Importar un extracto bancario en PDF en QuickBooks o Xero
Lleva a tu programa de contabilidad los movimientos que faltan a partir del extracto en PDF, en un archivo que admite su importación manual.
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Qué hace
Extracto bancario a QuickBooks y Xero, explicado
Cuando la conexión bancaria falla o no llega tan atrás como necesitas, el extracto en PDF suele ser el único registro disponible. Para importarlo, sube el PDF, confirma que cuadra y descarga un archivo OFX o un CSV con las columnas que pide tu programa: QuickBooks CSV (Date, Description, Amount) o Xero CSV (*Date, *Amount, Payee, Description, Reference), con las cabeceras en inglés que esperan esos programas. Después, usa la importación manual de extractos de QuickBooks Online o Xero y elige la cuenta.
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El OFX es el formato más aceptado. Es el estándar de descarga bancaria que leen QuickBooks Online, Xero, Quicken, GnuCash y la mayoría de las apps de presupuestos, y lleva la fecha, el importe con signo, el concepto y un identificador estable de cada movimiento, así que importar dos veces el mismo archivo no duplica movimientos en los programas que comprueban ese identificador. Los extractos de tarjeta se escriben como cuenta de tarjeta de crédito, para que compras y pagos entren en el sentido correcto.
QuickBooks y Xero se usan sobre todo en Estados Unidos, Reino Unido y otros países de habla inglesa, y en algunas empresas de Latinoamérica; en España, muchos programas de contabilidad importan Excel o CSV. Si el tuyo no es ninguno de los dos, prueba primero el OFX si lo admite o el CSV de la página Extracto bancario a CSV, con las columnas que necesites.
Conciliar en contabilidad es más fácil si la importación ya está cuadrada: PDFBetter comprueba saldo inicial + abonos − cargos = saldo final antes de exportar, y los formatos contables solo se generan cuando todas las filas tienen fecha e importe. Para QuickBooks Desktop también se genera un archivo .qbo (Web Connect), que solo se importa si nombra un banco admitido por Intuit: escribe el ID de Intuit de tu banco, el número que sigue a <INTU.BID> en un .qbo descargado de su web. QuickBooks rechaza un ID que no reconoce y PDFBetter no puede comprobarlo por ti. No se generan archivos .qfx de Quicken.
Cómo hacerlo
Importar un extracto bancario en PDF en QuickBooks o Xero en 4 pasos
1Tu PDF
2Convertir
3El nuevo formato
- 1
Sube los extractos en PDF
Lo más sencillo es importar una cuenta cada vez; sirven tanto extractos de cuenta como de tarjeta.
- 2
Comprueba el cuadre
El saldo final tiene que coincidir aquí antes de que coincida en tu contabilidad.
- 3
Elige OFX, un CSV o .qbo
En los CSV, elige el formato de fecha que te pide el programa al importar; para .qbo, escribe el ID de Intuit de tu banco.
- 4
Impórtalo en tu programa
En QuickBooks Online o Xero, abre la cuenta bancaria, elige la importación manual de extractos, selecciona el archivo y asigna las columnas si te lo pide. En QuickBooks Desktop, usa Archivo > Utilidades > Importar > Archivos Web Connect (File > Utilities > Import > Web Connect Files).
Ejemplo
Antes y después
Un extracto de tarjeta de crédito en PDF con «Saldo anterior 1.234,00», el importe del pago mínimo, dos compras, un pago a la tarjeta de 500,00 y «Nuevo saldo 861,77».
Un OFX de tarjeta de crédito con tres movimientos (las dos compras en negativo y el pago en positivo), fechados por la fecha de operación, y un saldo final que coincide con el nuevo saldo después de pasar la comprobación.
Ajustes y formatos
Qué puedes ajustar
- OFX
- OFX 1.0.2 con fechas, importes con signo, conceptos, identificadores estables de movimiento y el saldo final; la cuenta se identifica por sus cuatro últimos dígitos.
- QuickBooks CSV
- Tres columnas con cabecera en inglés: Date (fecha), Description (concepto) y Amount (importe, con los cargos en negativo).
- Xero CSV
- Las columnas de la plantilla de extractos de Xero: *Date, *Amount, Payee, Description, Reference.
- Formato de fecha
- MM/DD/AAAA o DD/MM/AAAA, según la configuración de tu empresa en el programa.
- QuickBooks Desktop (.qbo)
- El extracto OFX más el bloque de inicio de sesión que comprueba Web Connect (ORG, FID e INTU.BID), con el ID de Intuit que escribas.
Entrada
Salida
Conviene saber antes de empezar
- Un archivo .qbo solo se importa en QuickBooks Desktop con un ID de Intuit que tu banco use de verdad; QuickBooks rechaza uno que no reconoce y PDFBetter no puede verificarlo. No se generan archivos .qfx para Quicken.
- Tampoco se generan ficheros Norma 43 (Cuaderno 43), el formato bancario que importan muchos programas de contabilidad en España; usa Excel, CSV u OFX según lo que admita el tuyo.
- Del número de cuenta o del IBAN solo se conservan los cuatro últimos dígitos, así que el OFX identifica la cuenta solo por ellos; tu programa te preguntará en qué cuenta importar.
- Los formatos contables necesitan fecha e importe en cada fila; la exportación se bloquea hasta que completes o elimines las filas a las que les falten.
- No se asignan categorías, beneficiarios ni códigos de impuestos; eso lo hacen las reglas de tu programa de contabilidad después de importar.
Extracto bancario a QuickBooks y Xero: preguntas frecuentes
¿Qué archivo elijo para QuickBooks Online?
El OFX si puedes: lleva identificadores que ayudan a QuickBooks a detectar duplicados. Usa QuickBooks CSV si tu configuración solo ofrece un paso de asignación de columnas CSV.
¿Funciona con Xero?
Sí. La importación manual de extractos de Xero acepta OFX o CSV; la opción Xero CSV usa las columnas de su plantilla.
¿Puedo obtener un archivo .qbo para QuickBooks Desktop?
Sí, si tienes el ID de Intuit de tu banco. Elige QuickBooks Desktop (.qbo) y escribe el número que sigue a <INTU.BID> en un .qbo que haya emitido tu banco. No adivinamos el ID: QuickBooks rechaza uno que no reconoce. Sin él, QuickBooks Online sigue aceptando OFX y CSV.
¿Importar dos veces creará duplicados?
Cada movimiento del OFX o del .qbo tiene un identificador basado en su fecha e importe (corregir el concepto no lo cambia), así que los programas que lo comprueban omiten los repetidos. Las importaciones CSV no llevan identificador; revisa el rango de fechas antes de volver a subir.
¿Puedo importar un extracto de tarjeta de crédito?
Sí. El OFX se escribe como cuenta de tarjeta de crédito, con las compras en negativo y los pagos en positivo, que es como QuickBooks y Xero esperan los datos de tarjeta.
Mi programa de contabilidad no es QuickBooks ni Xero
Si admite OFX, usa el OFX. Si importa hojas de cálculo, exporta a Excel o a CSV con punto y coma, coma decimal y una sola columna de importe con signo, y asigna las columnas Fecha, Concepto e Importe en el asistente de importación.