Convertir des factures PDF en Excel
Réunissez une pile de factures dans un seul classeur Excel à trier, filtrer et croiser par fournisseur, avec des totaux déjà vérifiés.
Déposez vos fichiers iciRelâchez pour commencer
ou collez avec Ctrl/⌘+V
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Ce que fait l’outil
Facture PDF en Excel : explications
Pour passer des factures dans Excel, déposez jusqu’à 10 PDF ici, lancez la lecture et téléchargez Excel (.xlsx). Le classeur a trois feuilles : « Factures », une ligne par facture (fichier, fournisseur, client, numéro, date de facture, date d’échéance, bon de commande, devise, total HT, remise, frais de port, TVA, total TTC, nombre de lignes et résultat du contrôle) ; « Lignes », une par ligne d’article, avec le numéro de facture et le fournisseur répétés pour filtrer ; et « Contrôles », avec pour chacun le montant attendu, le montant imprimé et l’écart.
En savoir plus
Les cellules sont typées. Les dates de facture et d’échéance sont de vraies dates Excel : trier par date ou regrouper par mois fonctionne tout de suite. Les montants sont des nombres avec les décimales de la devise : un SOMME.SI.ENS par fournisseur ou un tableau croisé dynamique des achats par mois ne demandent aucun nettoyage. Un copier-coller depuis le PDF donne le plus souvent du texte qui ressemble à des nombres, surtout avec l’espace des milliers de 1 234,56.
Avant le téléchargement, chaque facture est contrôlée : quantité × prix unitaire face au montant de chaque ligne, les lignes face au total HT, et total HT − remise + port + TVA face au total TTC. Une cellule fausse se corrige plus facilement ici, à côté de la citation dont elle vient, que plus tard dans un tableur.
Pour saisir des factures fournisseurs dans un logiciel de comptabilité, les fichiers QuickBooks et Xero de la même page sont plus simples qu’Excel. Pour les tableaux d’autres PDF, « PDF en Excel » les recopie tels quels, sans IA.
Comment faire
Convertir des factures PDF en Excel en 4 étapes
1Votre PDF
2Convertir
3Le nouveau format
- 1
Ajoutez les factures PDF
Plusieurs fournisseurs à la fois, sans problème ; jusqu’à 10 par lecture.
- 2
Lisez et contrôlez
Chaque facture a son onglet avec ses champs, ses lignes et un contrôle des calculs.
- 3
Choisissez Excel (.xlsx)
Vos corrections sont incluses. Les exports ne consomment pas de crédits : téléchargez à nouveau après d’autres corrections.
- 4
Analysez
Croisez la feuille « Factures » par fournisseur ou par mois ; utilisez la feuille « Lignes » pour les achats par produit.
Exemple
Avant / après
Quatre factures fournisseurs de mars en PDF : deux en euros avec TVA à 20 %, dont une avec une ligne de remise, une en francs suisses avec TVA à 8,1 %, et une en dollars américains sans TVA.
Un classeur avec quatre lignes de facture dont chaque total garde sa devise et ses décimales, 23 lignes d’articles, et une feuille de contrôles où les quatre factures tombent juste.
Réglages et formats
Ce que vous pouvez régler
- Feuille « Factures »
- Une ligne par facture, dates et montants typés, et une colonne « Contrôle » : « Concorde », « Ne concorde pas » ou « Non vérifié ».
- Feuille « Lignes »
- Désignation, quantité, prix unitaire, montant, devise, page d’origine et contrôle de la ligne.
- Feuille « Contrôles »
- Chaque contrôle par facture : libellé, attendu, imprimé, écart, résultat et une note sur la façon dont il a concordé.
- CSV à la place
- Une ligne par facture ou par article ; virgule, point-virgule ou tabulation ; dates ISO, JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA.
Entrée
Sortie
À savoir avant de commencer
- Le classeur contient des valeurs, pas de formules ; ajoutez vous-même vos SOMME ou tableaux croisés.
- Les devises ne sont jamais converties. Les factures en devises différentes sont côte à côte avec une colonne de devise : totalisez par devise.
- Logos, mise en page et polices de la facture ne sont pas reproduits : ce sont les données, pas une copie de la page.
- Chaque fichier est lu comme une seule facture, 10 fichiers par lecture.
Facture PDF en Excel : questions fréquentes
Les dates et les montants seront-ils de vraies valeurs Excel ?
Oui. Les dates sont des dates Excel affichées AAAA-MM-JJ (passez au format JJ/MM/AAAA si vous préférez) et les montants des nombres avec les décimales de la devise.
Puis-je avoir une ligne par article ?
La feuille « Lignes » le fait déjà, avec le numéro de facture et le fournisseur sur chaque ligne. Pour un seul fichier à plat, choisissez le CSV avec une ligne par article.
Que signifie la colonne « Contrôle » ?
« Concorde » : tous les contrôles possibles ont réussi. « Ne concorde pas » : au moins un a échoué. « Non vérifié » : la facture n’a pas pu être contrôlée faute de montants imprimés (pas de total, par exemple).
Le CSV s’ouvre mal dans Excel en français
Le CSV écrit les montants avec un point décimal (1234.56), qu’Excel configuré en français peut prendre pour du texte. Pour travailler dans Excel, téléchargez plutôt le classeur .xlsx, dont les montants sont de vrais nombres ; gardez le CSV pour les imports et les scripts.
Puis-je corriger une valeur avant d’exporter ?
Oui. Chaque champ et chaque ligne se modifient sur la page ; le contrôle se relance pendant la saisie et l’export reprend vos valeurs.
Combien cela coûte-t-il ?
La lecture coûte à partir de 1 crédit IA par page lue (20 crédits IA par mois avec l’offre Free, 500 avec Pro) ; les scans et les photos utilisent aussi des pages OCR (20 par mois avec l’offre Free). Les exports sont gratuits et peuvent être refaits.