ソリューション · ホテル・旅館・飲食店・イベント会場
宿泊・飲食・イベントのためのPDF業務
宿泊や飲食の書類は、繁忙期のカレンダーに合わせて山を迎えます。宴会や団体予約には契約書と料理・会場の詳細、アクティビティには参加同意書、繁忙期のアルバイトには応募書類と入社書類を一度に、フロントには商品券、領収書、事故報告書。
確認済み
宿泊・飲食
宴会や団体の契約書、アクティビティの同意書をお客様の到着前に署名で回収。繁忙期のスタッフの入社書類や商品券の作成、事故報告も整えます。
- 開催日6月14日
- 人数80名
- 料理Bコース・着席
- 予約金の規定に同意
負担が集中するのは到着日です。同意書をロビーのクリップボードで書いてもらい、団体の契約書は3回変わってどの版でお客様が承認したのか誰にも分からず、年末の前には支配人が商品券を1枚ずつ作っています。
PDFBetterは、宴会の契約書や参加同意書をお客様の到着前に署名に回し、参加申込やスタッフの応募フォームをリンクとQRコードで公開し、表計算から商品券やスタッフの書類を一括で作成します。
定型業務
5件の業務と、それぞれに使うツール
- 01
宴会・団体の契約書に署名
日程、会場、料理、内金を宴会契約書に入力してお客様に送り、修正版を比較して、どの版が承認されたかを把握します。
- 02
到着前に同意書を回収
必須の署名付きの参加同意書を公開し、予約確認にQRコードを載せて、お客様がフロントに着く前にスマートフォンで署名できるようにします。
- 03
繁忙期のスタッフを採用・受け入れ
応募をリンクで受け付け、そのシーズンに採用した全員分の入社チェックリストを表計算から入力済みで作成します。
- 04
商品券を一括発行
券番号、金額、宛名の一覧を商品券のテンプレートに対応付け、1つにまとめたファイルで印刷します。
- 05
事故を記録
事故報告書にスマートフォンで入力し、写真をページとして加え、お客様や目撃者に署名してもらいます。
アプリでの画面
PDFBetterでの作業例
- 受信者は順番に、または同時に署名
- フィールドは記入する人の色で表示
- 選択中の受信者にフィールドを割り当て
エディターの署名依頼と、署名者のスマートフォンに表示される画面。 内容はサンプルです。名前や会社名は架空のものです。
テンプレートから始める
ホテル・旅館・飲食店・イベント会場向けテンプレート
使う前に知っておきたいこと
- PDFやフォームでカード番号やセキュリティコード、カードの写真を集めないでください。割賦販売法ではカード情報の適切な管理が求められ、PCI DSSの対象にもなります。内金は決済サービスで受け取り、書類にはリンクや受付番号だけを載せてください。
- 自社で発行する商品券は、資金決済法の前払式支払手段に当たる場合があり、基準日の未使用残高が一定額を超えると届出などが必要です。有効期限が6か月以内のものは対象外とされるなど条件があるので、発行前に確認してください。
- 消費者契約法では、事業者の故意や重大な過失による損害の責任をすべて免除する条項は無効とされます。参加同意書の文面は専門家に確認してください。アレルギーや健康の情報は、その行事に必要なものだけを尋ね、終了後に回答を削除してください。
- 短期のアルバイトでも労働条件通知書の交付が必要で、外国籍の方を雇う場合は在留カードで就労の可否を確認し、外国人雇用状況の届出を行います。
ホテル・旅館・飲食店・イベント会場のよくある質問
お客様はQRコードから同意書に署名できますか？
できます。公開したフォームにはすべてリンクとQRコードがあり、お客様はスマートフォンに指で署名できます。
PDFBetterで内金を受け取れますか？
受け取れません。フォームや書類は決済を扱いません。契約書や確認メールに決済サービスのリンクを載せてください。
月に何件の同意書を集められますか？
フォームの回答数は月あたりFree 50件、Pro 1,000件、Business 10,000件です。
商品券ごとに固有の番号を付けられますか？
付けられます。番号を表計算の列に入れて商品券の番号欄に対応付けるか、ファイル名に行番号の {#} を使ってください。