PDF in PDF/A umwandeln
Erhalten Sie eine Archivkopie in PDF/A-2b oder PDF/A-3b, die heute und in zwanzig Jahren gleich aussieht.
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Was es macht
PDF in PDF/A umwandeln erklärt
PDF/A ist die für die Langzeitarchivierung genormte PDF-Variante (ISO 19005). Eine PDF/A-Datei enthält alles, was sie zur Anzeige braucht: ihre Schriften, ein Farbprofil und Metadaten, die angeben, welchem Teil der Norm sie folgt. Was später nicht mehr funktionieren könnte, ist verboten: JavaScript, Aktionen, die Programme starten, und Verschlüsselung. Behörden, Gerichte, Hochschulen und Archive verlangen PDF/A häufig bei Einreichung oder Übergabe von Dokumenten.
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Die Umwandlung schreibt die Struktur der Datei neu, nicht ihre Seiten: Inhalte, Bilder und Transparenzen bleiben unverändert. Nicht eingebettete Schriften werden durch Schriften mit gleichen Zeichenbreiten ersetzt (Liberation Sans, Serif und Mono statt Helvetica/Arial, Times und Courier), der Text verschiebt sich also nicht. JavaScript, Skript- und Startaktionen, ausgeblendete Anmerkungen und Kommentare ohne feste Darstellung werden entfernt; die übrigen Anmerkungen werden druckbar gestellt, und ein sRGB-Ausgabeprofil sowie PDF/A-Kennzeichnungsmetadaten kommen hinzu.
Wählen Sie fast immer PDF/A-2b. PDF/A-3b brauchen Sie, wenn Anhänge in der Datei bleiben müssen, etwa das XML einer ZUGFeRD-Rechnung: PDF/A-3 behält Anhänge als verknüpfte Dateien, PDF/A-2b entfernt sie. Nach dem Schreiben öffnen wir die Datei erneut und prüfen die Kennzeichnung und die angewendeten Regeln. Das ist unsere eigene Prüfung, keine unabhängige Validierung mit veraPDF.
So geht’s
PDF in PDF/A umwandeln in 4 Schritten
1Ihr PDF
2Umwandeln
3Das neue Format
- 1
PDF hochladen
Geschützte PDFs öffnen Sie mit ihrem Kennwort. Die PDF/A-Kopie hat kein Kennwort, weil die Norm keine Verschlüsselung erlaubt.
- 2
Stufe wählen
Meist PDF/A-2b; PDF/A-3b, wenn Anhänge in der Datei bleiben müssen.
- 3
Umwandeln
Die Datei wird auf unseren Servern verarbeitet; Sie sehen, was geändert wurde, zum Beispiel welche Schriften eingebettet wurden.
- 4
PDF/A herunterladen
Die Datei heißt wie das Original mit dem Zusatz „-pdfa“. Bewahren Sie das Original auf, falls Sie Skripte oder Anhänge noch brauchen.
Beispiel
Vorher und nachher
Ein zwölfseitiger Vertrag aus einer Web-Anwendung mit nicht eingebetteter Helvetica, einer JavaScript-Schaltfläche „Drucken“ und einer angehängten CSV-Datei.
Eine PDF/A-2b-Datei mit eingebetteter Liberation Sans statt Helvetica, ohne Skript und Anhang, mit sRGB-Profil und PDF/A-2b-Metadaten; die Seiten sehen gleich aus.
Einstellungen & Formate
Was Sie steuern können
- Stufe
- PDF/A-2b (ISO 19005-2, Darstellung bleibt erhalten, Anhänge werden entfernt) oder PDF/A-3b (ISO 19005-3, Anhänge bleiben als verknüpfte Dateien).
Eingabe
Ausgabe
Gut zu wissen, bevor Sie loslegen
- Die Konformität wird mit unseren eigenen Prüfungen der PDF/A-Kennzeichnung und -Regeln kontrolliert, nicht unabhängig mit veraPDF oder der Preflight-Prüfung von Acrobat validiert.
- Erzeugt werden nur PDF/A-2b und PDF/A-3b; PDF/A-1b sowie die Stufen „a“ (barrierefrei) und „u“ (Unicode) gibt es nicht.
- Nicht eingebettete Schriften lassen sich nur für Helvetica/Arial, Times/Times New Roman und Courier/Courier New ersetzen. Jede andere fehlende Schrift (Symbol, ZapfDingbats, asiatische Schriften) bricht die Umwandlung mit ihrem Namen ab.
- PDFs mit CMYK-Farben ohne Farbprofil oder mit RGB und CMYK ohne Profile werden abgelehnt; Farben werden nicht umgerechnet.
- Digital signierte PDFs werden abgelehnt, weil das Neuschreiben die Signatur ungültig machen würde: erst umwandeln, dann signieren.
- In der Kopie fehlen JavaScript, Skriptaktionen, ausgeblendete Anmerkungen, Kommentare ohne feste Darstellung, XFA-Formulare und bei PDF/A-2b auch Anhänge.
Wenn etwas schiefgeht
Wenn etwas schiefgeht
- Fehler „Diese Schriften sind nicht eingebettet“
- Exportieren Sie das PDF aus der Ursprungsanwendung erneut mit eingebetteten Schriften (in Word die Option „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“) und wandeln Sie es dann um.
- Fehler „CMYK-Farben ohne Farbprofil“
- Die Datei wurde für den Druck vorbereitet. Exportieren Sie sie in RGB oder mit einem PDF/X-Ausgabeprofil, das das CMYK-Profil enthält.
- Ein Portal lehnt die Datei weiterhin ab
- Prüfen Sie sie mit dem kostenlosen veraPDF, um die verletzte Regel zu sehen, und schreiben Sie unserem Support. Manche Portale verlangen PDF/A-1b, das wir nicht erzeugen.
PDF in PDF/A umwandeln: häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-2b und PDF/A-3b?
Beide sichern zu, dass die Seiten künftig gleich angezeigt werden. PDF/A-3b erlaubt zusätzlich Anhänge beliebiger Art, die mit dem Dokument verknüpft sind, etwa das XML einer ZUGFeRD-Rechnung. PDF/A-2b erlaubt keine Anhänge, sie werden entfernt.
Sieht mein PDF danach anders aus?
In der Regel nicht, denn die Seiteninhalte werden nicht neu gezeichnet. Text in nicht eingebetteter Helvetica, Times oder Courier erscheint in einer Schrift mit gleichen Zeichenbreiten, Zeilenumbrüche bleiben also; die Buchstabenformen weichen leicht ab.
Ist das Ergebnis validiert?
Wir öffnen die Datei erneut und prüfen PDF/A-Kennzeichnung, Ausgabeprofil, Schriften, Farbräume, Skripte und Anmerkungen. Das ist unsere eigene Prüfung; wird ein Prüfbericht verlangt, nutzen Sie veraPDF.
Kann ich ein kennwortgeschütztes PDF umwandeln?
Ja, nach Eingabe des Kennworts. PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung, die Kopie hat also kein Kennwort; schützen Sie stattdessen den Archivspeicher.
Warum wird mein digital signiertes PDF abgelehnt?
Jedes Neuschreiben einer signierten Datei macht die Signatur ungültig. Wandeln Sie das unsignierte Dokument in PDF/A um und signieren Sie dann die PDF/A-Datei.
Funktioniert das mit gescannten PDFs?
Ja. Scans sind Bilder, die PDF/A unverändert übernimmt. Führen Sie zuerst die PDF-Texterkennung (OCR) aus, wenn die Archivkopie durchsuchbar sein soll.