Publipostage PDF
Publipostage d’Excel vers des PDF
Un publipostage depuis Excel remplit le même PDF pour chaque ligne de votre tableur : attestations pour une liste de stagiaires, promesses d’embauche pour une promotion, reçus pour chaque donateur ou formulaire administratif pour chaque client. Chaque colonne est associée à un champ du PDF, et chaque ligne devient son propre fichier.
Vérifié
Pourquoi ça marche
Publipostage d’Excel vers PDF : explications
Le PDF doit contenir des champs remplissables pour recevoir les données. Si votre document est un PDF à plat ou un scan, ajoutez d’abord des champs avec « Créer un PDF remplissable », qui détecte automatiquement les zones vides et les lignes pour que vous les validiez. Nommez clairement les champs : quand une colonne nom rencontre un champ nom, l’association se fait presque seule.
Les surprises viennent surtout des particularités d’Excel. Un code postal enregistré comme nombre perd son zéro initial (01000 devient 1000), une date est en réalité un numéro de série, et les cellules à formule sont lues avec leur dernière valeur calculée. Formatez codes postaux et identifiants en texte, et enregistrez le classeur après recalcul. Jusqu’à 50 lignes par traitement peuvent être générées gratuitement dans votre navigateur, sans que le tableur ni les PDF quittent votre appareil. Au-delà, la génération se fait sur les serveurs de PDFBetter et compte dans vos lignes de remplissage mensuelles : 25 sur Free, 500 sur Pro et 5 000 sur Business.
Comment faire
Publipostage d’Excel vers des PDF en 5 étapes
1Un formulaire
2Saisir dans les champs
3Un exemplaire rempli
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Préparez le PDF
Ouvrez le PDF à remplir. S’il n’a pas de champs, ajoutez-les avec « Créer un PDF remplissable » et donnez à chacun un nom court et clair.
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Préparez le classeur
Une ligne d’en-tête en haut, un enregistrement par ligne, sur une seule feuille. Supprimez lignes de total, cellules fusionnées et lignes vides entre les enregistrements.
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Importez et associez les colonnes
Importez le fichier XLSX et associez chaque colonne à un champ. Colonnes et champs de même nom sont associés automatiquement ; laissez de côté les colonnes inutiles.
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Nommez les fichiers
Les noms de fichiers suivent un modèle que vous écrivez avec des noms de colonnes entre accolades, par exemple {nom}-{prenom}. {#} insère le numéro de ligne et {#:3} le complète sur trois chiffres (007). Les caractères interdits dans les noms de fichiers, comme les barres obliques et les deux-points, deviennent des espaces, et une ligne dont le modèle donne un nom vide s’appelle record-001, et ainsi de suite.
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Vérifiez les lignes et générez
Les lignes sont vérifiées selon les règles des champs (champs obligatoires, format e-mail, longueur maximale) et les lignes en erreur sont listées pour que vous les corrigiez dans Excel. Générez ensuite un PDF par ligne.
Partir d’un modèle
Modèles adaptés
Promesse d'embauche (promesse unilatérale de contrat de travail)
26 champs · 2 pages
Promesse unilatérale de contrat de travail : poste, salaire, date d'entrée, lieu, type de contrat et délai d'acceptation, avec un coupon d'acceptation du candidat.
Reçu fiscal de dons à une association
26 champs · 2 pages
Reçu de don pour association ou fondation : donateur, montant en chiffres et en lettres, forme et nature du don, article 200 ou 238 bis du CGI, signature du responsable.
Facture avec mentions obligatoires
72 champs · 2 pages
Modèle de facture conforme : SIRET, TVA intracommunautaire, échéance, pénalités de retard et indemnité de 40 €. Totaux HT, TVA et TTC calculés, PDF à envoyer.
Quittance de loyer
17 champs · 1 page
Quittance de loyer mensuelle avec le détail du loyer et des charges, la période couverte et la date de paiement. À remettre gratuitement au locataire qui la demande.
Publipostage d’Excel vers PDF : questions fréquentes
Faut-il avoir Microsoft Excel installé ?
Non. Vous importez le fichier .xlsx, que PDFBetter lit directement. Toute application qui enregistre en XLSX, comme LibreOffice, convient.
Pourquoi mes codes postaux ont-ils perdu leur zéro initial ?
Excel les enregistre comme des nombres. Formatez la colonne en Texte, ressaisissez ou réimportez les valeurs, et enregistrez avant d’importer.
Comment les dates sont-elles écrites dans le PDF ?
Les cellules au format date sont lues comme des dates et écrites au format du champ date, par exemple JJ/MM/AAAA. Les dates saisies comme du texte sont insérées telles quelles.
Puis-je cocher des cases à partir d’une colonne ?
Oui. Utilisez une valeur cohérente par colonne, comme Oui et Non. Faites d’abord un essai sur trois lignes pour vérifier que les cases cochées sortent comme prévu.
Combien de lignes puis-je fusionner ?
Jusqu’à 50 lignes par traitement peuvent être générées gratuitement dans votre navigateur, sans que le tableur ni les PDF quittent votre appareil. Au-delà, la génération se fait sur les serveurs de PDFBetter et compte dans vos lignes de remplissage mensuelles : 25 sur Free, 500 sur Pro et 5 000 sur Business.
Puis-je obtenir un seul PDF à imprimer ?
Générez les fichiers, puis assemblez-les avec « Fusionner des PDF », qui fonctionne dans votre navigateur.