Validez de la firma electrónica · Colombia
¿Es válida la firma electrónica en Colombia?
Revisado
En resumen
Sí, por regla general. La Ley 527 de 1999 establece que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información por estar en un mensaje de datos, y que el requisito de firma se cumple con un método que identifique al firmante y sea confiable y apropiado para el propósito del mensaje. El Decreto 2364 de 2012 desarrolla la firma electrónica y permite a las partes acordar el método. La firma digital, emitida por una entidad de certificación acreditada ante el ONAC, tiene presunciones más fuertes. La compraventa de inmuebles y otros actos solemnes siguen exigiendo escritura pública.
La ley
Leyes aplicables
- 1999Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales
Art. 5: no se negarán efectos jurídicos a la información por estar en forma de mensaje de datos. Art. 6: un mensaje de datos satisface el requisito de constar por escrito si es accesible para su posterior consulta. Art. 7: el requisito de firma se cumple con un método que identifique al iniciador y sea confiable y apropiado. Art. 28: la firma digital tiene la misma fuerza que la firma manuscrita si reúne los atributos legales.
Fuente: funcionpublica.gov.co
- 2012Decreto 2364 de 2012, por el cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica
Define la firma electrónica, establece que cumple el requisito de firma cuando es confiable y apropiada, y permite que las partes acuerden el método. Hoy está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
Fuente: funcionpublica.gov.co
Normalmente se puede firmar electrónicamente
- Contratos comerciales, órdenes de compra y contratos de suministro
- Contratos de trabajo y otrosíes, que el Código Sustantivo del Trabajo no somete a una forma especial
- Contratos de arrendamiento de vivienda y local comercial
- Contratos de prestación de servicios, acuerdos de confidencialidad y cotizaciones aceptadas
- Actas internas, autorizaciones de tratamiento de datos personales y paz y salvos
Excepciones y requisitos adicionales
- Actos que exigen escritura pública ante notario, como la compraventa de inmuebles, la constitución de hipotecas o las capitulaciones matrimoniales
- Testamentos, que son actos solemnes con formalidades propias ante notario y testigos
- Actos para los que una norma exige firma digital o una forma especial
- Títulos valores, como el pagaré, cuya versión electrónica suele requerir mecanismos específicos de firma o de custodia
- Trámites ante la DIAN y otras entidades públicas, que usan sus propios sistemas de firma
En la práctica
Lo que conviene saber
Con PDFBetter, cada firmante firma con su propia clave criptográfica: su navegador genera una clave ECDSA P-256 que nunca sale de su dispositivo y firma con ella una declaración que vincula la huella SHA-256 del documento con exactamente lo que introdujo, y la autoridad de certificación de PDFBetter certifica esa clave. Cada PDF completado y su certificado de finalización llevan un sello digital PAdES y, cuando el servicio está disponible, un sello de tiempo RFC 3161 independiente: si cambia un solo byte, los lectores de PDF lo muestran, y las pruebas van integradas en el propio archivo. Antes de firmar, cada firmante acepta firmar electrónicamente, y un registro de auditoría encadenado por hash guarda cada apertura, consentimiento, firma y rechazo con fecha, hora y dirección IP. Quien envía puede exigir un código de 6 cifras enviado por email en cualquier plan, o un código de acceso en Pro y Business. Las pruebas de las firmas completadas se conservan 7 años, aunque quien envía borre su cuenta.
En Colombia se distingue entre firma electrónica, que puede ser cualquier método confiable y apropiado acordado por las partes, y firma digital, basada en un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada ante el ONAC. En PDFBetter cada firmante firma con su propia clave criptográfica y el PDF completado queda sellado, pero no es una firma digital: si un documento la requiere, necesitas una entidad de certificación acreditada.
Los firmantes se identifican por su email (y un código opcional enviado por email), no con documentos de identidad ni SMS. No hay verificación por teléfono ni preguntas de identidad, y PDFBetter no es un prestador de servicios de certificación acreditado: no emite certificados como la e.firma del SAT ni la firma digital de una entidad acreditada ante el ONAC. El sello digital del PDF completado es de PDFBetter, no de los firmantes, y su certificado procede de la autoridad de certificación propia de PDFBetter, que aún no figura en la lista de confianza de Adobe: Acrobat muestra su identidad como no verificada, aunque la detección de cambios funciona igualmente. Si una norma exige una firma con certificado acreditado, o la intervención de un notario o de testigos, usa un procedimiento que la proporcione.
Esta página resume lo que establecen en general las normas, con enlaces a los textos oficiales. PDFBetter no es un despacho de abogados: para un documento importante o poco habitual, consulta con un abogado o notario del país donde se vaya a usar.
Las pruebas que te da PDFBetter
Cada firmante firma con su propia clave criptográfica, y el PDF completado lleva un sello digital PAdES y un sello de tiempo independiente, con las pruebas integradas: consentimiento registrado, huella SHA-256 del documento, registro de auditoría encadenado con hashes y certificado de finalización. El proceso está diseñado según los requisitos técnicos de la firma electrónica avanzada (artículo 26 del Reglamento eIDAS): una clave única por firmante, bajo su control exclusivo, vinculada al documento de modo que cualquier cambio se detecta. Los firmantes se identifican por su email (y un código opcional enviado por email), no con documentos de identidad ni SMS. No es una firma cualificada.
Firma electrónica en Colombia: preguntas frecuentes
¿Es legal la firma electrónica en Colombia?
Sí. La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 reconocen la firma electrónica cuando el método es confiable y apropiado para el propósito del documento. Para la mayoría de contratos no se exige una forma especial.
¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?
La firma digital se basa en un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada ante el ONAC y se presume que cumple los atributos de la firma manuscrita. La firma electrónica es un concepto más amplio: su validez depende de que el método sea confiable y apropiado.
¿Puedo firmar un contrato de trabajo electrónicamente en Colombia?
En general sí. El contrato de trabajo puede celebrarse verbalmente o por escrito, y la versión escrita puede firmarse electrónicamente. Guarda el registro de auditoría y el certificado de finalización.
¿Se puede comprar un inmueble con firma electrónica?
La compraventa de inmuebles requiere escritura pública ante notario y su registro. La promesa de compraventa también debe cumplir requisitos de forma propios, así que conviene revisarla con un abogado.
¿PDFBetter ofrece firma digital certificada?
No. Cada firmante firma con su propia clave criptográfica, certificada por la autoridad de certificación propia de PDFBetter, y el PDF completado lleva un sello digital y un sello de tiempo independiente que delatan cualquier cambio. Pero no es una firma digital de una entidad de certificación acreditada ante el ONAC.