Saisir vos factures fournisseurs dans QuickBooks ou Xero

Le fichier QuickBooks contient les colonnes qu’Intuit déclare obligatoires pour son import de factures fournisseurs (Import bills) : Bill no., Supplier, Bill Date, Due Date, Account, Line Amount et Line Tax Code, plus une Line Description. Vous les associez pendant l’import, où vous choisissez aussi le format de date. L’import d’Intuit ne prend pas les remises : une facture remisée est donc écrite en une seule ligne pour son total, et la page vous indique lesquelles. Le fichier Xero suit la disposition du modèle d’import de Xero (ContactName, InvoiceNumber, Reference, InvoiceDate, DueDate, Description, Quantity, UnitAmount, AccountCode, TaxType, Currency) ; comparez-le au modèle que télécharge votre organisation, car il peut évoluer. Xero importe les factures en brouillon, à approuver.

Chaque facture est contrôlée avant d’être écrite : lignes × prix, lignes face au total HT, total HT − remise + port + TVA face au total TTC. Les frais de port, la remise (Xero) et la TVA sont ajoutés comme lignes distinctes, pour que chaque facture fournisseur égale le total TTC ; désactivez la ligne de TVA si vous préférez importer des montants HT et laisser votre code de taxe calculer la TVA. Les factures sans fournisseur, numéro, date ou total sont mises de côté jusqu’à ce que vous les complétiez.

C’est un import de fichier, pas une connexion : PDFBetter ne se connecte ni à QuickBooks ni à Xero. Ces deux logiciels sont moins répandus en France que dans les pays anglophones ; si vous en utilisez un autre qui importe des tableurs, partez plutôt de l’export Excel ou CSV de la même page. Pour des opérations bancaires plutôt que des factures, utilisez « Relevé bancaire vers QuickBooks et Xero ».