weihnachten tippt jemand Gutscheine einzeln.
PDFBetter versendet Veranstaltungsverträge und Teilnahmeerklärungen zur Unterschrift, bevor die Gäste kommen, veröffentlicht Anmeldungen und Bewerbungen als Links und QR-Codes und erzeugt Gutscheine oder Personalunterlagen in Serie aus einer Tabelle.
Wiederkehrende Aufgaben
5 Abläufe, jeweils mit dem passenden Werkzeug
- 01
Veranstaltungs- und Gruppenverträge unterschreiben
Füllen Sie Ihren Veranstaltungsvertrag mit Daten, Räumen, Menüs und Anzahlungen aus, senden Sie ihn an den Kunden und vergleichen Sie die Fassungen, um zu wissen, welche freigegeben wurde.
- 02
Teilnahmeerklärungen vor der Anreise einsammeln
Veröffentlichen Sie eine Teilnahmeerklärung mit Pflichtunterschrift und einem QR-Code in der Buchungsbestätigung, damit Gäste vor der Ankunft am Smartphone unterschreiben.
- 03
Saisonkräfte einstellen und einarbeiten
Nehmen Sie Bewerbungen per Link an und füllen Sie die Einstellungsunterlagen der ganzen Saison aus einer Tabelle vor.
- 04
Gutscheine in Serie erstellen
Verknüpfen Sie eine Liste mit Nummern, Beträgen und Empfängern mit einer Gutscheinvorlage und drucken Sie alle aus einer einzigen Datei.
- 05
Vorfälle dokumentieren
Füllen Sie einen Vorfallbericht auf dem Smartphone aus, fügen Sie Fotos als Seiten hinzu und lassen Sie Gast oder Zeugen unterschreiben.
In der App
So sieht einer davon in PDFBetter aus
- Empfänger unterschreiben nacheinander oder alle gleichzeitig
- Felder tragen die Farbe der Person, die sie ausfüllt
- Felder gehen an den ausgewählten Empfänger
Unterschriften anfordern im Editor – und was Unterzeichnende auf dem Smartphone sehen. Beispielinhalt; Namen und Firmen sind frei erfunden.
Mit einer Vorlage beginnen
Vorlagen für Hotels, Gastronomie und Eventlocations
Gut zu wissen, bevor Sie sich darauf verlassen
- Sammeln Sie nie vollständige Kartennummern, Prüfziffern oder Fotos von Karten in PDFs oder Formularen. Kartendaten unterliegen PCI DSS: Ziehen Sie Anzahlungen über Ihren Zahlungsanbieter ein und nennen Sie in den Dokumenten nur dessen Link oder eine Referenz.
- Ausländische Gäste müssen in Beherbergungsbetrieben weiterhin einen Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz ausfüllen. Den führen Sie in Ihrem Hotelsystem; PDFBetter ersetzt ihn nicht.
- Eine Haftungsfreistellung schließt die Haftung für Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit durch eigenes Verschulden gegenüber Verbrauchern nicht aus (§ 309 Nr. 7 BGB), und bei Minderjährigen gelten weitere Grenzen. Lassen Sie Ihren Text fachkundig prüfen.
- Das Gastgewerbe ist eine Branche nach § 2a SchwarzArbG: Beschäftigte müssen vor Arbeitsbeginn sofort gemeldet werden, und der Nachweis der Arbeitsbedingungen braucht die Schriftform. Allergie- und Gesundheitsangaben in Anmeldeformularen sind sensibel; fragen Sie nur ab, was die Veranstaltung braucht.
Hotels, Gastronomie und Eventlocations: häufige Fragen
Können Gäste eine Teilnahmeerklärung über einen QR-Code unterschreiben?
Ja. Jedes veröffentlichte Formular hat einen Link und einen QR-Code, und Gäste unterschreiben mit dem Finger auf ihrem Smartphone.
Können wir Anzahlungen für Veranstaltungen über PDFBetter einziehen?
Nein. Formulare und Dokumente wickeln keine Zahlungen ab. Setzen Sie den Link Ihres Zahlungsanbieters in den Vertrag oder die Bestätigungs-E-Mail.
Wie viele Teilnahmeerklärungen können wir im Monat einsammeln?
Formularantworten sind im Free-Plan auf 50 im Monat begrenzt, in Pro auf 1.000 und in Business auf 10.000.
Kann jeder Gutschein eine eigene Nummer haben?
Ja. Tragen Sie die Nummern in eine Tabellenspalte ein und verknüpfen Sie sie mit dem Nummernfeld des Gutscheins, oder nutzen Sie den Platzhalter {#} für die Zeilennummer in Dateinamen.