Importer un relevé bancaire PDF dans QuickBooks ou Xero
Faites entrer dans votre logiciel de comptabilité les opérations manquantes à partir du relevé PDF, dans un fichier qu’accepte son import manuel.
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Ce que fait l’outil
Relevé bancaire vers QuickBooks et Xero : explications
Quand la synchronisation bancaire est coupée ou ne remonte pas assez loin, le relevé PDF est souvent la seule trace disponible. Pour l’importer, déposez le PDF, vérifiez qu’il est équilibré et téléchargez un fichier OFX ou un CSV au format qu’attend votre logiciel : QuickBooks CSV (Date, Description, Amount) ou Xero CSV (*Date, *Amount, Payee, Description, Reference), avec les en-têtes en anglais que ces logiciels reconnaissent. Utilisez ensuite l’import manuel de relevé dans QuickBooks Online ou Xero et choisissez le compte.
En savoir plus
L’OFX est le format le plus largement accepté. C’est le standard de téléchargement bancaire, lu par QuickBooks Online, Xero, Quicken, GnuCash et la plupart des logiciels de comptabilité et de budget qui importent l’OFX. Il contient pour chaque opération la date, le montant signé, le libellé et un identifiant stable : réimporter le même fichier ne crée pas de doublons dans les logiciels qui contrôlent ces identifiants. Les relevés de carte sont écrits comme des comptes de carte de crédit, pour que dépenses et paiements arrivent dans le bon sens.
QuickBooks et Xero sont moins répandus en France que dans les pays anglophones. Si votre logiciel n’est ni l’un ni l’autre, essayez d’abord l’OFX s’il l’accepte, sinon un CSV ou un classeur Excel aux colonnes Date, Libellé et Montant. Un rapprochement en comptabilité est plus simple quand l’import est déjà rapproché : PDFBetter vérifie solde initial + crédits − débits = solde final avant l’export, et les formats comptables ne sont produits que si chaque ligne a une date et un montant.
Pour QuickBooks Desktop, PDFBetter écrit aussi un fichier .qbo (Web Connect). Desktop n’importe un .qbo que s’il désigne une banque prise en charge par Intuit : saisissez donc l’identifiant Intuit de votre banque, le nombre qui suit <INTU.BID> dans un .qbo téléchargé sur son site. QuickBooks refuse un identifiant qu’il ne reconnaît pas, et PDFBetter ne peut pas le vérifier pour vous. Les fichiers .qfx de Quicken ne sont pas proposés.
Comment faire
Importer un relevé bancaire PDF dans QuickBooks ou Xero en 4 étapes
1Votre PDF
2Convertir
3Le nouveau format
- 1
Ajoutez les relevés PDF
Un compte à la fois est le plus simple à importer ; relevés de compte et de carte fonctionnent tous les deux.
- 2
Vérifiez le rapprochement
Le solde final doit concorder ici avant de concorder dans vos comptes.
- 3
Choisissez l’OFX, un CSV ou le .qbo
Pour les CSV, choisissez le format de date que demande votre logiciel lors de l’import ; pour le .qbo, saisissez l’identifiant Intuit de votre banque.
- 4
Importez-le dans votre logiciel
Dans QuickBooks Online ou Xero, ouvrez le compte bancaire, choisissez l’import manuel de relevé, sélectionnez le fichier et associez les colonnes si on vous le demande. Dans QuickBooks Desktop, passez par Fichier > Utilitaires > Importer > Fichiers Web Connect (File > Utilities > Import > Web Connect Files).
Exemple
Avant / après
Un relevé de carte de crédit PDF avec « Solde précédent 1 234,00 », deux dépenses, un paiement de 500,00 reçu et « Nouveau solde 861,77 ».
Un OFX de carte de crédit avec trois opérations (les deux dépenses en négatif, le paiement en positif), datées à la date d’opération, et un solde final égal au nouveau solde une fois le contrôle passé.
Réglages et formats
Ce que vous pouvez régler
- OFX
- OFX 1.0.2 avec dates, montants signés, libellés, identifiants d’opération stables et solde final ; le compte est identifié par ses quatre derniers chiffres.
- QuickBooks CSV
- Trois colonnes aux en-têtes anglais : Date, Description (libellé), Amount (montant, débits en négatif).
- Xero CSV
- Les colonnes du modèle de relevé de Xero : *Date, *Amount, Payee, Description, Reference.
- Format de date
- MM/JJ/AAAA ou JJ/MM/AAAA, selon les paramètres de votre société dans le logiciel.
- QuickBooks Desktop (.qbo)
- Le relevé OFX, plus le bloc d’ouverture de session que vérifie Web Connect (ORG, FID et INTU.BID), avec l’identifiant Intuit que vous saisissez.
Entrée
Sortie
À savoir avant de commencer
- Un fichier .qbo ne s’importe dans QuickBooks Desktop qu’avec un identifiant Intuit réellement utilisé par votre banque ; QuickBooks refuse celui qu’il ne reconnaît pas, et PDFBetter ne peut pas le vérifier. Pas de fichiers .qfx pour Quicken.
- Pas de fichier au format CFONB non plus ; si votre logiciel n’importe que ce format, passez par un CSV ou un classeur Excel s’il les accepte.
- Du numéro de compte ou de l’IBAN, seuls les quatre derniers chiffres sont conservés : le fichier OFX identifie le compte par ces chiffres et votre logiciel vous demande dans quel compte importer.
- Les formats comptables exigent une date et un montant sur chaque ligne ; l’export reste bloqué tant que les valeurs manquantes ne sont pas saisies ou les lignes supprimées.
- Aucune catégorie, aucun tiers ni code de TVA n’est attribué ; les règles de votre logiciel de comptabilité s’en chargent après l’import.
Relevé bancaire vers QuickBooks et Xero : questions fréquentes
Quel fichier choisir pour QuickBooks Online ?
L’OFX si possible : ses identifiants aident QuickBooks à repérer les doublons. Prenez QuickBooks CSV si votre configuration ne propose qu’une étape d’association de colonnes CSV.
Cela fonctionne-t-il avec Xero ?
Oui. L’import manuel de relevés de Xero accepte l’OFX ou le CSV ; l’option Xero CSV reprend les colonnes de son modèle.
Puis-je obtenir un fichier .qbo pour QuickBooks Desktop ?
Oui, si vous avez l’identifiant Intuit de votre banque. Choisissez QuickBooks Desktop (.qbo) et saisissez le nombre qui suit <INTU.BID> dans un .qbo émis par votre banque. Nous ne devinons pas cet identifiant : QuickBooks refuse celui qu’il ne reconnaît pas. Sans lui, QuickBooks Online accepte toujours l’OFX et le CSV.
Un double import crée-t-il des doublons ?
Chaque opération OFX ou .qbo a un identifiant calculé à partir de sa date et de son montant (corriger le libellé ne le change pas) : les logiciels qui contrôlent ces identifiants ignorent les répétitions. Les imports CSV n’ont pas d’identifiant ; vérifiez la période avant de réimporter.
Puis-je importer un relevé de carte de crédit ?
Oui. L’OFX est écrit comme un compte de carte de crédit, dépenses en négatif et paiements en positif, comme QuickBooks et Xero attendent les données de carte.
Mon logiciel de comptabilité n’est ni QuickBooks ni Xero
S’il importe l’OFX, prenez l’OFX. S’il importe des tableaux, exportez en Excel ou en CSV avec point-virgule, virgule décimale et une seule colonne Montant signée, puis associez les colonnes Date, Libellé et Montant dans son assistant d’import.