Solutions · Collectivités et administrations
Des flux PDF pour les mairies, intercommunalités et administrations
Les documents d’une collectivité sont publics par défaut et conservés par obligation. Le secrétariat général occulte les mentions protégées avant de communiquer un document administratif, les services publient des demandes de salles, d’inscriptions et d’aides, la commande publique recueille les pièces des fournisseurs, et le conseil approuve des procès-verbaux conservés pendant des décennies.
Vérifié
Secteur public
Occultez les documents avant une communication CADA, publiez des demandes que les usagers remplissent par lien et faites signer procès-verbaux et délibérations.
- Métadonnées supprimées
- Calques masqués supprimés
- JavaScript et pièces jointes supprimés
Rapport de nettoyage prêt
Le temps part dans l’occultation à la main, la ressaisie de demandes papier dans des tableurs et la circulation des procès-verbaux par parapheur. Et les erreurs sont publiques : une occultation qu’on peut copier depuis le PDF finit dans la presse.
PDFBetter applique une occultation réelle qui supprime le contenu sous chaque zone, publie des formulaires remplissables que les usagers complètent depuis un lien et envoie procès-verbaux et conventions à signer. Avant tout, vérifiez vos exigences d’achat et de sécurité ; lisez les points d’attention plus bas.
Tâches récurrentes
5 workflows, chacun avec l’outil qui le réalise
- 01
Occultez avant de communiquer
Recherchez noms, adresses et numéros de compte, marquez-les et appliquez l’occultation pour que le contenu disparaisse. Appliquez d’abord l’OCR aux documents scannés pour que leur texte soit trouvable.
- 02
Publiez des demandes que les usagers peuvent remplir
Transformez une demande papier de réservation de salle, d’inscription à une activité ou d’aide en formulaire remplissable avec lien et QR code, et exportez les réponses pour les instruire.
- 03
Approuvez et signez procès-verbaux et délibérations
Envoyez le procès-verbal au maire ou au président et au secrétaire de séance pour signature, et ajoutez une numérotation et un filigrane PROJET aux versions non approuvées.
- 04
Recueillez les pièces des fournisseurs
Publiez une fiche de création de tiers et demandez les attestations fiscales et sociales, pour que le service achats ait tout avant le premier bon de commande.
- 05
Préparez les dossiers de séance
Réunissez l’ordre du jour, les notes de synthèse et les annexes en un seul document numéroté et compressez-le pour l’envoi aux élus ou la publication sur le site.
Dans l’application
À quoi cela ressemble dans PDFBetter
- Choisissez un type de champ, puis cliquez sur la page — ou faites-le glisser
- Détecter les champs repère les cases et les lignes d’un PDF non interactif
- Chaque champ a un libellé, un nom et ses propres règles
L’éditeur en mode Créer un formulaire. Contenu d’exemple ; les noms et les sociétés sont fictifs.
Partir d’un modèle
Modèles pour Collectivités et administrations
Compte rendu de réunion
37 champs · 1 page
Compte rendu de réunion : date, participants, excusés, ordre du jour, points abordés, décisions et tableau des actions avec responsables et échéances, prochaine réunion.
Bon de commande
58 champs · 1 page
Bon de commande pour vos achats auprès d'un fournisseur : références, quantités, prix HT, TVA, date de livraison, conditions de paiement et signature de l'acheteur.
À savoir avant de s’y fier
- PDFBetter n’a pas la qualification SecNumCloud ni d’autre certification de sécurité. Si votre organisation l’exige pour les services en nuage, utilisez les outils du navigateur (qui n’envoient jamais de fichiers) ou consultez votre DSI avant d’utiliser les fonctions de compte.
- PDFBetter n’est ni un parapheur électronique conforme au RGS, ni un profil d’acheteur, ni une plateforme de télétransmission au contrôle de légalité. Sa signature n’est pas une signature qualifiée reposant sur un certificat qualifié, comme l’exigent de nombreuses procédures administratives : utilisez-le pour préparer les documents, pas pour conduire les procédures.
- Les sites et documents publics doivent être accessibles (RGAA en France). Vérifiez l’accessibilité des formulaires publiés et des documents que vous mettez en ligne.
- Ce qui doit être occulté dans un document communicable relève du Code des relations entre le public et l’administration, des avis de la CADA et du RGPD. Décidez-le avec votre service juridique ; l’outil ne supprime que ce que vous marquez.
Collectivités et administrations : questions fréquentes
Le texte occulté peut-il être récupéré ?
Non, une fois l’occultation appliquée. Le texte, les images et les tracés sous chaque zone sont supprimés du fichier. Des rectangles noirs dessinés avec les outils d’annotation ne sont pas une occultation.
Peut-on occulter des documents scannés ?
Oui. Appliquez d’abord l’OCR pour pouvoir rechercher dans le scan, puis occultez. La zone d’image sous chaque marque est supprimée avec le texte reconnu.
Les usagers peuvent-ils remplir les formulaires sans compte ?
Oui. Les formulaires publiés s’ouvrent depuis un lien ou un QR code et comprennent un contrôle anti-robots à l’envoi.
PDFBetter répond-il à nos exigences de sécurité pour un achat public ?
Il n’a ni qualification SecNumCloud, ni certification ISO 27001, ni rapport SOC 2. Examinez les pages sécurité et confidentialité avec votre DSI avant d’adopter les fonctions de compte.