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Solutions · Hôtels, restaurants et lieux de réception

Des flux PDF pour les hôtels, restaurants et lieux de réception

Les papiers de l’hôtellerie-restauration suivent le calendrier. Événements et groupes demandent des contrats et des menus signés, les activités demandent des décharges, les saisonniers arrivent tous en même temps avec leurs candidatures et leurs dossiers d’embauche, et la salle a besoin de bons cadeaux, de reçus et de rapports d’incident.

Vérifié

A hotel receptionist in a burgundy jacket hands a key-card folder to a guest across a dark front desk beside a service bell

Hôtellerie-restauration

Faites signer contrats d’événement et décharges avant l’arrivée, recrutez les saisonniers, éditez des bons cadeaux en lot et documentez chaque incident en PDF.

Créateur de formulaires en ligneRéservation d’événementExemple
  • Date de l’événement14/06
  • Convives80
  • MenuFormule B · à table
  • Acompte : CGV acceptées

Le point critique, c’est le jour d’arrivée. Les décharges se signent sur un classeur à la réception, le contrat d’un groupe change trois fois et personne ne sait quelle version le client a approuvée, et quelqu’un saisit les bons cadeaux un par un avant Noël.

PDFBetter envoie contrats d’événement et décharges à signer avant l’arrivée des clients, publie inscriptions et candidatures en liens et QR codes, et génère bons cadeaux ou documents du personnel en lot depuis un tableur.

Tâches récurrentes

5 workflows, chacun avec l’outil qui le réalise

  1. 01

    Faites signer contrats d’événement et de groupe

    Remplissez votre contrat d’événement avec dates, salons, menus et acomptes, envoyez-le au client et comparez les versions pour savoir laquelle a été approuvée.

  2. 02

    Recueillez les décharges avant l’arrivée

    Publiez une décharge avec signature obligatoire et un QR code dans la confirmation de réservation, pour que les clients signent sur leur téléphone avant d’arriver à la réception.

  3. 03

    Recrutez et accueillez les saisonniers

    Recevez les candidatures par lien et pré-remplissez les dossiers d’accueil de toute la saison depuis un tableur.

  4. 04

    Éditez des bons cadeaux en lot

    Associez une liste de numéros, de montants, de bénéficiaires et de dates de validité à un modèle de bon cadeau et imprimez-les dans un seul fichier.

  5. 05

    Documentez les incidents

    Remplissez un rapport d’incident sur mobile, ajoutez les photos comme pages et faites signer le client ou le témoin.

Dans l’application

À quoi cela ressemble dans PDFBetter

Le mode Faire signer : le destinataire Sam Rivera signe dans l’ordre, et un champ de signature et un champ de date sont placés sur la ligne de signature du client
La page de signature sur un téléphone : le contrat avec la signature de Sam Rivera et la date du jour remplies, et un bouton Terminer
  1. Les destinataires signent dans l’ordre ou tous en même temps
  2. Chaque champ prend la couleur de la personne qui le remplit
  3. Les champs vont au destinataire sélectionné

Faire signer dans l’éditeur, et ce que voit le signataire sur son téléphone. Contenu d’exemple ; les noms et les sociétés sont fictifs.

Partir d’un modèle

Modèles pour Hôtels, restaurants et lieux de réception

Tous les modèles →

À savoir avant de s’y fier

  • Ne recueillez jamais de numéros de carte complets, de cryptogrammes ni de photos de cartes dans un PDF ou un formulaire. Les données de carte relèvent de la norme PCI DSS : encaissez les acomptes avec votre solution de paiement et ne mettez dans les documents que son lien ou une référence.
  • En France, les hôtels font remplir une fiche individuelle de police aux clients étrangers, avec des règles propres de contenu et de conservation. PDFBetter ne transmet pas ces fiches aux autorités ; utilisez-le pour vos autres documents.
  • Une décharge ne couvre pas votre propre faute et ne peut pas écarter la responsabilité pour un dommage corporel ; face à un consommateur, les clauses limitatives sont souvent jugées abusives. Faites relire votre texte par un professionnel.
  • Les informations d’allergies et de santé recueillies à l’inscription sont sensibles. Pour les menus, l’information sur les 14 allergènes majeurs reste obligatoire. Ne demandez que ce dont l’événement a besoin et supprimez les réponses ensuite.

Hôtels, restaurants et lieux de réception : questions fréquentes

Les clients peuvent-ils signer une décharge depuis un QR code ?

Oui. Chaque formulaire publié a un lien et un QR code, et les clients peuvent signer au doigt sur leur téléphone.

Peut-on encaisser les acomptes d’événement dans PDFBetter ?

Non. Les formulaires et documents ne traitent pas les paiements. Mettez le lien de votre solution de paiement dans le contrat ou dans l’e-mail de confirmation.

Combien de décharges pouvons-nous recueillir par mois ?

Les formulaires reçoivent 50 réponses par mois avec Free, 1 000 avec Pro et 10 000 avec Business.

Chaque bon cadeau peut-il avoir un numéro unique ?

Oui. Mettez les numéros dans une colonne du tableur et associez-la au champ numéro du bon, ou utilisez le marqueur {#} avec le numéro de ligne dans les noms de fichiers.